Sistem HRIS: Definisi, Fungsi, Fitur, dan Contoh

HRIS merupakan singkatan dari sistem informasi sumber daya manusia. Sistem HRIS (Human Resource Information System) telah digunakan oleh lebih dari 70% perusahaan besar di seluruh dunia. Mereka ingin meningkatkan manajemen SDM dengan mengotomatiskan pengelolaan data karyawan dan proses penggajian, sehingga operasional menjadi lebih efisien.

HRIS memungkinkan perusahaan mengotomatisasi berbagai proses manajemen SDM melalui teknologi cloud. Sistem ini mempermudah pengelolaan data karyawan secara aman dan efisien, membantu perusahaan mengatasi tantangan manajemen SDM di era digital.

Saat ini, HRIS bukan sekadar tren, melainkan kebutuhan bagi perusahaan yang ingin bersaing di industri mereka. Teknologi ini meningkatkan keamanan data karyawan dan efisiensi operasional, membantu perusahaan tetap kompetitif.

Untuk memahami HRIS secara lebih lanjut simak artikel berikut ini.

Apa itu HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, perangkat lunak yang mengatur pengelolaan sumber daya manusia, termasuk pengelolaan data karyawan hingga pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pekerjaan tim HR. Sistem ini berfungsi sebagai pusat penyimpanan data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat kerja, serta kualifikasi, sehingga memastikan pencatatan yang lebih terstruktur dan akurat.

HRIS juga mendukung berbagai proses mulai dari rekrutmen hingga onboarding. Dengan fitur otomatisasi penggajian, sistem ini membantu menghindari keterlambatan dan memastikan pembayaran dilakukan dengan tepat waktu. Selain itu, HRIS mempermudah pengelolaan data karyawan, meningkatkan efisiensi operasional, serta mendukung strategi manajemen SDM yang lebih efektif.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

Sebelum melangkah lebih jauh, penting untuk memahami perbedaan antara HRIS, HRMS, dan HCM untuk memilih yang tepat.

Secara singkat HRIS (Human Resource Information System) menangani informasi dan data karyawan. Termasuk administrasi, penggajian, dan menyimpan data karyawan. Dengan aplikasi HRD, Anda bisa mengatur data pribadi karyawan dan informasi lain dengan mudah.

Sedangkan HRMS (Human Resource Management System) jauh lebih komprehensif. sistem ini memasukkan manajemen bakat, rekrutmen, dan best practices SDM yang membantu perusahaan mengelola karyawan dan meningkatkan proses untuk pertumbuhan organisasi.

Adapun untuk HCM (Human Capital Management) sendiri mencakup segala hal dari HRMS dan lebih, termasuk analitik canggih. Tujuannya adalah memaksimalkan potensi karyawan melalui analisis mendalam. HCM tidak hanya tentang pengelolaan, tapi juga memberdayakan karyawan.

Dengan memahami perbedaan HRIS, HRMS, HCM, Anda bisa memilih yang sesuai untuk perusahaan. HRIS untuk dasar, HRMS untuk solusi lengkap, atau HCM untuk pendekatan strategis dan analitik.

Fungsi Sistem HRIS

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) memiliki peran penting dalam mengintegrasikan berbagai fungsi manajemen SDM dalam satu platform terpusat. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari HRIS:

1. Manajemen Data Karyawan – HRIS sangat berguna dalam mengelola data karyawan. Ia memungkinkan penyimpanan, pembaruan, dan akses info dengan mudah. Ini membantu perusahaan mengelola karyawan lebih efisien dan menghindari kesalahan.

2. Rekrutmen dan Seleksi – HRIS juga mendukung rekrutmen dan seleksi karyawan baru. Ia mempermudah publikasi lowongan, penerimaan aplikasi, dan penjadwalan wawancara. Proses ini jadi lebih lancar dan produktif dengan bantuan HRIS.

3. Penggajian dan Manajemen Kompensasi – Di bidang penggajian, HRIS mengurangi kesalahan pembayaran gaji. Dengan kemampuan menghitung gaji secara akurat, HRIS meningkatkan kepuasan karyawan. Ia juga membuat manajemen kompensasi menjadi mudah dan efisien.

4. Manajemen Kinerja – HRIS memfasilitasi manajemen kinerja karyawan. Ia membantu menetapkan sasaran, memberi umpan balik, dan mengevaluasi kinerja. Dengan ini, perusahaan bisa memonitor dan meningkatkan kinerja karyawan dengan lebih baik.

