Inventory management SOP atau standar operasional prosedur pengelolaan inventaris, merujuk pada serangkaian aturan dan prosedur yang ditetapkan oleh sebuah perusahaan untuk mengelola stok barang yang dimiliki. SOP ini dirancang untuk memastikan bahwa persediaan barang selalu tersedia dalam jumlah yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat.
Manfaat dari implementasi SOP manajemen inventaris ini sangat penting bagi bisnis. SOP ini membantu meminimalkan risiko kekurangan stok sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu dan mempertahankan reputasi yang baik. Dengan mengontrol persediaan secara efisien, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan yang berlebihan. Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai inventory management SOP untuk kelola inventaris.
Daftar Isi
Apa itu Inventory Management System?
Inventory Management System (IMS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola dan mengendalikan semua aspek terkait persediaan dalam sebuah bisnis. IMS melibatkan penggunaan teknologi dan perangkat lunak khusus yang memungkinkan perusahaan untuk melacak, mengontrol, dan mengoptimalkan persediaan mereka dengan lebih efisien.
IMS menggabungkan berbagai fungsi, termasuk pemantauan persediaan, pengadaan barang, pengiriman, pengeluaran, dan pelacakan inventaris. Sistem ini secara otomatis memperbarui dan mengelola data inventaris secara real-time, memberikan informasi yang akurat tentang jumlah stok yang tersedia, lokasi penyimpanan. Salah satu keunggulan utama dari sistem ini adalah kemampuannya untuk mengurangi kesalahan dan kerugian yang terkait dengan pengelolaan persediaan secara manual.
Sistem ini meminimalkan risiko kekurangan stok atau kelebihan persediaan, membantu perusahaan menghindari biaya penyimpanan berlebihan, kerugian karena kedaluwarsa atau kerusakan barang, serta mengoptimalkan aliran kas dengan mengurangi investasi yang tidak perlu dalam persediaan. Selain itu, IMS juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan perencanaan yang lebih baik, dengan memberikan analisis dan laporan terperinci tentang kinerja inventaris.
Manfaat Inventory Management System untuk Bisnis
Sistem inventory management memberikan sejumlah manfaat yang signifikan bagi bisnis. IMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien. Sistem ini memberikan visibilitas yang akurat tentang jumlah stok yang tersedia, lokasi penyimpanan, dan histori pengadaan dan penjualan. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan re-ordering, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, dan mengurangi biaya penyimpanan yang berlebihan.
Selanjutnya, software inventory membantu perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan memiliki informasi yang akurat tentang persediaan, perusahaan dapat memberikan perkiraan waktu pengiriman yang lebih tepat dan memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu. Ini membantu membangun kepercayaan pelanggan dan meningkatkan layanan pelanggan secara keseluruhan.
IMS juga membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan yang lebih baik. Dengan analisis dan laporan yang tersedia pada sistem ini, perusahaan dapat mengidentifikasi tren permintaan, melacak kinerja inventaris hingga mengoptimalkan strategi pengadaan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi risiko kelebihan persediaan atau kekurangan stok, menghindari biaya yang tidak perlu, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Tahapan Inventory Management SOP
Tahapan SOP inventarisasi manajemen, atau standar operasional prosedur pengelolaan inventaris, merupakan serangkaian langkah yang harus diikuti dalam mengimplementasikan dan menjalankan SOP tersebut. Proses ini tercipta untuk memastikan efektivitas dan konsistensi dalam pengelolaan inventaris perusahaan. Tahapan ini melibatkan langkah-langkah yang berkaitan dengan pengumpulan data, analisis, perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan. Berikut beberapa tahapan dari inventory management SOP:
Menerima barang dan suplai
Salah satu tahapan penting dalam manajemen inventory SOP adalah proses penerimaan barang dan suplai. Tahap ini melibatkan tindakan menerima, memeriksa, dan mencatat barang baru yang tiba di gudang atau tempat penyimpanan perusahaan. Langkah penerimaan melibatkan penerimaan fisik barang. Tim yang bertanggung jawab akan memeriksa kondisi fisik barang, memverifikasi jumlah yang sesuai dengan pesanan, serta memastikan kecocokan dengan informasi yang tercantum pada faktur.
