Belakangan ini, pemilik usaha sedang gencar-gencarnya mengatur strategi yang tepat guna menaikkan produktivitas bisnis. Mulai dari meningkatkan kualitas barang atau jasa, hingga menata ulang sistem operasional yang mereka rasa kurang efektif. Proses penataan ulang juga biasanya perusahaan ikuti dengan implementasi sistem digital, seperti POS inventory management system agar produktivitas bisnis meningkat.
Walaupun sering disebut sebagai mesin kasir, POS inventory management memiliki perbedaan signifikan dengan mesin kasir konvensional. Fungsi sistem ini tidak sebatas pada pencatatan transaksi, tetapi juga mencakup pelacakan persediaan barang, pengaturan manajemen bisnis, pembuatan laporan penjualan yang akurat. Dengan demikian sistem ini dapat membantu pada proses pengaturan gudang. Berikut ini penjelasan lengkapnya.
Daftar Isi
Mengenal POS Inventory Management
POS Inventory Management (Point of Sale Inventory Management) merupakan sistem yang menggabungkan fungsi mesin kasir dengan manajemen persediaan barang. Dengan menggunakan sistem POS Inventory Management, bisnis dapat mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai aspek penting seperti penjualan, inventaris, pembelian, dan pelaporan.
Salah satu keuntungan utama dari penerapan sistem ini adalah kemampuannya dalam mengidentifikasi tren penjualan dan memprediksi permintaan pasar. Dengan data yang akurat, pemilik usaha dapat membuat keputusan yang lebih cerdas terkait pengadaan barang, menentukan strategi harga yang optimal, dan mengelola promosi dengan lebih efektif. Hal ini secara langsung berdampak pada peningkatan pendapatan dan produktivitas bisnis.
Cara Kerja POS Inventory Management
Cara kerja sistem ini melibatkan serangkaian langkah dan proses yang berperan dalam mengintegrasikan fungsi penjualan dan manajemen persediaan. Berikut ini adalah penjelasan umum mengenai cara kerja sistem POS:
- Pencatatan produk
Pertama-tama, produk yang bisnis jual harus masuk ke dalam sistem POS Inventory Management. Informasi yang biasanya tercatat meliputi nama produk, harga, deskripsi, dan atribut lainnya seperti ukuran atau warna. Fitur pencatatan ini selalu dimanfaatkan oleh perusahaan retail, seperti erp Alfamart.
- Transaksi penjualan
Saat pelanggan melakukan pembelian, transaksi penjualan terekam menggunakan sistem inventory management. Detail transaksi termasuk produk, jumlah, harga, metode pembayaran, dan informasi pelanggan jika tersedia.
- Pengurangan stok
Setelah transaksi penjualan sistem catat, stok barang otomatis berkurang sesuai dengan jumlah produk yang terjual. Hal ini membantu pemilik usaha untuk memantau persediaan secara real-time dan mencegah kekurangan stok.
- Integrasi dengan perangkat keras
POS Inventory Management dapat terintegrasi dengan perangkat keras seperti barcode scanner, mesin kartu pembayaran, dan printer struk. Integrasi ini memungkinkan proses transaksi menjadi lebih cepat dan akurat.
- Manajemen persediaan
Sistem ini memantau stok barang secara terus-menerus. Ketika stok barang mencapai level minimum atau mendekati habis, sistem dapat memberikan notifikasi atau bahkan membuat pesanan pembelian secara otomatis.
- Integrasi dengan Sistem Lain
Sistem ini dapat Anda integrasikan dengan sistem lain seperti software pembelian barang, keuangan, atau CRM. Integrasi ini memungkinkan pertukaran data yang efisien dan menyediakan informasi yang lebih komprehensif tentang operasional bisnis.Melalui proses ini, Inventory Management membantu pemilik usaha dalam mengelola persediaan, mencatat penjualan, mengoptimalkan pengadaan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Dengan mengotomatisasi proses dan memberikan visibilitas yang akurat, sistem ini membantu bisnis dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan pertumbuhan yang lebih baik.
Perbedaan POS Inventory Management dan Inventory System
POS Inventory Management dan Inventory System adalah dua konsep yang berbeda namun saling berkaitan dalam manajemen persediaan. Keduanya memiliki fokus dan fungsi yang saling berbeda.
Inventory system, atau yang juga dikenal sebagai sistem manajemen persediaan, merujuk pada keseluruhan sistem yang bisnis gunakan untuk mengelola dan mengontrol persediaan barang dalam bisnis. Sistem ini mencakup proses pengadaan, penyimpanan, pengawasan stok, dan pelaporan persediaan. Inventory system bertujuan untuk menjaga ketersediaan persediaan yang tepat, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, serta mengoptimalkan pengelolaan persediaan.
Di sisi lain, software POS adalah komponen khusus dari Inventory System. Fokus utamanya adalah mengintegrasikan fungsi penjualan dan manajemen persediaan dalam satu sistem. Dengan sistem ini, sistem kasir berguna untuk mencatat transaksi penjualan, mengurangi stok secara otomatis, dan melacak persediaan barang. Dengan demikian, sistem ini membantu pemilik usaha untuk menjaga memantau penjualan.
Secara keseluruhan, sstem ini berperan sebagai sub-sistem yang fokus pada manajemen persediaan di titik penjualan. Meskipun keduanya terkait erat, Inventory System lebih komprehensif dan melibatkan seluruh proses manajemen persediaan, sementara POS Inventory Management lebih khusus dan berfokus pada integrasi antara penjualan dan persediaan di titik penjualan.
