Manajemen dokumen merupakan hal yang sangat krusial bagi kelangsungan hidup perusahaan dalam jangka panjang. Dokumen mencakup seluruh aspek bisnis, termasuk keuangan, manajemen sumber daya, TI, dan berbagai divisi lainnya. Dokumen juga menjadi salah satu kebutuhan penting bagi perusahaan ketika berhadapan dengan pihak eksternal. Oleh karena itu, aplikasi document management system dapat membantu perusahaan dalam mengelola dokumen perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menjaga kebutuhan dokumen agar terpenuhi dengan baik, dan sistem manajemen dokumen dapat membantu dalam hal ini. Salah satu keuntungan utama menggunakan sistem ini adalah kemampuan untuk mengelompokkan dokumen dengan mudah dan cepat, sehingga memudahkan pengaksesan dokumen saat perusahaan butuhkan. Selain mempermudah pengelolaan dokumen.
Daftar Isi
Bagaimana Aplikasi Document Management System Digunakan dalam Aktivitas Organisasi?
Setiap organisasi pasti membuat program kerja yang sesuai dengan visi dan misinya, yang memberikan manfaat bagi organisasi tersebut. Dalam proses pembuatan program kerja, organisasi membutuhkan banyak dokumen penting yang sesuai dengan divisi yang telah terbentuk. Mengingat jumlah dokumen yang banyak, pengelolaan dokumen organisasi membutuhkan kerangka kerja otomatis. Hal ini dilakukan agar dokumen yang disimpan mudah ditemukan ketika dibutuhkan selama pelaksanaan proyek.
Dalam aktivitas organisasi, DMS dapat terpakai untuk mempercepat proses kerja dan meningkatkan produktivitas. Misalnya, dengan menggunakan DMS, karyawan dapat dengan mudah mengakses dokumen-dokumen penting seperti panduan, SOP, dan arsip dengan mudah tanpa harus membuka lemari arsip atau meminta akses ke kolega mereka. Selain itu, DMS juga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan dan meningkatkan kolaborasi antar tim dalam organisasi.
Apa Saja Komponen Penting dalam Aplikasi Document Management System?
Metadata dokumen
Setiap dokumen perusahaan umumnya memiliki metadata yang berguna untuk menunjukkan tanggal, hari, dan tahun dokumen tersebut dibuat. Namun, untuk memudahkan pengelolaannya, perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen dokumen. Hal ini karena sistem tersebut memiliki fitur penyimpanan otomatis yang terintegrasi menjadi satu kesatuan.
Penangkapan dokumen (capturing)
Salah satu tahap penting dalam manajemen dokumen adalah konversi dari hard copy ke soft copy. Beberapa sistem telah menggunakan software optical character recognition untuk menangkap dokumen dalam bentuk digital. Dengan menggunakan sistem ini, gambar digital yang telah terpindai dapat terubah menjadi tulisan yang dapat dibaca. Proses ini juga termasuk dalam format elektronik
Pengindeksan
Tahap indeks dalam manajemen dokumen sangat penting untuk memudahkan pencarian dokumen yang telah tersimpan. Jika pencarian dilakukan secara manual, proses ini dapat menjadi rumit karena perusahaan biasanya memiliki banyak dokumen yang tersimpan dalam satu tumpukan. Namun, dengan menggunakan sistem manajemen dokumen, pencarian dokumen dengan berbagai kategori dapat perusahaan lakukan dengan mudah dan lebih efisien.
Penyimpanan
Dengan menggunakan aplikasi terintegrasi untuk penyimpanan dokumen, pencarian dokumen yang dibutuhkan akan menjadi lebih mudah. Penggunaan document management system untuk penyimpanan dokumen dapat membantu perusahaan dalam menata dokumen secara terpusat sehingga manajemen perusahaan dapat lebih mudah dalam menyimpan dan mengelola dokumen.
Penarikan dokumen
Proses retrieval atau penarikan dokumen adalah salah satu aspek penting dalam manajemen pengelolaan dokumen. Proses ini melibatkan pengaturan akses dan izin ke setiap dokumen, dan bisa menjadi sangat rumit dan memakan waktu jika secara manual. Namun, dengan menggunakan metadata atau informasi tambahan pada dokumen, proses penarikan dokumen dapat terlaksana dengan lebih mudah dan efisien.
Versioning pada aplikasi document management system
Bila Anda ingin menemukan versi sebelumnya dari dokumen, hal tersebut dapat menjadi sulit karena memerlukan pencarian yang cermat dan teliti. Namun, dengan menggunakan sistem versioning, proses pencarian dokumen akan menjadi lebih efektif dan efisien. Hal ini sangat penting karena dokumen dalam perusahaan selalu mengalami perubahan seiring waktu.
Pencarian dengan aplikasi document management system
Pencarian dokumen merupakan tahap yang tidak mudah. Namun, dengan adanya komponen dalam sistem manajemen dokumen, proses pencarian dokumen yang kompleks akan menjadi lebih cepat. Komponen tersebut mencakup pencarian atribut dokumen dan pencarian teks secara penuh. Atribut dokumen yang tersebut mencakup dokumen itu sendiri, penanda dokumen, dan lain-lain.
Pembagian atau distribusi
Jika Anda mengalami kesulitan dalam mengalokasikan manajemen dokumen, sebaiknya segera beralih ke Sistem DMS. Dengan menggunakan sistem ini, manajemen dokumen Anda akan lebih efisien dalam pembagiannya. Selain mempermudah pengelolaan dokumen, pembagian melalui sistem DMS juga memungkinkan akses atau izin bagi pengguna untuk melakukan pengeditan data.
Keamanan dokumen
Pentingnya keamanan dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Untuk menghindari kehilangan atau pencurian dokumen, perlu untuk melakukan penyimpanan secara terpusat dan aman. Penggunaan sistem DMS dapat membantu memastikan keamanan dokumen kemudian dapat mencegah masalah yang tidak perusahaan inginkan seperti kehilangan atau peretasan.
Apa Saja Manfaat Aplikasi Document Management System?
Banyak manfaat yang bisa perusahaan dapatkan dalam menggunakan Sistem DMS untuk mengelola dokumen bisnis. Beberapa di antaranya mencakup kemudahan pengelolaan, ramah lingkungan, dan aksesibilitas dokumen yang lebih baik. Dengan menggunakan aplikasi ini, semua proses lambat dalam pengelolaan dokumen perusahaan dapat terupgrade menjadi lebih efisien.
Selain itu, DMS dapat meningkatkan keamanan dokumen perusahaan. DMS memungkinkan pengguna untuk menetapkan tingkat akses yang berbeda-beda, memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki izin yang dapat mengakses dokumen tertentu. kemudian, DMS dapat membantu dalam menghemat biaya dengan mengurangi kebutuhan untuk mencetak dokumen dan mengirimkan secara fisik.
Kesimpulan
Pengelolaan dan pengarsipan dokumen yang efisien memerlukan penggunaan sistem yang tepat. Menggunakan kerangka kerja manual dapat memiliki dampak buruk pada kinerja perusahaan dalam jangka panjang. Di sisi lain, menggunakan Document Management System akan mempermudah pengelolaan dokumen melalui satu aplikasi. Oleh karena itu, mengadopsi sistem ini adalah pilihan yang tepat untuk pengelolaan dokumen perusahaan.
Efektifkan kegiatan perusahaan Anda dengan software ERP dari Total. Maksimalkan pengelolaan dokumen perusahaan dalam satu aplikasi. Anda dapat mengunduh skema perhitungan biaya dan mencoba demo gratis.
