Dalam siklus akuntansi, terdapat istilah yang disebut dengan prosedur penerimaan kas. Sistem akuntansi penerimaan kas merupakan transaksi penerimaan uang secara tunai. Melalui penerimaan kas ini, aset perusahaan dalam bentuk kas akan bertambah. Transaksi sistem penerimaan kas dapat berasal dari berbagai sumber, seperti penjualan tunai, piutang, penjualan aktiva, penerimaan sewa, dan lain sebagainya.
Transaksi penerimaan kas menjadi sangat penting dalam bidang akuntansi untuk manajemen dan pihak-pihak terkait. Sebagai contoh, sistem akuntansi berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan. Oleh karena itu, saat melakukan penerimaan kas atau pengeluaran kas, perusahaan perlu memiliki sistem yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Daftar Isi
- Apa itu Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dalam Siklus Akuntansi?
- Perbedaan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Penjualan Tunai dan Piutang dalam Siklus Akuntansi
- Dokumen yang Digunakan dari Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Penjualan Tunai
- Dokumen yang Digunakan dari Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Piutang
- Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
- Optimalkan Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dengan Software Akuntansi dari Total
- Kesimpulan
Apa itu Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dalam Siklus Akuntansi?
Penerimaan kas merujuk pada jumlah kas yang perusahaan terima dan gunakan. Hal ini mencakup baik uang tunai maupun surat-surat berharga yang diperoleh melalui transaksi perusahaan, seperti penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang meningkatkan kas perusahaan.
Pada umumnya, penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Adapun juga, para ahli seperti Ardiyos menjelaskan bahwa penerimaan kas mencakup semua komponen di mana perusahaan menerima aliran kas masuk selama periode keuangan tertentu.
Beberapa komponen umum yang termasuk dalam penerimaan kas adalah penjualan tunai, pengumpulan piutang, dan penerimaan kas lainnya. Selain itu, sistem ini merujuk pada kas yang perusahaan terima dalam bentuk uang tunai maupun surat-surat berharga yang dapat segera perusahaan gunakan. Simak berikut ini, perbedaan sistem akuntansi penerimaan kas antara penjualan tunai dan piutang.
Perbedaan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Penjualan Tunai dan Piutang dalam Siklus Akuntansi
Perusahaan menerapkan penjualan tunai dengan meminta pembeli untuk melakukan pembayaran barang terlebih dahulu sebelum barang perusahaan serahkan. Setelah perusahaan menerima uang dari pembeli, barang kemudian akan perusahaan serahkan dan transaksi penjualan tunai tercatat. Dalam bisnis perusahaan dagang seperti toko buku, sumber penerimaan kas yang utama berasal dari penjualan tunai.
Sementara itu, penerimaan kas dari penjualan tunai umumnya merupakan sumber penerimaan kas yang relatif kecil. Namun, pada perusahaan dagang seperti toko pengecer, sumber penerimaan kas terbesar berasal dari transaksi penjualan tunai. Dalam rangka menjaga pengendalian internal yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus memastikan bahwa kas yang perusahaan terima berasal dari debitur yang berhak melakukan pembayaran, bukan dari karyawan yang tidak berwenang.
Dokumen yang Digunakan dari Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Penjualan Tunai
Dalam sistem akuntansi penerimaan kas penjualan tunai, terdapat beberapa dokumen yang perusahaan gunakan untuk mencatat dan mengelola penerimaan kas. Dokumen-dokumen ini berperan sebagai bukti transaksi dan memastikan catatan keuangan yang akurat. Berikut ini dokumen-dokumen yang perusahaan gunakan dalam sistem penerimaan kas penjualan tunai:
Faktur penjualan tunai
Faktur penjualan tunai adalah sebuah dokumen yang berguna untuk mencatat informasi penting tentang penjualan tunai. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi yang mencakup berbagai detail yang manajemen butuhkan. Dengan menggunakan faktur penjualan tunai, perusahaan dapat melacak dengan jelas informasi mengenai penjualan tunai.
Pita register kas
Dokumen pita register kas terbuat oleh fungsi kas melalui penggunaan mesin register. Pita register yang dihasilkan merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas. Selain itu, dokumen ini juga berperan sebagai pendukung faktur penjualan tunai yang tercatat dalam jurnal penjualan.
