Tips Memilih Software Perpustakaan Terbaik untuk Anda!

Mengelola buku dalam perpustakaan yang besar bisa menjadi sebuah tantangan yang tidak mudah bagi pustakawan. Hal ini karena buku dengan jumlah yang banyak akan sulit pengelolaan nya seperti mencari, meminjam, dan mengembalikan. Maka itu, pustakawan bisa menggunakan software perpustakaan untuk memudahkan pengelolaan dan pendataan buku.

Software ini bisa membantu dengan cara akan mengelola penataan buku, melacak letak rak, dan memonitor ketersediaan buku yang ada. Dengan bantuan sistem ini, pendataan informasi dan status buku di perpustakaan akan dengan mudah pustakawan ketahui. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai software ini dan manfaatnya, simak artikel berikut.

Manfaat Software Perpustakaan

Mengelola perpustakaan secara manual membutuhkan waktu yang lama dan tenaga kerja yang banyak, sehingga bisa menjadi tidak efisien. Dengan menggunakan software perpustakaan, pencarian dan pengelolaan buku akan menjadi mudah. Berikut beberapa manfaat yang Anda akan dapat ketika menggunakan sistem ini:

•  Meningkatkan keterlibatan

Ketika menggunakan cara manual, mengelola perpustakaan akan menjadi hal yang sulit untuk Anda lakukan. Oleh karena itu, sistem perpustakaan bisa membantu mengelola buku dan perpustakaan yang ada. Alhasil dengan bantuan sistem yang ada, staf yang bekerja dapat dengan mudah mengakses layanan perpustakaan melalui internet sehingga sistem bisa diakses kapanpun dan dimanapun. Dalam hal ini kemudian seluruh staf yang bekerja bisa semua terlibat dalam mengelola buku secara efisien.

• Meningkatkan efisiensi tata letak

Ketika mengelola buku dalam jumlah yang banyak, Anda bisa meletakkan buku dalam kategori yang salah. Dengan menggunakan perangkat lunak ini, staf bisa mengelola dan merapikan tiap buku dan rak sesuai dengan tempatnya. Selain itu, sistem ini juga bisa dengan mudah mendata dan mencari buku yang sedang Anda butuhkan.

• Sistem ramah pengguna

Dengan perkembangan teknologi yang ada, tidak semua orang bisa mengikuti hal ini dan kerap kesulitan dalam menggunakan teknologi yang kompleks. Dengan menggunakan software perpustakaan dengan fitur yang simple mampu membantu para pengunjung. Karena sistem sudah dipersonalisasi, pustakawan bisa mencari buku yang sesuai dengan cepat.

• Hemat waktu

Untuk mencari satu buku dalam perpustakaan yang memiliki ratusan buku lainnya tentu akan menyita waktu. Tidak hanya itu, bisa saja buku yang sedang pengunjung cari sedang tidak ada atau pengunjung lainnya pinjam. Dengan bantuan software perpustakaan, hal ini bisa sistem cari dengan cepat baik dari status buku dan lokasinya. Dengan demikian, staf maupun pengunjung tidak akan memakan waktu lama untuk mencari buku tersebut.

Mengapa Harus Menggunakan Software Perpustakaan?

Mengurus perpustakaan terutama dalam skala besar tentu tidaklah mudah. Namun, dengan bantuan dari teknologi, sekarang seluruh kegiatan terkait dengan pengelolaan bisa menjadi lebih mudah. Dengan menggunakan perangkat lunak khusus perpustakaan, semua tugas terkait seperti pengelolaan inventaris, mencatat buku, dan merapikan rak bisa Anda lakukan dengan efektif. 

Jenis-jenis Software Perpustakaan

Terdapat banyak perangkat lunak khusus untuk perpustakaan yang bisa Anda gunakan. Untuk itu, Anda perlu mengetahui beberapa jenis software ini dan keunggulannya. Berikut merupakan beberapa jenis sistem perpustakaan yang perlu Anda ketahui:

• Software perpustakaan dengan cloud-based

Perangkat lunak cloud-based menawarkan beberapa keuntungan dari fitur yang telah sistem sediakan. Salah satu fitur dari sistem ini yaitu kemampuan penyimpanan dan sinkronisasi data yang bisa Anda lakukan dimanapun secara fleksibel. Tidak hanya itu, sistem bisa Anda akses melalui berbagai perangkat yang telah terhubung dengan internet.