5. Pelatihan dan Pengembangan – HRIS juga membantu dalam pelatihan dan pengembangan karyawan. Ia menyederhanakan perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan program pelatihan. Semua ini meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan dengan efisien.

6. Manajemen Absensi dan Cuti – Manajemen absensi dan cuti lebih lancar lewat HRIS. Ia mencatat absensi dan menghandle pengajuan cuti karyawan. Hal ini membuat data kehadiran karyawan jadi lebih akurat.

7. Pengambilan Keputusan – HRIS membantu meningkatkan keputusan perusahaan. Dengan analisis data yang disimpan, perusahaan bisa membuat keputusan strategis lebih baik. Ini mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia.

Contoh Implementasi Sistem HRIS

Berikut adalah beberapa contoh implementasi Sistem HRIS (Human Resource Information System) pada perusahaan:

1. Manajemen Data Karyawan 
Perusahaan menggunakan sistem HRIS untuk mengelola data karyawan, baik dalam skala kecil hingga besar. Contohnya, Astra International menggunakan HRIS untuk menyimpan dan mengelola data lebih dari 200.000 karyawannya, memastikan informasi tetap terorganisir dan mudah diakses.

2. Penggajian dan Pajak Otomatis 
Pengelolaan penggajian dan pajak secara otomatis tidaklah mudah. Oleh karena itu, sistem HRIS membantu perusahaan dengan tujuan membangun produktivitas dan efisiensi. Contohnya, Gojek menerapkan HRIS yang terintegrasi dengan sistem penggajian, memungkinkan perhitungan gaji otomatis berdasarkan jam kerja, bonus, serta pajak sesuai regulasi.

3. Absensi dan Kehadiran 
Sistem HRIS mengintegrasikan pengelolaan daftar kehadiran atau absensi karyawan. Contohnya, perusahaan Unilever memanfaatkan HRIS yang terhubung dengan mesin fingerprint dan aplikasi mobile untuk memantau kehadiran karyawan di berbagai lokasi pabrik dan kantor cabang.

4. Rekrutmen dan Onboarding 
Dalam mengefisiensi proses rekrutmen, sistem HRIS membantu perusahaan dalam pengelolaan data yang masuk kedalam sistem perusahaan. Contohnya, Tokopedia menggunakan sistem HRIS berbasis cloud yang mempercepat proses rekrutmen, dari seleksi CV hingga onboarding digital bagi karyawan baru.

5. Manajemen Kinerja 
Bank Mandiri mengadopsi HRIS untuk melakukan penilaian kinerja berbasis Key Performance Indicators (KPI), yang memungkinkan evaluasi lebih objektif dan transparan.

Fitur-Fitur Sistem HRIS

Software HR memiliki banyak fitur penting. Fitur ini membantu manajemen SDM dengan efisien. Mereka mempermudah administrasi, meningkatkan akurasi data, dan memberi kejelasan di berbagai bidang.

Berikut adalah beberapa fungsi HRIS bagi perusahaan:

1. Absensi Kehadiran – Fitur absensi menghitung kehadiran karyawan secara otomatis. Sistem ini sering menggunakan GPS untuk cek lokasi kerja. Cara ini mengurangi kesalahan data dan memfasilitasi pemantauan yang akurat.

2. Payroll atau Penggajian – Sistem Payroll HRIS mengotomatisasi gaji karyawan. Ini termasuk perhitungan gaji, pajak, dan manfaat. Dengan otomasi, waktu dan biaya operasi bisnis bisa ditekan sambil memastikan akurasi gaji.

3. Rekrutmen Karyawan – Rutinitas rekrutmen menjadi lebih gampang lewat fitur HRIS. Anda bisa mengelola mulai dari aplikasi, wawancara, hingga onboarding. Semua proses rekrutmen terjadi di satu sistem yang sederhana.

4. Database dan Administrasi HR – Database HR sentral memfasilitasi akses ke info karyawan. Dengan data terorganisir, tugas administrasi jadi lebih efisien. Manajemen pun lebih lancar berkat akses mudah informasi.

5. Manajemen Waktu – Membantu mengatur jadwal kerja dan cuti. Hal ini menjamin karyawan bekerja sesuai jadwal. Efektivitas kerja dan administrasi waktu ditingkatkan berkat fitur ini.

6. Manajemen Pajak – Fitur manajemen pajak menghitung pajak karyawan secara otomatis. Ini memastikan pembayaran pajak tepat waktu. Keakuratan pajak dan kepatuhan pajak meningkat berkat otomatisasi ini.

