Tahukah Anda, 71% perusahaan yang menggunakan software HR melihat peningkatan besar dalam operasionalnya? Teknologi telah menjadi penting untuk manajemen SDM yang efektif. Ini mendukung proses seperti perekrutan, penetapan tujuan, penilaian pekerjaan, dan pelatihan staf.
Saat ini, ada banyak aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Mulai dari sistem data HR dasar hingga aplikasi HRM tingkat lanjut. Software HR ini bukan hanya berfungsi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Mereka juga membantu mengelola orang dengan lebih baik. Dengan cara ini, perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan lebih mudah dan cepat.
Pada artikel ini, kita akan membahas berbagai jenis software hrm yang dimana artikel ini dapat memandu Anda menemukan solusi HRM yang tepat untuk perusahaan Anda.
Manfaat Software HRM dalam Manajemen SDM
Aplikasi HRM memberikan banyak keuntungan signifikan dalam manajemen SDM perusahaan. Penggunaannya membawa revolusi dengan otomatisasi proses, sehingga mengurangi kesalahan yang sering terjadi pada metode manual. Dengan aplikasi HRM, efisiensi operasional meningkat secara dramatis, membuat proses kerja lebih cepat dan akurat.
Aplikasi HRM memungkinkan pengelolaan data karyawan secara menyeluruh. Fitur-fitur yang disediakan mencakup manajemen absensi, penggajian, dan informasi kinerja. Semua data tersimpan dengan rapi dan mudah diakses kapan saja dibutuhkan. Dengan aplikasi ini, efisiensi operasional dapat meningkat hingga 81%, yang merupakan kontribusi besar bagi pertumbuhan perusahaan.
Menggunakan aplikasi HRM membawa perubahan positif yang nyata bagi perusahaan. Efisiensi operasional meningkat, dan pengolahan data menjadi lebih tepat. Dampaknya sangat besar terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan. Jadi, apakah Anda siap untuk melakukan revolusi dalam manajemen SDM dengan aplikasi HRM? Investasikan dalam teknologi ini dan rasakan sendiri transformasinya.
Jenis Software HRM Berdasarkan Tujuan Penggunaannya
Memilih software HRM yang tepat adalah langkah krusial untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen SDM di perusahaan Anda. Tiga jenis HR system utama yang perlu dipertimbangkan adalah Human Resource Information System (HRIS), Human Resource Management System (HRMS), dan Human Capital Management (HCM). Masing-masing memiliki fitur dan manfaat yang unik dan berbeda untuk berbagai kebutuhan perusahaan.
1. Human Resource Information System (HRIS)
Seperti namanya, Human Resource Information System (HRIS) berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional administrasi manajemen sumber daya manusia. Jenis software ini memastikan bahwa semua proses bisnis berjalan seefisien mungkin, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sistem HRIS sangat cocok bagi perusahaan yang membutuhkan manajemen data yang efektif tanpa banyak kerumitan, karena memungkinkan pengaturan data karyawan dan kehadiran dengan mudah.
Keuntungan menggunakan HRIS:
- Otomatisasi Pelacakan Kehadiran: Tim HR perusahaan dapat otomatis melacak kehadiran karyawan secara real-time melalui satu aplikasi.
- Identifikasi Masalah Absensi: Membantu mengidentifikasi masalah absensi dengan cepat dan meningkatkan akurasi penggajian.
- Manajemen Data yang Efisien: Dirancang untuk mengelola informasi dasar SDM secara efisien, menawarkan solusi sederhana untuk tugas-tugas rutin seperti pelacakan kehadiran, pengelolaan data pribadi karyawan, dan penggajian.
