Dalam mengelola persediaan, perusahaan mendapati permasalahan seperti kehilangan persediaan, ketidaksesuaian antara data inventaris dan stok fisik, serta mengidentifikasi penyimpangan atau kecurangan dalam pengelolaan persediaan sehingga perusahaan memerlukan stock audit.
Lalu, bagaimana caranya stock audit dapat membantu mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut? Simak artikel berikut ini!
Daftar Isi
Apa Itu Stock Audit?
Audit inventaris atau stock audit adalah proses verifikasi barang fisik yang tersedia di pergudangan toko untuk memastikan kesesuaian dengan catatan stok yang tercatat.
Stock audit dapat dilakukan oleh internal perusahaan atau melalui pihak auditor eksternal untuk memastikan tingkat transparansi yang maksimal.
Keputusan untuk menggunakan jasa profesional atau melaksanakan audit stok sendiri bergantung pada kebutuhan masing-masing.
Kecuali jika audit merupakan bagian dari aturan atau prosedur lisensi yang mengharuskan penggunaan auditor eksternal.
Prosedur audit stok juga akan bergantung pada peraturan yang berlaku di negara di mana perusahaan atau pergudangan terdaftar.
Dengan kata lain, audit inventaris atau inventory audit ini membandingkan catatan keuangan perusahaan dengan catatan inventaris dan memastikan bahwa keduanya sesuai dengan hasil perhitungan fisik inventaris.
Ini merupakan proses penting untuk menjaga akurasi inventaris dan mengidentifikasi adanya ketidaksesuaian antara penghitungan stok fisik dengan catatan keuangan.
Pada tahap penghitungan fisik, setiap item di gudang akan diperiksa untuk mencatat jumlah produk yang tersedia, yang seringkali dilakukan dengan bantuan teknologi.
Audit kemudian memverifikasi kuantitas yang tepat, serta memeriksa kualitas dan kondisi stok.
Pentingnya Stock Audit bagi Perusahaan
Stock audit merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting bagi perusahaan. Karena itu, dalam menjalankan audit stok, perusahaan perlu memahami betapa pentingnya proses ini untuk keberhasilan operasional mereka.
Selain itu, perusahaan juga dapat menjaga integritas dan keseimbangan persediaan mereka serta mencapai efisiensi dan keunggulan kompetitif yang lebih baik.
Menghitung profitabilitas secara akurat
Audit inventaris memiliki hubungan langsung dengan penghitungan profit.
Jika ada item perusahaan yang hilang atau terletak dengan tidak tepat, hal ini dapat berdampak pada keuangan perusahaan dan mengakibatkan kerugian.
Oleh karena itu, penting untuk melakukan investasi pada audit atau manajemen inventaris yang tepat untuk akuntansi dan menyusun laporan laba rugi.
Menjaga stabilitas keuangan bisnis
Selain itu, stock audit berperan penting dalam menjaga stabilitas keuangan bisnis.
Dengan melakukan analisis mendalam terhadap stok fisik perusahaan dan pola pembelian pelanggan, bisnis dapat memperoleh wawasan mengenai bagian inventaris yang kurang laku atau tidak berkinerja baik.
Hal ini membantu bisnis dalam mengidentifikasi produk yang perlu ditingkatkan atau disesuaikan dengan permintaan pasar
Dengan begitu, bisnis dapat mengoptimalkan pengelolaan stok dan meningkatkan performa finansial secara keseluruhan.
Mencegah kehilangan barang dan tindak kecurangan
Manajemen inventaris juga memiliki peran penting dalam mencegah kehilangan barang dan tindak kecurangan di perusahaan.
Dengan demikian, perusahaan dapat mencegah atau mengidentifikasi adanya kecurangan atau pencurian yang terjadi.
Ketika melakukan audit persediaan, ada kalanya kita menemukan adanya ketidaksesuaian antara catatan persediaan dengan jumlah fisik yang sebenarnya.
Jika demikian, hal tersebut dapat menjadi indikasi adanya masalah dalam penyimpanan inventaris.
Oleh karena itu, audit persediaan merupakan prosedur yang sangat penting dalam operasional bisnis karena hasilnya mencerminkan kondisi barang terkini perusahaan.
Dengan audit persediaan yang menyeluruh, perusahaan dapat mengatasi masalah yang ada dan mencegah terjadinya masalah di masa depan.
Bagaimanakah Proses Stock Audit?
Selama stock audit, berbagai langkah dilakukan dan berbagai proses dilalui untuk memastikan konsistensi dan keakuratan data inventaris.
