Setiap perusahaan membutuhkan transaksi keuangan yang efisien dan akurat dalam mengelola keuangannya. Salah satu sistem akuntansi yang umum perusahaan gunakan adalah sistem akuntansi kas kecil. Sistem akuntansi kas kecil terancang khusus untuk mengelola transaksi keuangan yang terkait dengan kas kecil perusahaan.
Sistem akuntansi kas kecil merupakan elemen penting dalam mengelola transaksi keuangan perusahaan secara efisien dan akurat. Dengan adanya sistem yang tepat, perusahaan dapat mengelola transaksi kas kecil dengan baik dan menyusun laporan yang relevan. Walaupun hal yang sistem akuntansi kas kecil catat terbilang kecil dan sederhana, namun penting untuk Anda kelola dengan baik dan akurat. Berikut ini penjelasan lebih lengkapnya.
Daftar Isi
Apa itu Sistem Akuntansi Kas Kecil?
Sistem akuntansi kas kecil merupakan pencatatan transaksi keuangan, seperti pembayaran kecil sehari-hari yang tidak memerlukan proses yang rumit atau pembayaran dengan menggunakan metode pembayaran elektronik. Contoh transaksi yang melibatkan kas kecil mungkin termasuk pembelian kantor kecil, biaya kecil untuk kantor, atau penggantian biaya kecil yang karyawan perusahaan keluarkan.
Namun, penting untuk Anda ingat bahwa pengelolaan kas kecil juga memerlukan kontrol dan rekonsiliasi yang tepat. Inilah mengapa sistem akuntansi kas kecil menjadi penting dalam mengelola transaksi keuangan perusahaan dengan akurat. Selain itu, sistem akuntansi kas kecil ini membantu dalam mencatat, memonitor, dan melacak setiap transaksi kas kecil yang terjadi.
Dalam sistem akuntansi kas kecil, transaksi kas kecil tercatat dalam jurnal kas kecil. Setiap kali ada pengeluaran atau penerimaan kas kecil, informasi seperti tanggal, deskripsi transaksi, jumlah yang perusahaan keluarkan atau terima, hingga nomor referensi tercatat dalam jurnal. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki catatan yang akurat dan terdokumentasi dengan baik mengenai transaksi kas kecil.
Manfaat dari Sistem Akuntansi Kas Kecil
Penerapan sistem kas kecil membantu perusahaan dalam meningkatkan pengendalian internal, meningkatkan akurasi pencatatan keuangan, dan mempermudah audit internal maupun eksternal. Dengan adanya sistem pencatatan kas kecil yang efisien, perusahaan dapat memastikan bahwa transaksi kas kecil terkelola dengan baik, risiko kehilangan atau penyalahgunaan kas kecil dapat perusahaan minimalkan, serta integritas data keuangan perusahaan tetap terjaga.
Selain itu, sistem pencatatan kas kecil juga mempermudah audit internal dan eksternal. Dalam proses audit, sistem ini memberikan akses yang lebih mudah untuk melacak dan memverifikasi transaksi kas kecil. Informasi yang terdokumentasi dengan baik dalam sistem dapat dengan cepat perusahaan temukan dan verifikasi oleh pihak yang berwenang. Audit internal dan eksternal juga dapat melihat catatan transaksi kas kecil secara rinci, menjaga integritas data keuangan perusahaan.
Metode Pencatatan Sistem Akuntansi Kas Kecil
Dalam pencatatan sistem akuntansi kas kecil, terdapat dua metode yang umum perusahaan gunakan. Kedua metode tersebut adalah imprest fund system (metode tetap) dan fluctuating fund system (metode berubah-ubah). Berikut penjelasan akan kedua metode tersebut:
Imprest fund system (metode tetap)
Metode imprest fund berdasar pada prinsip bahwa jumlah kas kecil yang tersedia di perusahaan tetap konstan. Awalnya, perusahaan menentukan jumlah kas kecil yang perusahaan butuhkan untuk memenuhi kebutuhan transaksi sehari-hari. Jumlah ini disebut sebagai imprest fund atau dana tetap.
Pada awal periode akuntansi, dana tetap tersebut perusahaan berikan kepada karyawan yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil. Karyawan tersebut akan menggunakan dana ini untuk membiayai transaksi kecil yang membutuhkan pembayaran tunai, seperti pembelian kecil, biaya operasional kantor, atau penggantian biaya kecil yang karyawan keluarkan.
Setelah transaksi terjadi, keryawan harus menyimpan tanda bukti yang valid dan mendetail untuk setiap pengeluaran. Tanda bukti ini dapat berupa kuitansi, faktur, atau struk pembayaran yang mencantumkan rincian transaksi, seperti tanggal, deskripsi, jumlah yang perusahaan keluarkan, dan penerima pembayaran. Pada saat dana tetap hampir habis atau periode akuntansi berakhir, karyawan akan menyusun laporan rekonsiliasi kas kecil.
Laporan tersebut membandingkan saldo kas yang sebenarnya dengan saldo kas yang seharusnya ada. Jika ada perbedaan, hal tersebut perlu diinvestigasi dan dijelaskan. Setelah rekonsiliasi selesai, karyawan akan membuat permintaan penggantian dana tetap kepada manajemen perusahaan. Permintaan ini harus menyertakan tanda bukti dan laporan rekonsiliasi kas kecil, kemudian pihak manajemen akan melakukan reimburse.
