15 Rekomendasi Software Procurement Terbaik dan Jenisnya

Manfaat Software Procurement untuk Proses Pengadaan 

Aplikasi procurement membawa banyak manfaat bagi bisnis, terutama jika semua fitur dan modulnya digunakan secara optimal. Berikut adalah empat manfaat utama yang bisa didapatkan perusahaan dengan menggunakan software pembelian barang:

1.  Pengurangan Biaya Pengadaan

Penggunaan software procurement dalam bisnis dapat secara signifikan mengurangi biaya. Hal ini dicapai melalui otomatisasi berbagai tugas, analisis mendalam terhadap pola pengeluaran, dan memfasilitasi negosiasi pemasok yang lebih strategis.

2. Meningkatkan Efisiensi

Dengan mengimplementasikan software e-procurement, efisiensi dalam organisasi dapat meningkat pesat. Proses pengadaan menjadi lebih sederhana dan otomatis, mengurangi kesalahan dan menghilangkan kebutuhan akan dokumen manual.

3. Visibilitas yang Lebih Baik

Software e-procurement menyediakan alat yang sangat berguna untuk meningkatkan visibilitas pengeluaran perusahaan. Dengan akses real-time ke data pengeluaran, organisasi dapat mengidentifikasi tren dan pola, sehingga keputusan pembelian menjadi lebih terinformasi dan strategis.

4. Mengurangi Risiko

Procurement software ini memainkan peran penting dalam mengurangi risiko bagi bisnis. Teknologi ini membantu mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah seperti kecurangan pemasok atau masalah kualitas produk.

Dengan fitur canggih, perusahaan dapat memantau aktivitas pemasok dengan ketat, memastikan kepatuhan terhadap standar dan peraturan.

12 Rekomendasi Terbaik Software Procurement

Dalam dunia bisnis, pengadaan barang dan jasa merupakan aspek yang sangat penting. Hal ini membuat organisasi perlu memastikan bahwa proses pengadaan berjalan dengan efektif dan efisien. Salah satu cara untuk meningkatkan kinerja pengadaan adalah dengan menggunakan sistem procurement yang tepat. Oleh karena itu, diperlukan rekomendasi terbaik mengenai sistem procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

1. Software Procurement Total ERP

Total ERP adalah software ERP yang menyediakan solusi bisnis terpadu untuk perusahaan. Salah satu aspek penting dari Total ERP adalah modul procurement atau pengadaan, yang membantu perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasional bisnis.

Software ini membantu organisasi mengontrol biaya pengadaan menjadi lebih efisien melalui sistem pembelian. Bisnis juga dapat mengelola pengajuan pembelian dari setiap cabang dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier dengan sistem e-procurement.

Total ERP menawarkan fitur-fitur seperti manajemen pemasok, otomatisasi proses procure-to-pay, manajemen kontrak, serta pelacakan dan analisis pengeluaran. Sistem ini mengotomatiskan tugas-tugas pengadaan, meningkatkan visibilitas dan kontrol atas pengeluaran, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan eksternal.

Dengan adanya fitur analisis biaya dan manajemen anggaran, perusahaan dapat memastikan bahwa pengadaan barang dan jasa terlaksana dengan efisien dan sesuai dengan anggaran yang telah sesuai.

Dengan fitur-fitur yang komprehensif sehingga terintegrasi dengan baik, Total ERP merupakan solusi sistem procurement yang efektif bagi perusahaan untuk mengelola dan mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa secara efisien.

Kelebihan	Kekurangan
✓ User-friendly interface ✓ Kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis ✓ Integrasi antar modul ✓ Tidak ada batasan pengguna ✓ Layanan after-sales dan maintenance	× Durasi implementasi beragam tergantung kebutuhan bisnis

2. Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud adalah aplikasi procurement berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatisasi dan merampingkan seluruh proses pengadaan, mulai dari sourcing dan permintaan hingga manajemen kontrak dan pembayaran.

Fitur-fitur utamanya meliputi analisis pengeluaran, manajemen pemasok, e-invoicing, dan otomatisasi alur kerja. Selain itu, Oracle juga memungkinkan bisnis untuk memaksimalkan kualifikasi pemasok dengan manajemen kualifikasi pemasok yang meningkatkan agilitas.