Dengan proses audit stok yang teratur dan terperinci, perusahaan dapat mengidentifikasi perbedaan, mengurangi kerugian persediaan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Melakukan forecasting permintaan dan manajemen persediaan
Melakukan forecasting atau perkiraan permintaan dan mengelola persediaan merupakan langkah penting dalam proses audit inventaris.
Tentunya perusahaan tidak ingin mengalami penundaan dalam aktivitas operasional yang menyeluruh hanya karena proses audit sedang berlangsung.
Oleh karena itu, sangatlah penting untuk melakukan analisis mendalam terhadap data dengan tujuan untuk mengantisipasi permintaan di masa depan sebelum memulai proses audit.
Menghitung inventaris fisik
Menghitung inventaris fisik dapat dilakukan dengan pendekatan dan metodologi yang berbeda.
Misalnya, perusahaan bisa melakukan audit dengan menghitung item satu per satu di rak pergudangan dan dengan metode cut-off analysis, di mana aktivitas bisnis ditangguhkan selama proses audit.
Ada juga metode penghitungan siklus yang memungkinkan perusahaan untuk memilih jenis produk yang diaudit dalam periode tertentu.
Selain itu, perusahaan juga bisa melakukan spot check audit untuk memverifikasi produk dan mengidentifikasi masalah pencatatan.
Mengecek ulang hasil
Mengecek ulang hasil pekerjaan merupakan suatu tindakan yang sangat penting, meskipun terkadang terasa melelahkan dan membosankan.
Maka dari itu dalam melakukan audit persediaan, double check atau pengecekan ulang merupakan hal yang wajib dilakukan.
Kehadiran faktor kesalahan manusia menjadi sangat relevan dalam hal ini, dan volume pekerjaan yang besar seringkali tidak bisa hanya mengandalkan satu sumber informasi.
Oleh karena itu, penting untuk melakukan cross-check terhadap hasilnya.
Untuk membantu dalam proses mengecek ulang, perusahaan dapat menggabungkan berbagai teknik audit.
Salah satunya adalah dengan menggunakan kode UPC atau QR untuk setiap barang agar prosesnya lebih terdigitalisasi dan lebih mudah untuk Anda jalankan di masa depan.
Perusahaan juga dapat mempekerjakan tenaga khusus dalam hal ini.
Dengan banyaknya opsi yang dapat Anda pilih, yang penting adalah memastikan bahwa hasil penghitungannya seakurat mungkin.
Menyamakan hasil dengan catatan keuangan
Saat proses perhitungan semua barang fisik selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah membandingkan hasil tersebut dengan catatan penjualan yang ada.
Jika terdapat perbedaan atau ketidaksesuaian antara keduanya, hal ini menjadi indikasi untuk memulai pemisahan tugas dalam melacak sumber masalah yang mungkin terjadi.
Cara Melakukan Stock Audit yang Efektif
Melakukan stock audit yang efektif merupakan langkah penting dalam manajemen inventaris suatu bisnis.
Namun dalam menghadapi prosesnya, ada beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan.
Mengidentifikasi dan memahami faktor-faktor ini akan membantu bisnis Anda mencapai hasil stock audit yang optimal dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang ketersediaan persediaannya.
Lakukan stock audit dengan dukungan aplikasi
Anda dapat melakukan stock audit dengan menghitung fisik persediaan dan membandingkannya dengan data pembukuan.
Biasanya hal tersebut dapat Anda lakukan di gudang perusahaan, meskipun Anda juga dapat melakukannya di tempat lain tergantung pada jenis barang yang Anda simpan.
Jika barang dapat Anda hitung secara fisik, maka audit inventaris ini dapat Anda lakukan.
Ketika perusahaan menggunakan aplikasi stok gudang untuk memantau barang di gudang, proses audit akan menjadi lebih mudah dan cepat.
Karena, jika tidak memungkinkan untuk menghitung barangnya secara fisik, Anda dapat mengirim konfirmasi.
Observasi hasil stock audit
Setelah menyelesaikan proses audit, Anda perlu melakukan observasi terhadap hasil penghitungan yang telah Anda lakukan.
Untuk memastikan keakuratan persediaan barang, Anda dapat melakukan perhitungan matematika seperti penjumlahan dan perkalian.
Selanjutnya, Anda juga perlu mencocokkan jumlah barang per buku dengan kartu persediaan, serta membandingkan jumlah barang per hitungan dengan lembaran hitungan yang Anda miliki.
Sebelum mengirim konfirmasi persediaan untuk konsinyasi keluar, akan lebih baik untuk melakukan perbandingan total nilai persediaan dengan catatan buku besar persediaan.