Manfaat Menggunakan POS Inventory Management
Ada banyak manfaat yang Anda dapatkan dengan menggunakan sistem ini. Akan tetapi, perlu menjadi catatan bahwa manfaat tersebut hanya Anda dapatkan jika perusahaan benar-benar mengaplikasikan sistem ini secara optimal. Berikut beberapa manfaat yang Anda dapatkan jika menggunakan POS system:
Pengelolaan persediaan barang dengan lebih efisien
Dengan sistem ini, mereka dapat memantau stok barang secara real-time, mengetahui jumlah persediaan yang tersedia, dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang tidak perlu. Hal ini membantu memastikan ketersediaan produk yang tepat saat pelanggan membutuhkannya, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
Mengoptimalkan proses penjualan dan pembayaran
Dengan integrasi dengan perangkat keras seperti barcode scanner dan mesin kartu pembayaran, transaksi penjualan dapat Anda lakukan dengan cepat dan akurat. Informasi tentang produk, harga, dan pembayaran langsung tercatat dalam sistem, mengurangi risiko kesalahan manusia dan mempercepat proses layanan kepada pelanggan.
Laporan dan analisis yang berharga bagi pemilik usaha
Perusahaan dapat melihat laporan penjualan, persediaan, dan keuntungan dengan lebih mudah, serta mengidentifikasi tren penjualan, produk terlaris, atau area bisnis yang perlu perusahaan tingkatkan. Analisis ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan perencanaan strategis untuk pertumbuhan bisnis.
Integrasi dengan sistem lain
Penggunaan sistem ini juga memungkinkan integrasi dengan sistem lain, seperti manajemen pelanggan atau keuangan. Integrasi ini memudahkan pertukaran data antara berbagai sistem, memberikan visibilitas yang lebih luas dan komprehensif dalam operasional bisnis secara keseluruhan.
Jenis POS Inventory Management yang Sering Digunakan
Karena tingginya kebutuhan akan POS inventory management, Anda akan menjumpai berbagai rekomendasi sistem yang beredar. Akan tetapi, pada artikel ini telah dirangkum jenis-jenis software inventory yang banyak digunakan dan dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut beberapa software inventory yang sering perusahaan gunakan:
Total ERP POS Inventory Management
Total ERP, sebuah sistem berbasis web yang menawarkan solusi komprehensif dan terintegrasi untuk mengoptimalkan pengelolaan gudang dalam suatu perusahaan dan memberikan informasi ketersediaan produk yang akurat kepada pelanggan pada saat transaksi.
Dengan fitur-fitur canggih, aplikasi ini memungkinkan bisnis untuk mengendalikan persediaan dengan akurat, mengelola pengiriman, dan memantau aktivitas gudang dengan efisien. Salah satu keunggulan utama dari aplikasi gudang Total ERP adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan berbagai aspek bisnis.
Dalam satu platform, perusahaan dapat mengelola persediaan, mengkoordinasikan pengiriman, menghasilkan laporan analitis, dan melakukan pemantauan secara real-time. Hal ini membantu perusahaan memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh rantai pasokan dan memfasilitasi pengambilan keputusan strategis.
Square Inventory Management
Square merupakan salah satu penyedia layanan sistem kasir yang terkemuka di pasar. Oleh karena itu, jika Anda sudah menggunakan Square untuk pemrosesan pembayaran, ada kesempatan untuk memanfaatkan fitur manajemen persediaan yang tersedia di dalam paket layanan tanpa biaya tambahan.
Namun, fitur terbatas yang ditawarkan oleh Square Inventory dapat menjadi kendala bagi bisnis yang lebih besar dengan jumlah item persediaan yang banyak. Square Inventory juga tidak cocok jika perusahaan Anda mengirimkan faktur, membutuhkan fitur pergudangan, atau menjaga kendali yang ketat terhadap rantai pasokan.
Dengan demikian, sebagian besar bisnis mungkin tidak akan menemukan fitur terbatas yang ada pada Square Inventory sebagai sesuatu yang sangat membantu. Namun, jika kebutuhan persediaan Anda sederhana dan Anda sudah menggunakan Square untuk pemrosesan pembayaran, maka layak untuk mencoba layanan ini.
Vend POS Inventory Management
Vend merupakan sebuah aplikasi untuk manajemen persediaan ritel yang tersedia dalam bentuk aplikasi iPad dan berbasis cloud. Software ini dapat digunakan baik saat pembayaran di kasir, di area penjualan, maupun secara mobile.
Vend telah digunakan secara luas untuk manajemen persediaan ritel. Kelebihannya meliputi kemudahan penggunaan, intuitif, dan kemampuan pemindaian barcode. Namun, satu kekurangan yang perlu diperhatikan adalah harganya yang bervariasi, dengan rentang tarif mulai dari $69-$199 per bulan.
Kesimpulan
POS inventory management menjadi salah satu strategi yang perusahaan gunakan dalam menaikkan daya saing bisnis di era digital. Sistem ini menggabungkan fungsi mesin kasir dengan manajemen persediaan barang. Sistem ini memberikan banyak manfaat bagi perusahaan dalam mengoptimalkan operasional melalui pengaturan gudang.
Salah satu sistem inventory management yang dapat menjadi pilihan Anda adalah software inventory management dari Total ERP. Aplikasi ini memiliki fitur canggih yang terintegrasi dengan bisnis Anda. Oleh karena itu proses koordinasi antar gudang akan berjalan dengan optimal dan efisien. Jika Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratisnya di sini!