Hal ini penting untuk mengidentifikasi dan menangani masalah seperti kerusakan, cacat, atau kesalahan pengiriman dengan segera. Selanjutnya, langkah berikutnya adalah memeriksa dan memverifikasi kualitas barang. Ini melibatkan pengecekan kualitas, label, nomor seri, tanggal kadaluarsa, dan atribut penting lainnya yang terkait dengan produk. Proses ini memastikan bahwa barang yang perusahaan terima sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan perusahaan.
Setelah itu, langkah pencatatan dilakukan. Penerimaan barang harus dicatat secara akurat dalam sistem atau catatan inventaris. Informasi yang perlu perusahaan catat mencakup jumlah barang, detail produk, nomor seri, tanggal penerimaan, dan sumber suplai. Pencatatan yang cermat memungkinkan perusahaan untuk memiliki rekam jejak yang akurat tentang inventaris dan mempermudah pelacakan barang di masa depan.
Inventory management SOP Langkah dan kontrol barang
Langkah dan kontrol barang adalah tahapan penting dalam inventory management SOP yang melibatkan langkah-langkah untuk memantau, mengontrol, dan menjaga kualitas serta kelangsungan persediaan barang perusahaan. Mengawali proses tersebut, langkah pertama yang dilakukan adalah perusahaan perlu menetapkan parameter yang jelas untuk mengontrol persediaan, seperti tingkat stok minimum dan maksimum yang diizinkan, lead time pengadaan, serta metode penghitungan dan penilaian persediaan.
Parameter ini membantu dalam mengatur proses pengadaan, mencegah kekurangan stok, dan menghindari persediaan yang berlebihan. Kemudian, pemantauan dan pengawasan persediaan secara berkala. Ini melibatkan pemantauan secara teratur terhadap jumlah stok, pergerakan barang, dan rotasi persediaan. Dengan memantau persediaan, perusahaan dapat mengidentifikasi pola permintaan, mengurangi risiko kekurangan stok atau barang yang terlalu lama berada di gudang.
Selain pemantauan, kontrol fisik dan administrasi juga penting dalam langkah dan kontrol barang. Proses kontrol fisik melibatkan penghitungan fisik stok secara berkala untuk memastikan konsistensi antara catatan inventaris dan persediaan aktual. Sedangkan, kontrol administrasi melibatkan pembaruan data inventaris secara teratur, pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang dengan akurat, serta pelacakan nomor seri atau atribut khusus lainnya yang terkait dengan produk.
Penjadwalan dan rotasi
Tahapan ini bertujuan untuk memastikan ketersediaan barang yang cukup, mencegah barang kadaluarsa atau rusak, serta mengoptimalkan penggunaan persediaan perusahaan. Langkah penjadwalan melibatkan perencanaan pengadaan barang berdasarkan kebutuhan dan permintaan yang teridentifikasi. Perusahaan perlu menentukan jadwal pengadaan yang memperhitungkan faktor seperti waktu pengiriman, lead time, dan pola permintaan.
Selanjutnya, langkah rotasi persediaan sangat penting agar dapat memastikan bahwa barang yang lebih lama berada di persediaan digunakan terlebih dahulu. Proses rotasi ini dilakukan dengan menggunakan metode First-In-First-Out (FIFO) atau metode lain yang sesuai dengan jenis barang yang dimiliki perusahaan. Dengan melakukan rotasi persediaan, perusahaan dapat mengurangi resiko barang kadaluarsa atau rusak yang dapat mengakibatkan kerugian.
Selain itu, dalam tahap penjadwalan dan rotasi, perusahaan juga perlu mempertimbangkan faktor seperti kapasitas penyimpanan yang tersedia, kebutuhan pelayanan pelanggan, dan kebijakan pengadaan yang telah perusahaan tetapkan. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan persediaan, menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan, dan memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu.
Keamanan fasilitas penyimpanan
Keamanan fasilitas penyimpanan berfokus pada menjaga keamanan dan integritas persediaan barang di tempat penyimpanan perusahaan. Tahapan ini melibatkan langkah-langkah agar dapat mencegah kerusakan, kehilangan, atau pencurian barang serta memastikan kondisi lingkungan yang sesuai untuk menjaga kualitas persediaan.