Tinjau ulang persediaan
Dalam tahap ini, langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengevaluasi kembali persediaan yang Anda miliki dan membandingkannya dengan data persediaan sebelum melakukan audit.
Penting bagi Anda untuk memeriksa baik penjualan maupun pembelian yang terjadi di periode audit, serta mencari tahu apakah ada barang-barang yang lambat terjual, cacat, sudah usang, atau bahkan hilang.
Selama proses ini, Anda juga perlu memeriksa apakah terdapat persediaan yang Anda jadikan jaminan atas utang kepada bank atau pihak lain.
Jika hal ini terjadi, langkah tindakan harus segera Anda ambil untuk mencegah kerugian bagi perusahaan.
Susun laporan hasil stock audit
Setelah melaksanakan seluruh tahapan di atas, langkah selanjutnya adalah menyusun laporan mengenai hasil stock audit.
Dengan menggunakan data yang telah Anda kumpulkan, Anda dapat mengevaluasi apakah terdapat perbedaan antara jumlah barang yang sebenarnya dengan catatan pembukuan.
Selain itu, Anda juga dapat mengidentifikasi barang-barang yang sudah tidak layak untuk Anda jual, barang yang masih dapat digunakan, dan hal-hal lain yang relevan.
Selama proses audit, penting juga bagi Anda untuk mencatat semua informasi mengenai temuan-temuan Anda dalam laporan khusus.
Di dalam laporan ini, Anda dapat memberikan saran, masukan, atau solusi guna perbaikan di masa yang akan mendatang.
Ambil keputusan tepat berdasarkan laporan audit
Dengan memanfaatkan laporan audit inventaris yang teratur, Anda dapat dengan lebih mudah mengevaluasi situasi persediaan dan mengambil tindakan yang sesuai berdasarkan masukan yang terdapat dalam laporan tersebut.
Sebagai contoh, jika terdapat barang-barang yang memiliki permintaan tinggi, Anda perlu segera menghubungi pihak ketiga untuk melakukan pemesanan tambahan.
Selain itu, jika ada barang dengan kualitas yang tidak layak untuk dijual, penting untuk mengeluarkannya dari persediaan.
Pada tahap ini, penyesuaian harus Anda lakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.
Apa Saja Contoh Stock Audit?
Dalam pengelolaan persediaan suatu perusahaan melalui stock audit, perusahaan dapat memastikan keakuratan dan ketersediaan stok yang mereka miliki.
Ada beberapa contoh praktiknya yang dapat perusahaan lakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen persediaan mereka.
Stock audit fisik
Proses audit ini melibatkan penghitungan langsung dari persediaan yang ada di lokasi fisiknya.
Dalam proses ini, tim audit akan melakukan penghitungan secara akurat terhadap jumlah barang dan membandingkannya dengan catatan persediaan yang telah ada.
Tujuan dari stock audit fisik ini adalah untuk memverifikasi keberadaan fisik dan akurasi persediaan yang perusahaan miliki.
Audit siklus persediaan
Audit siklus persediaan adalah jenis audit yang melibatkan pemeriksaan menyeluruh terhadap semua tahapan dalam siklus persediaan, mulai dari pengadaan barang hingga penjualan.
Dalam audit ini, Anda melakukan penelitian dan evaluasi terhadap proses pengadaan, penerimaan, penyimpanan, penggunaan, dan penghapusan persediaan.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan dipatuhi dengan baik, sekaligus mengidentifikasi risiko dan kelemahan yang mungkin terdapat dalam siklus persediaan tersebut.
Dengan demikian, audit siklus persediaan menjadi langkah penting dalam upaya menjaga keefektifan dan keakuratan pengelolaan persediaan suatu perusahaan.
Stock audit berdasarkan nilai
Audit persediaan yang berfokus pada nilai ini bertujuan untuk memverifikasi penilaian yang tepat terhadap persediaan dalam laporan keuangan.
Dalam audit ini, Anda melakukan pemeriksaan terhadap metode penilaian persediaan yang Anda gunakan, pengakuan pendapatan dan biaya, serta perhitungan penyisihan kerugian persediaan.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa nilai persediaan yang tercatat dalam laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
Audit rotasi persediaan
Audit rotasi persediaan bertujuan untuk menilai kinerja manajemen persediaan dengan menganalisis sejauh mana persediaan berputar.
Tim audit akan menguji kecepatan perputaran persediaan, seperti jumlah persediaan yang Anda butuhkan setiap hari, tingkat penjualan, dan persediaan yang tersedia.