Kelebihan	Kekurangan
✓ User-friendly interface ✓ Kemampuan integrasi ✓ Aksesibilitas cloud ✓ Fitur keamanan yang kuat	× Biaya implementasi yang tinggi × Kustomisasi terbatas × Kurva pembelajaran yang curam

3. Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics menyediakan solusi untuk mengelola proses procurement dengan efisien. Sistem ini mencakup semua aspek dari pengadaan produk dan layanan, mulai dari identifikasi kebutuhan produk dan layanan, pengadaan produk, penerimaan, faktur, hingga pemrosesan pembayaran dengan vendor.

Dengan fitur-fitur seperti manajemen pengadaan, manajemen vendor, manajemen persediaan, software ini memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih baik dalam proses pengadaan serta meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Kelebihan	Kekurangan
✓ User interface intuitif ✓ Integrasi dengan produk Microsoft lainnya ✓ Keamanan data yang kuat	× Biaya implementasi dan operasional yang tinggi × Kompleksitas sistem × Kustomisasi mungkin memerlukan bantuan konsultan atau pengembang pihak ketiga

4. SAP Ariba Procurement 

SAP Ariba adalah procurement software yang membantu perusahaan mengelola seluruh siklus pengadaan dengan efisien, mulai dari sumber daya hingga pembayaran. SAP Ariba menyediakan fitur-fitur utama seperti manajemen pemasok, otomatisasi siklus procure-to-pay, manajemen kontrak, analisis pengeluaran, dan manajemen katalog produk. 

Dengan fitur-fitur ini, SAP Ariba meningkatkan efisiensi proses, visibilitas pengeluaran, kolaborasi dengan pemasok, serta memastikan kepatuhan dan mengurangi risiko. Keunggulannya termasuk integrasi yang kuat dengan ekosistem SAP, platform berbasis cloud yang menawarkan akses dari mana saja.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Integrasi yang kuat dengan sistem lain ✓ Kemampuan analitik yang tinggi ✓ Skalabilitas	× Kompleksitas sistem × Ketergantungan pada ekosistem SAP × Pengguna baru mungkin butuh pelatihan

5. Software e-Procurement HashMicro

HashMicro adalah software procurement yang dirancang untuk menyederhanakan proses pengadaan. Software ini membantu bisnis mengontrol biaya pengadaan menjadi lebih efisien melalui sistem pembelian. Bisnis juga dapat mengelola pengajuan pembelian dari setiap cabang dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier.

Fitur-fitur utama HashMicro meliputi sistem pembelian otomatis, portal permintaan pembelian, online portal for suppliers, dan vendor/supplier rating. Selain itu, HashMicro juga menyediakan sistem keterlacakan penuh, manajemen backorder mudah, biaya procurement lebih terkontrol, dan melakukan pembayaran tepat waktu

Kelebihan	Kekurangan
✓ Antarmuka intuitif dan ramah pengguna ✓ Kemudahan kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis ✓ Integrasi yang kuat dengan sistem lain ✓ Lifetime after-sales service and maintenance	× Antrian demo gratis yang panjang karena banyaknya peminat

6. Aplikasi Procurement Procurify

Procurify adalah platform manajemen pengadaan berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan dan meningkatkan efisiensi proses pengadaan. Dengan fitur-fitur seperti pembuatan permintaan pembelian, persetujuan alur kerja, manajemen vendor, pelacakan pengeluaran, dan analisis pembelian, Procurify menawarkan solusi yang komprehensif.

Platform ini memungkinkan bisnis untuk memantau dan mengendalikan setiap tahap pengadaan, mulai dari permintaan hingga pembayaran, sehingga memastikan proses pengadaan yang lebih patuh dan efektif.

Dengan alat otomatisasi, Procurify menghilangkan pekerjaan manual yang rentan terhadap kesalahan dan membebaskan waktu untuk fokus pada inisiatif berharga lainnya.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Kemudahan penggunaan ✓ Aksesibilitas cloud ✓ Integrasi dengan sistem lain	× Keterbatasan fitur × Biaya langganan relatif tinggi × Fitur pelaporan kurang optimal

7. Software Procurement Precoro

Precoro adalah aplikasi purchasing berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses procurement perusahaan. Dengan fitur-fitur canggih, Precoro membantu untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi kesalahan manual.

Precoro juga memiliki fitur seperti pembuatan dan pengiriman pesanan pembelian, analitik visual pada pengeluaran oleh departemen, penagihan, anggaran real-time, penerimaan, pencocokan tiga arah, dan manajemen katalog dengan tautan produk.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Mudah digunakan ✓ Integrasi dengan sistem lain	× Kustomisasi terbatas × Fitur terbatas × Ketergantungan pada internet

8. Sistem Procurement EQUIP

EQUIP adalah platform pengadaan yang dirancang membantu dalam mengoptimalkan manajemen bisnis, mulai dari biaya pengadaan yang lebih efisien, sederhanakan pengelolaan purchasing untuk multi cabang hingga analisa stok yang komprehensif.