• Software perpustakaan on-premise

Berbeda dengan sistem yang lain, sistem dengan jenis ini akan lebih cocok untuk Anda gunakan dengan perpustakaan yang kecil. Hal ini karena sistem yang digunakan akan terpasang langsung pada perangkat yang Anda miliki. Selain itu, dengan adanya sistem terintegrasi dengan barcode, pencatatan dan pelacakan buku yang pengguna pinjam menjadi lebih mudah.

• Software perpustakaan subscription

Untuk sistem jenis subscription ini membutuhkan Anda untuk melakukan pembayaran berkala untuk menggunakan sistem ini. Pembayaran sistem sendiri biasa akan dilakukan setiap bulan atau per tahun. Cara melakukan transaksi ini sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, yaitu sesuai dengan kesepakatan yang telah Anda buat dengan penjual.

• Software dengan perpetual license

Untuk tipe sistem ini akan cocok untuk Anda yang suka dengan cara praktis. Sistem  perpetual license merupakan sistem yang Anda harus lakukan pembayaran pada awal pembelian dan tidak akan membutuhkan biaya tambahan lainnya. Dengan kata lain, setelah membeli, sistem tersebut akan paten menjadi punya Anda.

6 Fitur Utama Software Perpustakaan

Setelah mengetahui tentang jenis sistem ini, bisa Anda lihat jika terdapat banyak pilihan dan fitur yang sistem tawarkan. Untuk itu, hal selanjutnya yang perlu Anda perhatikan yaitu fitur yang seluruh sistem ini miliki. Berikut adalah enam fitur utama yang harus software perpustakaan miliki:

• Manajemen sirkulasi

Mengetahui letak setiap buku yang ada merupakan hal penting yang tiap staf harus lakukan. Hal ini penting untuk menghindari meletakkan buku pada tempat yang salah. Untuk itu, fitur manajemen sirkulasi bisa Anda gunakan untuk melacak seluruh perpindahan buku pada perpustakaan. Pendataan dari letak, rak, peminjaman, hingga pengembalian buku bisa sistem lakukan. Dengan manajemen ini, buku yang ada akan menjadi terorganisir.

• Manajemen diri

Fitur ini akan mempermudah pekerjaan dari staf dan anggota perpustakaan. Fungsi dari fitur manajemen diri yaitu untuk membantu proses pencarian buku secara mandiri. Selain itu, anggota perpustakaan bisa secara mandiri memilih dan mengembalikan buku pinjaman tanpa harus menunggu staf dari perpustakaan.

• Akses online

Ketika menggunakan sistem dengan basis cloud, baik anggota maupun staf akan lebih mudah dalam mendapatkan akses informasi akan buku yang sedang mereka cari. Dengan begitu, seluruh proses pencarian dan untuk meminjam buku akan lebih mudah dan tidak akan menyita waktu yang lama.

• Pencarian

Letak buku yang ada dalam perpustakaan menjadi salah satu komponen penting yang tiap staf harus perhatikan. Untuk itu, penting untuk menggunakan software perpustakaan yang memiliki fitur pencarian. Dengan menggunakan fitur ini, tiap buku akan sistem masukkan sesuai dengan kategori nya. Dalam hal ini, pencarian buku akan menjadi mudah jika seandainya buku tersebut mau digunakan.

• Pemindaian barcode

Pemindaian biasa staf lakukan ketika ada pengguna yang ingin meminjam atau mengembalikan buku. Jika seandainya pengguna yang mengembalikan buku dengan jumlah yang banyak, hal ini tentu akan memakan waktu dari staf perpustakaan jika menggunakan cara manual. Untuk itu, perangkat lunak yang memiliki fitur pemindaian barcode, staf bisa mengupdate data secara otomatis dan mempermudah pekerjaan dari staf perpustakaan.

