Ketika akan mengatur seluruh persediaan yang perusahaan miliki, proses ini bukanlah hal yang mudah untuk perusahaan lakukan. Jika aktivitas ini Anda lakukan secara manual, tentu akan memakan waktu yang lama dan menjadi tidak efektif dalam pengerjaannya. Untuk itu, sistem pengelolaan persediaan bisa membantu bisnis Anda.
Sistem pengelolaan persediaan bisa Anda gunakan untuk membantu perusahaan menghindari kekurangan stok barang yang dapat mengganggu jalannya operasional bisnis sehingga dapat meningkatkan efisiensi produksi dan pelayanan terhadap pelanggan. Untuk mengetahui lebih lanjut terkait dengan sistem ini, Anda bisa terus menyimak artikel berikut.
Daftar Isi
Pengertian Apa itu Sistem Pengelolaan Persediaan
Sistem pengelolaan persediaan merupakan perangkat lunak yang akan membantu untuk mengelola persediaan, termasuk dengan mengurus dan mengontrol persediaan yang perusahaan miliki. Sistem kemudian akan mengelola seluruh proses seperti penerimaan barang, penyimpanan, penggunaan, dan penjualan barang.
Perangkat lunak ini kemudian akan mengelola persediaan barang dan mengontrol stok barang yang ada dalam gudang. Dengan begitu, sistem akan meningkatkan tingkat efisiensi perusahaan, dimana seluruh aktivitas seperti memindahkan persediaan dari gudang ke toko, memesan bahan baku, dan mendistribusikan barang, semua bisa sistem lakukan secara otomatis dan akan mempercepat waktu pengerjaan.
Manfaat Adanya Sistem Pengelolaan Persediaan
Dengan menggunakan sistem ini, para pelaku bisnis tentu akan mempermudah pekerjaan mengelola persediaan barang yang ada. Maka dari itu Anda perlu untuk mengetahui sejumlah keuntungan yang ada ketika menggunakan perangkat lunak ini. Berikut merupakan manfaat ketika memakai sistem pengelolaan persediaan:
1. Mempermudah sistem pengelolaan stok
Ketika perusahaan akan memuat barang ke dalam gudang, tentu persediaan yang masuk memiliki jumlah yang banyak. Jika barang yang masuk tidak perusahaan catat dan atur dengan baik, maka ketika barang sedang dibutuhkan akan sulit dalam mencari barang tersebut. Untuk menghindari hal ini sistem akan membantu untuk mengatur barang sesuai jenis dan secara otomatis.
2. Memberitahu jika persediaan akan habis
Persediaan yang perusahaan miliki tentu ada batasnya. Ketika permintaan dari pelanggan sedang tinggi, persediaan tentu akan cepat terjual dalam waktu yang singkat. Namun harus Anda perhatikan, persediaan barang perusahaan sebisa mungkin untuk tidak habis. Dengan menggunakan sistem pengelolaan persediaan, ketika persediaan sudah mulai menipis, sistem secara otomatis akan memberikan notifikasi kepada pelaku bisnis.
3. Memonitor nilai stok produk
Selain untuk mengelola persediaan yang ada, sistem juga akan membantu untuk melihat nilai stok produk. Untuk produk yang sudah masuk ke dalam gudang dalam waktu yang lama, akan sistem buat secara otomatis barang tersebut untuk perusahaan jual terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindari barang menumpuk tidak terjual karena kualitasnya.
4. Meminimalisir risiko keterlambatan produk
Ketepatan waktu datang dari bahan maupun produk ketika sudah perusahaan pesan bisa menjadi masalah jika terlambat datang. Hal ini karena bisa memperlambat seluruh proses penjualan produk dari bisnis tersebut. Untuk menghindari hal tersebut, sistem pengelolaan persediaan akan membantu Anda untuk melacak pergerakan dari pemesanan tersebut.
Tahapan dalam Menggunakan Sistem Pengelolaan Persediaan
Ketika Anda akan menggunakan sistem ini, tentu Anda perlu memahami seluruh proses penggunaan dan juga implementasi nya. Hal ini karena jika tidak sepenuhnya dipahami bisa mengurangi efisiensi dari software tersebut. Berikut merupakan tahapan untuk menerapkan sistem pengelolaan persediaan:
1. Menyusun perencanaan
Ketika pertama kali akan memulai bisnis, tentu Anda harus memiliki rencana dari konsep yang akan Anda gunakan, strategi pemasaran, hingga target pelanggan. Saat Anda sudah mengetahui dengan jelas secara keseluruhan rencana kedepannya seperti apa, salah satu rencana yang harus dipikirkan juga yaitu cara mengelola persediaan.
Proses membuat pesanan dan mengelola persediaan untuk pertama kalinya, sebisa mungkin jumlah persediaan yang akan dikirim ke gudang harus dalam jumlah yang tepat. Hal ini untuk menghindari penumpukan barang dan bisa mengelola persediaan dengan lebih baik dan efektif.
2. Mengetahui sistem persediaan
Ketika mengelola persediaan, sering kali detail kecil dalam pengelolaan nya terlupakan. Jika hal ini terus Anda lakukan, maka akan berujung membuat masalah dan dampak buruk bagi perusahaan. Sebagai contoh, ketika Anda memiliki persediaan barang berupa makanan yang pasti memiliki tanggal kadaluarsa, maka harus sangat teliti ketika melakukan pengecekan.
Oleh karena itu, sistem pengelolaan persediaan dapat Anda gunakan dalam membantu untuk mengecek barang tersebut. Tetapi Anda juga harus mengingat kapan harus perusahaan melakukan pengecekan ini, semisal setiap bulan, lima bulan atau setahun. Detail kecil seperti hal tersebut jika tidak Anda perhatikan maka bisa berdampak buruk kedepannya.
3. Menjadwalkan persediaan
Persediaan yang akan Anda keluarkan, mulai dari melakukan pengecekan, memasukkan ke dalam gudang, seluruh proses tersebut harus Anda lakukan sesuai dengan jadwal. Hal ini karena barang persediaan dalam gudang pasti memiliki jumlah yang banyak. Sistem pengelolaan persediaan bisa membantu dalam pembuatan jadwal secara otomatis dan memberikan notifikasi kepada para pekerja. Dengan begitu, seluruh pekerjaan akan dilakukan secara efisien.
4. Membuat anggaran biaya
Perusahaan pasti memiliki anggaran biaya nya masing-masing. Hal ini harus Anda lakukan karena dengan membuat anggaran dan budget, perusahaan tidak akan mengeluarkan dana secara berlebihan. Sistem pengelola persediaan kemudian akan membantu dalam mencatat seluruh pengeluaran, pemasukan, dan akan sistem buat kedalam laporan.
Kesimpulan
Dalam mengelola bisnis, sistem pengelolaan persediaan sangat penting untuk memastikan stok barang selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan dan menghindari kerugian akibat kekurangan stok atau kelebihan persediaan. Penggunaan sistem ini bisa membantu bisnis mengontrol persediaan, mengoptimalkan pengiriman dan menyederhanakan proses manajemen persediaan secara keseluruhan.
Implementasi sistem yang tepat dapat membantu bisnis untuk tetap kompetitif dan sukses di pasar yang semakin kompleks. Maka dari itu, Anda harus memilih sistem yang bisa membantu meningkatkan efisiensi bisnis Anda. salah satu sistem yang dapat Anda gunakan yaitu Software inventory milik Total. Sistem total ini dapat memberikan kemudahan dalam mengelola, menelusuri, dan mencatat ketersediaan barang. Optimalkan bisnis Anda dengan demo gratis software Total ERP.