Sistem ini menawarkan berbagai fitur seperti sistem pembelian otomatis yang mengurangi kesalahan input data dan sederhanakan pembuatan faktur, tagihan, dan pembayaran. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengontrol dan menganalisis kebutuhan inventaris untuk menghindari pembelian yang tidak perlu dan menekan pemborosan.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Desain antarmuka intuitif ✓ Kustomisasi detail yang mudah ✓ Dapat diintegrasikan dengan sistem lain	× Implementasi mungkin memakan waktu untuk bisnis dengan kebutuhan kompleks

9. Coupa Procurement Software

Coupa Procurement Software merupakan e-procurement software berbasis awan yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses pengadaan dengan lebih efisien dan transparan.

Sistem ini menawarkan fitur-fitur seperti otomatisasi alur kerja procure-to-pay, manajemen vendor, analisis pengeluaran, dan pelacakan pesanan secara real-time. Dengan integrasi yang kuat dengan berbagai sistem ERP dan aplikasi bisnis lainnya, Coupa memungkinkan aliran data yang lancar dan meningkatkan interoperabilitas.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Kemudahan kustomisasi ✓ Integrasi dengan sistem lain ✓ Aksesibilitas mobile	× Antarmuka kurang ramah pengguna × Dukungan pelanggan terbatas × Kurva pembelajaran yang curam

10. Software Procurement Kissflow

Kissflow adalah sistem pengadaan berbasis cloud yang membantu organisasi untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses pengadaannya. Kissflow Procurement Cloud dirancang untuk beradaptasi dengan kebutuhan bisnis Anda.

Sistem ini menawarkan berbagai fitur seperti integrasi, pembuatan proses, tata kelola, pembuatan formulir, portal eksternal, laporan & analitik, dan tabel keputusan. Ini memberikan bisnis fleksibilitas dan alat untuk mengelola kebutuhan pengadaan mereka untuk barang dan jasa, sambil juga memenuhi persyaratan kepatuhan.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Desain antarmuka yang modern ✓ Aksesibilitas cloud ✓ Integrasi dengan sistem lain	× Biaya langganan yang tinggi × Keterbatasan fitur dan fungsionalitas × Dukungan pelanggan kurang responsif

11. Software Procurement Koneksi

Koneksi adalah software procurement yang dirancang secara profesional untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dengan efisien. Koneksi membantu dalam mengelola daftar barang atau jasa yang dibutuhkan, mengirimkan permintaan kepada vendor, membandingkan harga dari berbagai vendor, dan juga membuat pembelian secara elektronik.

Fitur utama software Koneksi meliputi manajemen PO, RFQ, dan PR, yang memungkinkan Anda membuat purchase request dan mengubahnya menjadi purchase order. Software ini juga menawarkan fitur penyetujuan/penolakan purchase request dari berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan hanya dengan sekali klik pada sistem procurement.

Kelebihan	Kekurangan
✓ User-friendly interface ✓ Kemudahan kustomisasi ✓ Integrasi yang kuat dengan sistem lain ✓ Dukungan pelanggan yang responsif	× Durasi implementasi tergantung pada kebutuhan bisnis

12. Cloud Procurement ProcurePort

ProcurePort adalah sistem berbasis cloud yang menawarkan perusahaan platform tunggal dan aman untuk mengendalikan operasi pengeluaran. ProcurePort menggabungkan modul penagihan, sourcing, dan anggaran serta fungsionalitas kepatuhan kontrak dan biaya.

Fitur utama dari ProcurePort meliputi manajemen informasi pemasok, komunikasi, dan kinerja. Sistem ini meningkatkan hubungan dengan pemasok dengan mengotomatisasi tugas seperti onboarding pemasok, penilaian risiko pemasok, dan manajemen kontrak.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Kemudahan penggunaan ✓ Analitik yang canggih ✓ Fitur keamanan yang kuat	× Keterbatasan kustomisasi × Kurva pembelajaran × Dukungan pelanggan kurang responsif

13. Xelix E-Procurement

Xelix adalah perusahaan SaaS yang menyediakan Pusat Kontrol berbasis Artificial Intelligence. Platform Xelix merupakan salah satu aplikasi e-procurement terpercaya.