Credit card sales slip
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti yang mencatat informasi penting terkait transaksi yang dilakukan menggunakan kartu kredit. Dokumen ini memudahkan perusahaan dalam melacak dan memverifikasi transaksi yang terkait dengan kartu kredit, serta memfasilitasi proses pembayaran yang dilakukan melalui kartu kredit tersebut
Bill of lading
Dokumen bill of lading berperan sebagai tanda bukti yang mencatat penyerahan barang dari perusahaan yang menjual barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini memiliki peran penting dalam proses penjualan dengan metode Cash on Delivery (COD) di mana penyerahan barang perusahaan lakukan angkutan umum. Bill of lading perusahaan gunakan untuk memastikan bahwa barang telah terkirim kepada pihak angkutan umum dengan lengkap dan sesuai dengan pesanan.
Faktur penjualan COD
Selanjutnya, faktur penjualan cod berperan utama dalam mencatat penjualan dengan metode Cash on Delivery (COD). Dokumen ini berguna untuk mencatat secara rinci informasi terkait penjualan yang melibatkan pembayaran tunai pada saat pengiriman barang. Selain itu, Dokumen ini juga mencatat semua detail transaksi penjualan COD, termasuk jumlah barang yang terjual, harga, dan pembayaran yang diterima.
Bukti setor Bank
Kemudian, bukti setor bank berfungsi untuk menyetorkan kas dari piutang ke bank. Dokumen setoran ini terdiri dari 3 lembar yang diserahkan ke bank bersama dengan penyetoran. Setelah ditandatangani dan dicap oleh bank, dua lembar tembusan dokumen ini akan kembali ke perusahaan sebagai bukti penyetoran kas. Dokumen setoran bank ini akan staf keuangan gunakan untuk mencatat penerimaan kas dari piutang dalam jurnal penerimaan kas.
Rekapitulasi harga pokok penjualan
Terakhir, rekapitulasi harga pokok penjualan perusahaan gunakan sebagai referensi oleh staf keuangan dalam pembuatan bukti memorial. Hal ini berfungsi untuk mencatat dengan tepat harga pokok dari produk yang telah terjual. Dokumen ini menjadi dokumen pendukung yang memberikan informasi penting dalam memastikan pencatatan harga pokok yang akurat.
Dokumen yang Digunakan dari Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Piutang
Dalam sistem akuntansi kas piutang, terdapat dokumen-dokumen yang memiliki fungsi dalam mencatat dan melacak penerimaan kas dari piutang perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut mencakup surat pemberitahuan, daftar surat pemberitahuan, kuitansi, dan bukti setor bank. Berikut ini penjelasan mengenai dokumen yang berguna dalam sistem akuntansi penerimaan kas piutang:
Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan merupakan dokumen yang debitur buat untuk memberitahukan niatnya dalam melakukan pembayaran. Biasanya, surat ini berupa salinan bukti pengeluaran kas yang debitur buat beserta dengan cek yang perusahaan atau pos kirim melalui penagih. Bagi perusahaan yang menerima pembayaran dari piutang, surat pemberitahuan ini menjadi sumber informasi untuk mencatat pengurangan jumlah piutang dalam kartu piutang.
Daftar surat pemberitahuan
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, terdapat dokumen rekapitulasi yang disusun oleh fungsi sekretariat atau penagihan. Jika penerimaan kas melalui pos, fungsi sekretariat membuka surat, memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar harian penerimaan. Dokumen ini penting untuk memantau aliran kas dari piutang dengan lebih efisien.
Bukti setor Bank
Dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang, fungsi kas membuat bukti setor untuk penyetoran kas dari piutang ke bank. Bank menerima bukti setor bersamaan dengan penyetoran piutang. Setelah bank validasi, dua lembar tembusan bukti setor akan perusahaan terima. Fungsi akuntansi akan menerima dokumen ini sebagai sumber data untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari piutang dalam jurnal penerimaan kas.
Kuitansi
Dokumen ini adalah kuitansi yang perusahaan buat sebagai bukti penerimaan kas dari debitur yang membayar utang. Selain itu, sebagai tanda bukti penerimaan kas yang terbuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer. Namun, jika cancelled check kembali kepada check issuer, kuitansi akan tergantikan oleh cancelled check.
Fungsi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Dengan adanya fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas yang efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan dan pengendalian kasnya sehingga mendukung kelancaran operasional dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Berikut adalah beberapa fungsi yang terkait dengan sistem ini.