• Manajemen katalog

Fitur manajemen katalog berfungsi untuk menyederhanakan pelacakan buku yang berada dalam perpustakaan. Fitur ini bisa melacak buku dengan menggunakan data dan keterangan terkait dengan buku tersebut. Data yang dapat digunakan seperti judul, subjek, penulis, dan tanggal penerbitan. Dengan fitur ini, staf akan mudah dan cepat untuk melacak buku yang ada. Oleh karena itu, tingkat efisiensi pencarian buku akan meningkat dengan bantuan sistem ini.

Tips Ketika akan Memilih Software Perpustakaan

Setelah mengetahui jenis dan fitur-fitur dari sistem ini, tentu Anda bisa melihat keuntungan yang mungkin didapat ketika akan menggunakan sistem ini. Untuk itu, Anda tidak boleh untuk salah pilih sistem dan harus Anda sesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan. Berikut merupakan beberapa tips ketika akan memilih sistem yang tepat:

• Kemampuan sistem

Salah satu fokus utama yang harus Anda perhatikan yaitu kemampuan dan kualitas dari sistem itu sendiri. Seluruh fitur dari sistem yang akan Anda pilih harus bisa bekerja secara optimal dan efektif, sehingga mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan sendiri. Dengan sistem yang terintegrasi, hal ini akan mempercepat pekerjaan dan pemantauan dalam perpustakaan.

• Software perpustakaan yang user-friendly

Selain itu, sistem juga harus merupakan sistem yang mudah untuk digunakan. Hal ini karena beberapa sistem memiliki fitur yang cukup sulit untuk kebanyakan orang operasikan. Sistem yang ramah pengguna akan membantu baik staf dan pengguna ketika akan melacak buku, meminjam, dan mengumpulkan informasi terkait dengan buku.

• Persyaratan vendor

Masing-masing penyedia sistem memiliki aturan dan ketentuan khusus yang harus pengguna ikuti dalam pembelian ataupun penggunaannya. Biasanya, panduan khusus juga akan penyedia sediakan supaya pengguna bisa memahami cara yang tepat ketika akan menggunakan fitur dari sistem. Oleh karena itu, pastikan Anda memahami persyaratan dan panduan yang vendor berikan untuk sistem yang ada.

• Software perpustakaan yang memiliki aksesibilitas tinggi

Salah satu hal yang perlu Anda perhatikan yaitu sistem dengan kemudahan aksesnya. Software yang berbasis web akan cenderung lebih mudah untuk aksesnya, karena bisa Anda gunakan dari berbagai perangkat dengan bantuan internet. Dengan kemudahan akses yang baik, sistem tersebut akan sangat membantu pekerjaan pustakawan agar menjadi lebih fleksibel.

• Biaya

Pertimbangan biaya sangat penting untuk Anda lakukan ketika akan memilih sistem yang akan perusahaan gunakan. Hal ini karena, dengan anggaran yang tersedia harus bisa mencakup semua kebutuhan dari perusahaan itu sendiri. Maka dari itu, Anda harus memilih sistem yang sesuai dengan budget tetapi memiliki fitur yang lengkap juga.

Kesimpulan

Pengelolaan buku perpustakaan dengan jumlah yang banyak bukanlah hal yang mudah. Anggota perpustakaan pun terkadang mengalami kesulitan dalam mencari, meminjam, hingga pengembalian buku yang ada dalam perpustakaan sendir. Dengan bantuan dari software perpustakaan, seluruh aktivitas tersebut akan menjadi lebih mudah berkat bantuan otomatisasi sistem.

Untuk itu, Anda harus bisa memilih software yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Salah satu perangkat lunak yang bisa Anda gunakan yaitu Sistem ERP milik Total. Sistem dari total sendiri bisa mempermudah pendataan dan pelacakan buku secara otomatis, dan pengguna pun bisa dengan mudah mencari buku yang mereka minati dengan menggunakan fitur pencarian buku.