Bayangkan jika perusahaan Anda terus mengandalkan metode manual dalam rostering kehadiran karyawan dan penggajian. Selain risiko terjadinya human error, ada kemungkinan karyawan melakukan kecurangan. Dengan HRIS software, masalah ini dapat diatasi dengan fitur-fitur canggih seperti:
- Sistem Kehadiran dengan Teknologi Face Recognition dan GPS Tracking
- Manajemen Rostering dan Shift yang Dinamis
- Manajemen Payroll
- Approval Izin dan Cuti dengan Notifikasi Tindak Lanjut
- Reimbursement Karyawan
- Database Karyawan
- Layanan Mandiri Karyawan (Employee Self-Service)
HRIS sangat esensial untuk dimiliki segala jenis perusahaan terlepas dari industrinya karena fitur-fiturnya yang dapat diandalkan. Jika Anda sudah lelah dengan banyaknya karyawan yang mencuri jam kerja atau kesalahan dalam proses penggajian, HRIS adalah solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan semua proses manajemen SDM berjalan lancar dan akurat.
2. Human Resource Management System (HRMS)
Human Resource Management System (HRMS) adalah jenis software hr manajemen yang lebih canggih yang membantu organisasi mengelola data karyawan serta proses HR utama seperti rekrutmen, penggajian, tunjangan, pelatihan, dan evaluasi kinerja. HRMS mirip dengan sistem HRIS karena mencakup area inti HR yang sama. Namun, ada beberapa perbedaan utama.
Software HRMS menawarkan kemampuan yang lebih besar untuk mengotomatisasi tugas-tugas HR di seluruh siklus hidup karyawan, sementara sistem HRIS lebih fokus pada mengatasi masalah tim HR terkait entri data dan manajemen data.
Karena fungsionalitasnya yang lebih canggih, HRMS umumnya merupakan jenis perangkat lunak manajemen HR yang paling mahal.
Keuntungan Menggunakan HRMS:
Menggunakan HRMS dapat memberikan banyak manfaat bagi tim HR. Berkat modul-modul yang saling terhubung, HRMS dapat mengotomatisasi banyak tugas administratif, mengurangi waktu yang perlu dihabiskan oleh staf Anda untuk tugas-tugas yang memakan waktu.
Manfaat lain dari penggunaan perangkat lunak HRMS meliputi:
- Praktik manajemen data yang lebih baik
- Pemantauan kepatuhan otomatis
- Peningkatan layanan mandiri karyawan
- Pengambilan keputusan yang lebih baik dari analitik data terintegrasi
3. Human Capital Management (HCM)
Manajemen Sumber Daya Manusia (HCM) memanfaatkan proses yang sama dengan HRIS dan mencakup pengelolaan talenta serta tenaga kerja. Solusi HCM menekankan pendekatan strategis dalam mengelola karyawan.
Beberapa area yang dicakup oleh perangkat lunak HCM meliputi:
- Pencarian talenta
- ATS (sistem pelacakan pelamar)
- Onboarding
- Manajemen talenta
- Pembangunan budaya
- Perencanaan jalur karier
- Pemetaan kompetensi
- Perencanaan suksesi
Keuntungan Menggunakan HCM:
Selain manfaat yang ditawarkan oleh HRIS, perangkat lunak HCM menyediakan data dan analitik yang dapat digunakan untuk merencanakan tujuan jangka panjang bisnis Anda. Manfaat lainnya termasuk:
- Pengambilan keputusan yang lebih baik berdasarkan data
- Peningkatan kepuasan karyawan
- Peningkatan tingkat retensi
- Perencanaan tenaga kerja yang lebih efisien
- Peningkatan budaya perusahaan
Solusi HCM memungkinkan Anda untuk melihat detail karyawan, termasuk rencana cuti mereka, memberikan wawasan yang mendalam untuk pengelolaan sumber daya manusia yang lebih efektif.
Jenis Software HRM Berdasarkan Paket dan Lokasi Penyimpanan Data
Jadi, memilih software HRM harus disesuaikan dengan paket dan tempat penyimpanan datanya. Ada beberapa opsi, mulai dari yang disimpan di perusahaan (on-premise) hingga cloud.