Audit ini memberikan informasi yang berharga mengenai efisiensi pengelolaan persediaan serta kemungkinan risiko terkait persediaan yang tidak teratasi.
Stock audit siklus hidup
Contoh inventory audit ini melibatkan pemeriksaan menyeluruh terhadap seluruh proses yang terjadi sepanjang siklus hidup persediaan, mulai dari perencanaan hingga pembuangan akhir.
Audit ini melibatkan evaluasi terhadap perencanaan persediaan, pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pembuangan persediaan.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa operasi persediaan berjalan lancar dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
Dalam audit ini, semua aspek siklus hidup persediaan harus Anda periksa secara menyeluruh untuk memastikan keefektifan dan keefisienan sistem manajemen persediaan.
Tantangan dalam Melakukan Stock Audit
Dalam menjalankan stock audit, perusahaan akan menghadapi sejumlah tantangan yang perlu mereka atasi.
Maka dari itu, mengenali dan mengatasi tantangan-tantangan ini menjadi kunci dalam menjalankan audit persediaan yang efektif dan akurat.
Dengan pemahaman yang mendalam mengenai tantangan yang ada, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mengatasi masalah-masalah yang ada dalam proses audit mereka.
Manajemen persediaan memakan waktu yang lama
Proses manajemen persediaan adalah kegiatan yang membutuhkan waktu yang signifikan karena melibatkan perhatian yang sangat detail dan juga tenaga kerja yang cukup besar.
Karena itu, sangat disarankan untuk menjadwalkan audit secara teratur dan mengatur waktu dengan baik.
Namun, perlu Anda ketahui bahwa durasi prosedur ini dapat bervariasi tergantung pada ukuran operasional bisnis, mulai dari beberapa hari hingga beberapa minggu.
Tidak ada pemantauan inventaris secara real-time
Salah satu tantangan yang banyak perusahaan hadapi adalah absennya pemantauan inventaris secara real-time.
Karena tidak adanya sistem yang memantau stok secara langsung, Anda perlu melakukan verifikasi stok secara berkala.
Namun, melakukan verifikasi setiap minggu atau setiap bulan bisa menjadi tugas yang sangat melelahkan.
Oleh karena itu, akan lebih baik jika jumlah barang fisik Anda cek dan cocokan dengan dokumentasi penjualan setidaknya dua kali dalam setahun.
Dengan melakukan ini, Anda dapat menghindari kemungkinan terjadinya masalah serius dalam manajemen inventaris.
Prosedur audit tidak dapat diotomatisasi
Meskipun beberapa prosedur audit bisa Anda lakukan dengan bantuan software khusus, sebagian besar proses audit masih harus Anda lakukan secara manual.
Oleh karena itu, berinvestasi dalam solusi perangkat lunak, seperti software stock audit, yang dapat membantu dalam melakukan beberapa operasi audit.
Dengan demikian, Anda dapat meminimalkan kesulitan yang timbul dari pekerjaan manual yang tersisa.
Proses stock audit sering mengganggu kegiatan operasional lainnya
Melakukan audit stok seringkali menghambat berbagai kegiatan operasional lainnya.
Ketika Anda melakukan audit inventaris, operasi lain seringkali harus Anda hentikan.
Hal ini mengakibatkan keterlambatan dalam pengiriman barang dan menyebabkan ketidaknyamanan secara umum.
Agar masalah ini dapat Anda hindari, langkah terbaik yang dapat Anda ambil adalah menjadwalkan audit stok dengan sebelumnya dan mengandalkan riset pasar yang tepat waktu.
Dengan begitu, Anda dapat memprediksi permintaan dengan akurat dan dampak negative inventory dari proses audit stok dapat Anda minimalisir.
Selain itu, kegiatan operasional dapat berjalan lancar tanpa adanya gangguan yang signifikan.
Kesimpulan
Dalam mengelola persediaan, stock audit menjadi suatu kegiatan yang penting bagi perusahaan. Pastinya, dalam melakukan audit stok, terlebih secara manual, Anda akan menghadapi tantangan-tantangan seperti manajemen persediaan yang memakan waktu yang lama, tidak adanya monitoring inventaris secara real-time, dan lainnya.
Namun, Anda tidak perlu khawatir karena Anda dapat mengatasinya dengan menggunakan perangkat lunak untuk audit atau manajemen inventaris. Misalnya, dengan menggunakan software untuk stock audit seperti software inventory Total ERP, Anda dapat memantau stok secara langsung dan melakukan proses stock audit perusahaan secara akurat dan efisien. Dapatkan demo gratis software inventory Total ERP sekarang juga!