Fungsi penjualan pada sistem akuntansi penerimaan kas
Fungsi penjualan memiliki tanggung jawab utama dalam menerima pesanan pembelian, menghasilkan faktur penjualan tunai, dan memberikan faktur tersebut kepada pembeli untuk pembayaran kepada bagian kas. Bagian penjualan bertindak sebagai perantara antara perusahaan dan pelanggan, memastikan bahwa mengikuti transaksi penjualan dan prosedur pembayaran dengan benar.
Fungsi kas
Bagian ini memiliki peran penting dalam transaksi penjualan tunai yang bertanggung jawab menerima pembayaran langsung dari pembeli. Tugasnya meliputi penerimaan uang tunai, cek, atau pembayaran elektronik dari pelanggan. Selain itu, berperan sebagai jembatan antara perusahaan dan pelanggan dalam hal penerimaan kas, memastikan bahwa proses pembayaran berjalan lancar dan transaksi penjualan tunai tercatat dengan akurat.
Fungsi gudang
Tugas bagian gudang melibatkan penyimpanan barang yang telah pelanggan pesan serta pengelolaan pengiriman barang tersebut ke bagian pengiriman. Selain itu, bagian ini memiliki tanggung jawab dalam mengatur dan memastikan ketersediaan barang yang sesuai dengan pesanan yang pelanggan terima.
Dengan demikian, proses ini mencakup kegiatan seperti penerimaan hingga penataan barang di dalam gudang guna memastikan kelancaran proses pengiriman. Tidak hanya itu, bagian gudang memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran rantai pasok dan memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu.
Fungsi pengiriman
Fungsi selanjutnya memiliki tanggung jawab untuk melakukan proses pengemasan barang dan memberikan barang kepada pembeli setelah harga pembelian telah terbayar. Tugasnya meliputi kegiatan membungkus barang secara rapi dan aman sesuai dengan standar perusahaan, serta memastikan barang yang perusahaan berikan kepada pembeli telah melalui proses pembayaran yang tepat.
Fungsi akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas
Fungsi yang terakhir adalah akuntansi, memiliki peran dalam mencatat setiap transaksi penjualan dan penerimaan kas yang terjadi di perusahaan. Tugas lainnya adalah melakukan pencatatan secara akurat dan sistematis terkait penjualan barang dan penerimaan kas.
Selain itu, fungsi akuntansi juga bertanggung jawab dalam menyusun laporan penjualan yang memberikan aktivitas penjualan perusahaan. Laporan ini dapat manajemen gunakan untuk menganalisis kinerja penjualan, memantau pertumbuhan pendapatan, dan mengambil keputusan strategis yang berhubungan dengan penjualan.
Optimalkan Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dengan Software Akuntansi dari Total
Prosedur sistem penerimaan kas melibatkan beberapa langkah penting. Pertama, kasir menerima pembayaran dari pelanggan dan memberikan faktur penjualan tunai. Kemudian, barang yang pelanggan beli akan bagian pengiriman serahkan. Selanjutnya, kasir mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta membuat laporan penjualan.
Kemudian, uang yang perusahaan terima akan perusahaan setor ke bank, dan juga buku kas bank tercatat secara teratur. Prosedur yang terakhir, perusahaan akan melakukan stok opname kas harian untuk memastikan saldo fisik kas sesuai dengan catatan buku kas. Maka dari itu,perusahaan perlu mengadopsi teknologi seperti penggunaan software aplikasi akuntansi dari Total. Dengan software akuntansi dapat membantu dalam menjalankan prosedur penerimaan kas dengan lebih efisien dan akurat.
Kesimpulan
Prosedur penerimaan kas merupakan tahapan penting dalam pengelolaan keuangan. Dengan menggunakan sistem akuntansi yang efektif, perusahaan dapat mempercepat dan mengotomatisasi proses ini. Total ERP adalah solusi yang menyediakan sistem akuntansi penerimaan kas yang dapat membantu mengatur dan mencatat transaksi penerimaan kas dengan mudah.
Dengan fitur-fitur canggih dan intuitif, sistem akuntansi dari Total dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam prosedur penerimaan kas, memastikan pencatatan yang tepat dan laporan yang akurat. Dengan demikian, Total ERP adalah solusi yang tepat untuk otomatisasi prosedur penerimaan kas dalam bisnis Anda. Oleh karena itu, untuk dapat merasakan manfaat penerapan ERP, Anda dapat mencoba demo gratis sekarang juga!