1. On-premise HRM
On-premise HRM adalah sistem manajemen sumber daya manusia yang datanya disimpan di server perusahaan Anda sendiri. Solusi ini ideal untuk organisasi yang memerlukan tingkat privasi dan keamanan data yang sangat ketat.
Dengan on-premise HRM, perusahaan memiliki kontrol penuh atas data mereka, termasuk bagaimana data tersebut dikelola, disimpan, dan diamankan.
Ini memastikan bahwa informasi sensitif tidak dapat diakses oleh pihak ketiga tanpa izin, memberikan rasa aman yang lebih besar bagi perusahaan yang menangani data karyawan dalam jumlah besar atau yang bekerja di industri dengan regulasi ketat mengenai privasi data.
2. Cloud-based HRM
Sebaliknya, HRM berbasis cloud menawarkan kemudahan akses dari mana saja dan kapan saja. Dengan penyimpanan data di cloud, perusahaan tidak perlu terus-menerus mengkhawatirkan infrastruktur IT yang kompleks dan biaya pemeliharaan yang tinggi.
Solusi ini memungkinkan karyawan dan manajer HR untuk mengakses informasi penting melalui internet, menggunakan berbagai perangkat seperti komputer, tablet, atau smartphone.
Fleksibilitas ini sangat menguntungkan bagi perusahaan dengan tim yang bekerja secara remote atau yang memiliki beberapa lokasi operasional. Selain itu, penyedia layanan cloud biasanya menawarkan pembaruan otomatis dan fitur keamanan canggih yang selalu diperbarui untuk melindungi data.
3. HRM dengan Model Subscription on Cloud
HRM dengan model subscription on cloud memberikan fleksibilitas ekstra untuk bisnis, memungkinkan mereka untuk menyesuaikan fitur sesuai kebutuhan spesifik mereka.
Model langganan ini cocok untuk perusahaan yang dinamis dan mengalami perubahan cepat, karena memungkinkan mereka untuk menambahkan atau mengurangi fitur sesuai dengan pertumbuhan dan kebutuhan bisnis tanpa investasi awal yang besar.
Dengan model ini, perusahaan dapat mengakses teknologi HR terbaru dengan biaya bulanan yang terjangkau, yang mencakup pembaruan rutin dan dukungan teknis.
Ini membuatnya ideal untuk perusahaan yang ingin tetap kompetitif dan responsif terhadap perubahan pasar tanpa beban biaya infrastruktur IT tradisional.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Software HRM
Memilih software HRM yang cocok sangat penting untuk memaksimalkan fungsi HR. Perhatikan semua faktor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, termasuk tujuan dan kebutuhan khusus.
1. Kebutuhan Perusahaan
Software HRM harus disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Setiap perusahaan memiliki karakteristik yang berbeda, tergantung pada industrinya, jumlah karyawan, dan proses HR yang digunakan. Memahami kebutuhan ini sangat penting untuk memilih software yang tepat. Misalnya, perusahaan di industri manufaktur mungkin memerlukan fitur pelacakan waktu yang lebih rinci dibandingkan dengan perusahaan di sektor layanan.
2. Skala Bisnis
Ukuran bisnis Anda juga memengaruhi pilihan software HRM. Perusahaan kecil hingga menengah memerlukan software yang dapat berkembang bersama pertumbuhan bisnis mereka. Software yang fleksibel dan skalabel memungkinkan perusahaan menambahkan fitur tambahan saat mereka berkembang. Di sisi lain, perusahaan besar mungkin memerlukan solusi yang lebih kompleks dan terintegrasi dengan berbagai sistem lain untuk mengelola volume data yang besar dan proses HR yang lebih rumit.