Kelebihan dari metode imprest fund adalah kemudahan dalam pengelolaan kas kecil dan pemantauan pengeluaran. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki catatan yang akurat dan terperinci mengenai setiap transaksi kas kecil yang terjadi. Selain itu, dengan membatasi jumlah dana tetap, risiko kehilangan atau penyalahgunaan kas kecil dapat diminimalkan.
Fluctuating fund system (metode berubah-ubah)
Dalam metode fluctuating fund, jumlah kas kecil yang tersedia dapat bervariasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pada awalnya, perusahaan menentukan jumlah kas kecil yang dianggap cukup untuk memenuhi transaksi sehari-hari. Jumlah ini dapat diperkirakan berdasarkan pengalaman sebelumnya atau analisis kebutuhan transaksi yang terjadi secara rutin.
Ketika ada transaksi yang membutuhkan pembayaran tunai, karyawan akan menggunakan sebagian dari dana yang tersedia untuk melaksanakan transaksi tersebut. Setelah transaksi selesai, karyawan harus mencatat rincian transaksi tersebut, termasuk tanggal, deskripsi, dan jumlah yang dikeluarkan.
Dalam metode fluctuating fund, tidak ada persyaratan khusus mengenai rekonsiliasi kas kecil pada periode tertentu. Namun, penting untuk melakukan pemantauan dan analisis terhadap jumlah kas kecil yang tersisa secara berkala. Hal ini dapat dilakukan melalui laporan harian, mingguan, atau bulanan yang memperlihatkan jumlah dana yang digunakan dan tersisa.
Di sisi lain, jika dana kas kecil hampir habis atau kurang, perusahaan dapat menambahkan dana tambahan ke kas kecil tersebut. Penambahan dana ini dengan mempertimbangkan kebutuhan dan permintaan yang karyawan ajukan. Permintaan ini harus menyertai oleh catatan transaksi yang valid dan penjelasan mengenai kebutuhan tambahan dana.
Metode fluctuating fund memberikan fleksibilitas dalam mengelola kas kecil perusahaan karena dapat menyesuaikan jumlah dana yang tersedia berdasarkan kebutuhan aktual. Hal ini membantu perusahaan untuk menghindari situasi dana kas kecil terbatas dan mempengaruhi kelancaran transaksi yang membutuhkan pembayaran tunai.
Total ERP sebagai Rekomendasi Sistem Akuntansi Kas Kecil untuk Mempermudah Bisnis
Total ERP adalah sistem akuntansi terintegrasi yangmenjadi rekomendasi sebagai solusi untuk mengelola akuntansi kas kecil dalam bisnis. Software ini menawarkan fitur yang lengkap untuk mencatat dan melacak transaksi kas kecil dengan mudah dan efisien.
Dengan menggunakan Total ERP, bisnis dapat memanfaatkan modul akuntansi yang khusus terancang untuk mengelola kas kecil. Modul ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat setiap transaksi kas kecil secara terperinci, termasuk tanggal, deskripsi, jumlah, dan kategori pengeluaran. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki catatan yang akurat dan lengkap mengenai penggunaan kas kecil.
Selain itu, Total ERP juga menyediakan kemampuan untuk melakukan rekonsiliasi kas kecil dengan mudah. Perusahaan dapat dengan cepat membandingkan saldo kas yang sebenarnya dengan saldo yang seharusnya ada berdasarkan transaksi yang tercatat. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi perbedaan, jika ada, dan memastikan integritas data keuangan perusahaan.
Selain pencatatan dan rekonsiliasi, Total ERP juga menyediakan fitur pelaporan. Perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan terperinci mengenai penggunaan kas kecil, seperti laporan transaksi harian, laporan pengeluaran berdasarkan kategori, hingga laporan sisa kas kecil. Laporan-laporan ini membantu dalam memantau penggunaan kas kecil, menganalisis tren pengeluaran, dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.
Selain manfaat-manfaat di atas, Total ERP sebagai sistem pencatatan kas kecil juga menawarkan keuntungan dalam hal integrasi dengan modul lainnya. Bisnis dapat mengintegrasikan modul akuntansi kas kecil dengan modul lain dalam sistem Total ERP, seperti modul persediaan atau modul pembelian. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki visibilitas yang lebih luas terhadap cash flow dan mengoptimalkan proses bisnis secara keseluruhan.
Dengan menggunakan Total ERP sebagai sistem akuntansi kas kecil, bisnis dapat memanfaatkan fitur-fitur canggih untuk mempermudah dan meningkatkan pengelolaan kas kecil. Total ERP juga membantu dalam sistem akuntansi penerimaan kas dan pengeluaran kas. Maka dari itu, Total ERP dapat menjadi solusi yang tepat bagi bisnis dalam mempermudah pengelolaan akuntansi kas kecil dan meningkatkan kinerja keuangan secara keseluruhan.
Kesimpulan
Pencatatan transaksi keuangan perusahaan merupakan hal esensial di perusahaan. Oleh karena itu, pencatatannya perlu perusahaan lakukan sedetail dan serinci mungkin menggunakan sistem akuntansi kas kecil. Sistem akuntansi kas kecil terancang khusus untuk mengelola transaksi keuangan yang terkait dengan kas kecil perusahaan.
Karena jumlahnya yang kecil dan sederhana, pengelolaan kas kecil kerap kali kurang terdokumentasi dengan baik. Akan tetapi, tidak jika Anda menggunakan sistem akuntansi dari Total ERP. Fitur yang tersedia di dalamnya memberikan kemudahan bagi Anda mengelola akuntansi kas kecil serinci mungkin. Jika Anda ingin mencobanya, Anda dapat mengakses demo gratis di sini.