Langkah awal dalam keamanan fasilitas penyimpanan adalah membangun sistem keamanan yang memadai. Ini termasuk penggunaan peralatan pengaman seperti kamera pengawas, sistem alarm, dan penguncian yang kuat pada pintu dan akses masuk. Sistem keamanan yang baik memberikan perlindungan terhadap risiko pencurian dan akses tidak sah ke persediaan.
Selanjutnya, langkah penting lainnya adalah membatasi akses ke fasilitas penyimpanan hanya kepada personel yang berwenang. Ini dapat tercapai melalui penggunaan kartu akses, kode keamanan, atau pengawasan ketat terhadap siapa yang diperbolehkan masuk ke area penyimpanan. Dengan membatasi akses, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan barang dan menciptakan kontrol yang lebih baik terhadap persediaan.
Pengiriman produk
Pengiriman produk adalah tahapan krusial dalam inventory management SOP yang melibatkan proses persiapan, verifikasi, dan pengiriman barang kepada pelanggan atau pihak yang berwenang. Tahapan ini memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan, dalam kondisi yang baik, dan mencerminkan standar kualitas perusahaan.
Langkah awal dalam pengiriman produk adalah persiapan barang. Tim yang bertanggung jawab akan mempersiapkan barang dengan memeriksa kembali kondisi fisik, kualitas, dan jumlah barang yang akan dikirim. Ini melibatkan pengecekan agar memastikan bahwa barang yang akan perusahaan kirim sesuai dengan pesanan pelanggan sehingga memenuhi standar kualitas yang telah perusahaan tetapkan.
Selanjutnya, langkah verifikasi menjadi penting dalam tahapan ini. Tim yang bertugas akan memeriksa kembali rincian pesanan, alamat pengiriman, dan instruksi khusus yang terkait dengan pengiriman. Tujuan dari verifikasi ini adalah agar dapat memastikan bahwa pengiriman berjalan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, meminimalkan risiko kesalahan pengiriman hingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
Cara Menyimpan Inventaris yang Akurat di Pusat Distribusi
Menyimpan inventaris yang akurat di pusat distribusi merupakan langkah penting dalam mengelola persediaan dengan efisien. Dengan memiliki sistem penyimpanan yang teratur dan akurat, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang yang tepat, mencegah kekurangan atau kelebihan stok. Kemudian, ini dapat meningkatkan kinerja operasional secara keseluruhan. Oleh karena itu, langkah awal adalah melakukan identifikasi dan penandaan yang jelas pada setiap barang yang masuk ke pusat distribusi.
Kegiatan ini meliputi penggunaan kode produk, label, atau nomor seri yang unik untuk setiap barang. Dengan melakukan identifikasi yang jelas, perusahaan dapat dengan mudah melacak dan mengidentifikasi setiap item dalam inventaris. Selanjutnya, perusahaan perlu mengadopsi sistem penyimpanan yang terorganisir dan sesuai dengan karakteristik barang. Pemilihan rak, palet, atau tempat penyimpanan yang tepat memainkan peran penting dalam memaksimalkan penggunaan ruang.
Selain itu, perusahaan perlu melakukan penghitungan stok secara teratur agar memastikan akurasi inventaris. Hal ini melibatkan penghitungan fisik terhadap jumlah stok yang ada dengan membandingkannya dengan catatan inventaris yang ada. Penggunaan software stok barang dengan pelacakan otomatis atau teknologi barcode juga dapat membantu dalam mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi penghitungan stok.
Kesimpulan
Dalam pengelolaan inventaris, inventory management SOP membantu perusahaan untuk menjaga keakuratan, efisiensi, dan kualitas persediaan barang. Melalui penerapan SOP yang terstruktur, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan persediaan, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, mengurangi risiko kerugian, dan meningkatkan kinerja operasional secara keseluruhan.
Dengan menggunakan sistem inventory Total ERP, perusahaan akan mendapatkan manfaat seperti pemantauan inventaris secara real-time, pelacakan persediaan yang lebih baik, dan pengelolaan yang terintegrasi antara departemen dan lokasi. Sistem ini juga menyediakan fitur-fitur lengkap untuk mengoptimalkan proses pengadaan, penjualan, dan pengiriman barang. Unduh skema harga untuk mengetahui biaya dari layanan ini. Jangan lupa coba demo gratisnya!