Dengan memanfaatkan teknologi AI terbaru, Xelix berhasil meningkatkan dan mengotomatisasi pengendalian inti dalam proses AP, menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, perbaikan proses, dan kepuasan tim yang lebih tinggi.

Perangkat lunak e-procurement Xelix mampu menangani empat proses utama, termasuk deteksi kelebihan pembayaran dan pencegahan penipuan, otomatisasi rekonsiliasi pernyataan vendor, manajemen data vendor utama, serta pelaporan AP/P2P.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Mengelola berbagai kontrak dengan berbagai vendor atau mitra bisnis ✓ Memberikan layanan dan produk yang baik. ✓ Transparansi Penggunaan	× Tingkat kompleksitas software cukup tinggi × Kustomisasi software yang terbatas

14. Infor CloudSuite Procurement

Solusi dari Infor yang dapat digunakan untuk mengelola proses pembelian, termasuk katalog belanja online dan integrasi dengan sistem keuangan.

Fitur yang tersedia di Infor CloudSuite Procurement meliputi katalog belanja online, sistem approval, integrasi dengan sistem keuangan dan akuntansi, serta analisis data untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi proses pembelian.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Menyediakan kontrol persetujuan pembelian ✓ Integrasi dengan Sistem Keuangan ✓ Transparansi dalam proses pembelian	× Implementasi bisa kompleks dan memakan waktu × Tidak semua fitur mungkin relevan atau diperlukan

15. Promena

Promena adalah perangkat lunak e-procurement yang menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola proses pengadaan secara lebih efisien dan efektif.

Dirancang untuk memenuhi kebutuhan berbagai jenis bisnis, Promena membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengeluaran, meningkatkan transparansi, dan memperkuat hubungan dengan pemasok.

Kelebihan	Kekurangan
✓ Manajemen pengadaan yang terintegrasi ✓ Kustomisasi yang fleksibel ✓ Menyediakan alat analisis yang kuat	× Biaya implementasi dan langganan cukup tinggi × Kurva pembelajaran memakan waktu

Jenis-jenis Software Procurement

Dalam melakukan proses procurement tersebut, ada beberapa jenis software procurement yang dapat digunakan, tergantung pada kebutuhan dan tujuan bisnis. Tentunya masing-masing jenis sistem procurement memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu pertimbangan sebelum memutuskan untuk membeli atau mengembangkan perangkat lunak. 

1. Purchasing analytics

Purchasing analytics merupakan salah satu jenis sistem procurement yang bermanfaat untuk mengoptimalkan proses pembelian dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu purchasing analytics dapat membantu perusahaan memperoleh informasi dan analisis yang perusahaan butuhkan dalam mengambil keputusan pembelian yang lebih cerdas dan efisien. 

Software ini memungkinkan pengguna untuk memantau dan menganalisis data pembelian, seperti histori pembelian, harga, dan jumlah produk yang dibeli dari berbagai pemasok. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengidentifikasi kesempatan untuk memperoleh diskon volume sehingga dapat mengurangi biaya pengiriman. Selain itu, purchasing analytics juga dapat membantu perusahaan dalam memilih pemasok yang lebih baik dengan membandingkan kinerja dan kualitas pemasok. 

2. Purchasing order software

Purchasing order software atau lebih populer dengan PO software merupakan jenis sistem procurement yang tecipta untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian dan pengadaan barang. Software ini memungkinkan pengguna untuk membuat pesanan pembelian secara efisien hingga melacak pesanan pembelian, dan memantau persediaan barang. 

Selain itu, PO software juga dapat mempercepat proses persetujuan pesanan pembelian dengan memungkinkan para pihak yang terlibat untuk memberikan persetujuan secara online. Oleh karena itu penggunaan PO software, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan dalam pengolahan pesanan pembelian, meningkatkan transparansi dalam pengelolaan pembelian, dan mempercepat proses pengadaan barang.

3. Manajemen kontrak

Procurement manajemen kontrak adalah suatu jenis sistem yang mampu mengelola dan memantau kontrak antara perusahaan dan vendor. Oleh karena itu software ini membantu dalam semua tahapan dari pengadaan hingga penyelesaian kontrak. Fungsi utama dari procurement manajemen kontrak adalah untuk membantu mengoptimalkan proses pengadaan, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas layanan yang diterima, dan mengurangi risiko dalam kontrak. 