7. Penilaian Kinerja – Penilaian kinerja memfasilitasi evaluasi karyawan sesuai dan objektif. Fitur ini membantu menetapkan sasaran dan merumuskan pengembangan. Ini mendukung umpan balik yang konstruktif pada karyawan.

8. Laporan HR – Membantu membuat laporan-laporan penting SDM. Ini mencakup laporan kehadiran, gaji, dan kinerja. Laporan dibuat dengan cepat dan akurat, memberikan data penting bagi manajemen keputusan.

Jenis-Jenis Software HRIS

Dalam dunia manajemen sumber daya manusia, ada tiga jenis software HRIS. Masing-masing jenis software HRIS memiliki fokus dan fungsi berbeda. Mengetahui perbedaan ini membantu kita memilih solusi yang tepat untuk perusahaan.

Berikut merupakan jenis-jenis software HRIS.

1. HRIS Operasional

HRIS Operasional membantu dalam tugas-tugas administratif. Ini termasuk manajemen data karyawan, gaji, dan catatan kehadiran. Dengan otomatisasi, HRIS membantu meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan.

2. HRIS Taktikal

HRIS Taktikal fokus pada rekrutmen, pelatihan, dan analisis data karyawan. Ini membantu perusahaan menemukan dan mengembangkan bakat secara sistematis. Juga, efektif dalam mendukung strategi pengembangan SDM.

3. HRIS Strategis

HRIS Strategis lebih terfokus pada data integritas dan laporan keputusan strategis. Dengan HRIS strategis, perusahaan bisa merumuskan tujuan jangka panjang. Ini memberikan informasi akurat yang diperlukan oleh manajemen SDM.

Dengan mengenali bedanya antara HRIS operasional, HRIS taktikal, dan HRIS strategis. Ini membantu memilih solusi terbaik untuk manajemen SDM di perusahaan Anda.

Tips Memilih Sistem HRIS yang Tepat untuk Perusahaan Anda

Saat memilih HRIS, Anda harus memikirkan beberapa faktor. Faktor ini penting agar sistem HRIS sesuai dengan keperluan perusahaan Anda. Beberapa poin penting untuk diperhatikan adalah

1. Pertimbangkan Ukuran Perusahaan

Ukuran perusahaan sangat berpengaruh dalam memilih HRIS. Perusahaan kecil cukup dengan HRIS yang simpel. Ini akan menangani kebutuhan dasar mereka. Di sisi lain, perusahaan besar memerlukan HRIS canggih. Mereka butuh fitur seperti analitik SDM. Fitur ini akan mendukung operasional mereka yang luas. Dengan memilih HRIS sesuai dengan ukuran perusahaan, Anda akan mendapat yang paling sesuai. Solusi ini juga akan efisien untuk bisnis Anda.

2. Antisipasi Pertumbuhan di Masa Depan

Pertimbangkan pertumbuhan masa depan perusahaan Anda dalam memilih HRIS. Sebuah bisnis yang berkembang cepat perlu sistem HRIS yang bisa menambah jumlah karyawan. HRIS yang skalabel akan melayani bisnis Anda lebih lama. Anda tidak perlu sering ganti sistem. Ini akan menghemat waktu dan biaya di kemudian hari.

3. Integrasi dengan Teknologi yang Sudah Ada

Integrasi dengan teknologi yang sudah digunakan perusahaan juga penting. Memilih HRIS yang bisa terintegrasi dengan sistem lama akan mengurangi masalah. Integrasi yang lancar akan meningkatkan efisiensi. Pilihlah HRIS yang bisa berintegrasi dengan mudah. Hal ini akan memastikan penyelesaian HR yang bekerja bersama dengan baik.

Kesimpulan

Sistem HRIS sangat bermanfaat untuk mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Dengan teknologi ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi kerja secara signifikan. HRIS memudahkan pengelolaan data karyawan, proses rekrutmen, dan penggajian dengan lebih efektif.

Selain itu, pengambilan keputusan juga menjadi lebih tepat karena Anda bisa mengakses data karyawan kapan saja. Solusi HRIS yang tepat memastikan informasi karyawan, mulai dari data pribadi hingga kinerja, terkelola dengan baik. Integrasi HRIS tidak hanya membantu meningkatkan efisiensi perusahaan Anda, tetapi juga mendukung pertumbuhan bisnis.

Jika Anda sedang mencari solusi HRIS yang andal, pertimbangkan untuk menggunakan sistem HRIS Total. Dengan fitur lengkap dan dukungan penuh, HRIS Total dapat membantu Anda mencapai manajemen SDM yang lebih baik dan efisien. Coba demo gratis HRIS Total sekarang juga

FAQ Sistem HRIS