3. Anggaran dan Biaya
Anggaran perusahaan adalah faktor penting dalam memilih software HRM. Pilihlah software yang menawarkan fleksibilitas dalam metode pembayaran, seperti opsi pembayaran bulanan atau tahunan, untuk menghindari beban finansial yang berlebihan. Selain itu, pastikan bahwa investasi dalam software HRM memberikan nilai yang sebanding dengan biayanya, dengan mempertimbangkan manfaat jangka panjang yang akan diperoleh perusahaan.
4. Kemudahan Penggunaan dan Implementasi
Kemudahan penggunaan dan implementasi adalah faktor krusial lainnya. Pilihlah software yang user-friendly dan mudah diterapkan di lingkungan kerja Anda. Software yang intuitif akan mengurangi kurva pembelajaran bagi karyawan, memungkinkan mereka untuk cepat beradaptasi dan tetap produktif selama masa transisi. Pastikan juga bahwa software tersebut menyediakan dukungan pelatihan dan layanan pelanggan yang baik untuk membantu mengatasi masalah yang mungkin timbul selama implementasi dan penggunaan sehari-hari.
Tren Terbaru dalam Pengembangan Software HRM
Dalam beberapa tahun terakhir, banyak inovasi baru telah diperkenalkan dalam software HRM dengan tujuan membuat pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan menjadi lebih efisien dan responsif terhadap kebutuhan bisnis yang terus berkembang.
1. Integrasi dengan Teknologi AI dan Machine Learning
Teknologi AI dan machine learning telah menjadi elemen penting dalam HRM modern. Teknologi ini membantu dalam pengambilan keputusan berbasis data, prediksi tren karyawan, dan peningkatan proses rekrutmen. Dengan AI, perusahaan dapat memperoleh wawasan mendalam dan mengotomatisasi berbagai tugas rutin, seperti penyaringan kandidat dan manajemen kinerja, sehingga tim HR dapat fokus pada tugas strategis yang lebih kompleks.
2. Aksesibilitas Mobile dan Dukungan Kerja Jarak Jauh
Kerja jarak jauh kini semakin populer, dan software HRM telah beradaptasi untuk mendukung tren ini dengan menyediakan aksesibilitas mobile. Dengan fitur ini, staf HR dapat mengelola data karyawan dari mana saja, kapan saja. Teknologi ini sangat penting di era kerja remote, memungkinkan HR untuk tetap efektif dalam menjalankan tugas mereka meskipun tidak berada di kantor fisik.
3. Analitik Data untuk Keputusan Strategis
Analitik data dalam HRM sangat penting untuk pengambilan keputusan strategis. Dengan data analytics, HR dapat memantau kinerja karyawan, mengidentifikasi tren dan pola perilaku karyawan, serta membuat keputusan berbasis data yang lebih akurat. Integrasi ini menawarkan visualisasi data yang jelas dan mudah dipahami, memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat dalam berbagai aspek manajemen sumber daya manusia.
Inovasi-inovasi ini menjadikan software HRM alat yang lebih efektif dan canggih, memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional, memaksimalkan produktivitas karyawan, dan tetap kompetitif dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
Kesimpulan
Pemilihan jenis software HRM yang sesuai harus disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan meliputi ukuran perusahaan, kompleksitas kebutuhan HR, dan anggaran yang tersedia.
Sebagai solusi yang komprehensif, Total menawarkan software HRM dengan fitur-fitur lengkap yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Solusi ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur jadwal kerja karyawan dengan efisien, mulai dari penentuan shift kerja, penjadwalan libur, hingga perubahan jadwal lainnya dengan cepat dan mudah.
Dengan Total, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia dan menghindari konflik jadwal yang bisa mengganggu produktivitas. Software HRM ini memudahkan HR dalam menjalankan tugas-tugasnya berkat fitur-fitur yang lengkap dan mudah digunakan.
Anda juga dapat mencoba demo gratis untuk mengevaluasi kebutuhan bisnis Anda secara menyeluruh dan memastikan bahwa software ini memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