4. E-Invoicing

Sistem yang satu ini merupakan jenis software yang tercipta untuk mengotomatisasi proses pengiriman dan penerimaan faktur. Dengan menggunakan e-invoicing, perusahaan dapat menghindari masalah yang terkait dengan faktur manual seperti kesalahan dalam pengolahan data, keterlambatan pembayaran, dan biaya administrasi yang tinggi. Oleh karena itu, Software ini dapat membantu perusahaan dalam menyederhanakan proses pengiriman faktur.

5. Supplier relationship management

Dengan menggunakan SRM procurement software, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja vendor berdasarkan kriteria yang telah tersepakati, seperti kualitas produk, harga, dan layanan pelanggan. Selain itu, supplier management procurement software juga dapat membantu dalam merencanakan hingga mengelola hubungan jangka panjang dengan vendor, termasuk pengembangan vendor dan kolaborasi strategis.

6. E-Sourcing

E-sourcing procurement software adalah jenis software yang bermanfaat untuk memudahkan perusahaan dalam mencari, mengevaluasi, dan memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk membuat dan mengirimkan permintaan penawaran kepada berbagai vendor sehingga perusahaan dapat melakukan analisis dan perbandingan penawaran untuk memilih vendor yang paling sesuai dengan persyaratan bisnis perusahaan.

7. Comprehensive procurement suites

Comprehensive Procurement Suites (CPS) merupakan salah satu jenis sistem procurement yang digunakan untuk memudahkan proses pengadaan barang dan jasa secara end-to-end. CPS mencakup berbagai fitur, seperti pengadaan, kontrak, pembelian, pengiriman, dan pengelolaan inventaris. Oleh karena itu software ini dapat membantu organisasi untuk mengotomatisasi sehingga dapat mengoptimalkan proses pengadaan perusahaan, dari awal hingga akhir.

Baca Juga: Gunakan Aplikasi Procurement untuk Memudahkan Bisnis Anda!

Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Software Procurement

Mengambil keputusan yang tepat adalah langkah kunci untuk mencapai kesuksesan. Sebelum melangkah lebih jauh, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan dengan saksama saat memilih aplikasi procurement terbaik untuk perusahaan Anda:

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Sebelum memilih software, pastikan Anda memahami dengan jelas kebutuhan bisnis Anda. Pilihlah software yang benar-benar dapat memenuhi kebutuhan tersebut untuk memastikan solusi yang tepat dan efektif.

2. Integrasi dengan Sistem Lain

Jika Anda ingin tetap menggunakan sistem yang sudah ada di perusahaan, pastikan aplikasi procurement yang Anda pilih dapat terintegrasi dengan baik. Ini akan mencegah masalah kompatibilitas dan memastikan semua sistem berfungsi dengan lancar.

3. Keamanan yang Kokoh

Aspek keamanan tidak boleh diabaikan. Data bisnis adalah aset yang sangat berharga, dan software yang tidak aman bisa membahayakannya. Pastikan software memiliki tingkat keamanan yang tinggi untuk melindungi data Anda.

4. Dukungan Pelanggan yang Baik

Pilihlah penyedia software yang menawarkan dukungan pelanggan yang handal. Anda mungkin akan menghadapi masalah di masa depan, dan penting untuk memiliki sumber daya yang dapat diandalkan untuk membantu mengatasinya.

5. Biaya dan Pengembalian Investasi (ROI)

Biaya adalah faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Hitung dengan cermat biaya aplikasi procurement dan bandingkan dengan manfaat yang akan Anda dapatkan. Pastikan juga untuk memperhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk melihat pengembalian investasi (ROI).

Ingat, pemilihan software bukanlah keputusan yang bisa diambil sembarangan. Ini adalah investasi penting untuk kesuksesan masa depan bisnis Anda.

Dengan mempertimbangkan semua aspek yang disebutkan di atas dengan hati-hati, Anda akan berada pada jalur yang tepat untuk membuat keputusan yang bijak dalam memilih software procurement yang tepat untuk perusahaan Anda.

Kesimpulan 

Dalam memilih software procurement yang tepat bagi perusahaan, perlu untuk melakukan analisis terhadap kebutuhan dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat membandingkan dengan software lain agar dapat memilih sistem yang paling sesuai. Dengan demikian, perusahaan perlu melakukan riset dan diskusi bersama tim terkait pemilihan aplikasi procurement yang paling tepat.

Rekomendasi software procurement terbaik adalah Total ERP. Dengan fitur terlengkap dan tentunya mudah untuk perusahaan aplikasikan, serta dengan dukungan dari tim ahli yang siap membantu pengguna. Total ERP dapat membantu perusahaan Anda dalam memaksimalkan kegiatan perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Jangan lupa untuk dapatkan demo gratisnya di sini.