Tips Mengoptimalkan Inventory Management Coffee Shop

Pelaku usaha kecil maupun besar yang mengoperasikan kafe atau restoran masih banyak yang menggunakan sistem manual. Hal ini dapat menjadi tantangan, terutama untuk urusan bisnis Anda. Karena itu Anda perlu melakukan  pengelolaan persediaan yang baik dengan menggunakan coffee shop inventory management. Sistem inventaris ini akan memberikan perubahan operasional pada bisnis Anda.

Inventory management yang baik dalam industri makanan dan minuman merupakan suatu keharusan. Hal ini akan menjadi salah satu faktor penentu apakah Anda akan memiliki pelanggan setia yang banyak atau kehilangan mereka. Sayangnya, tidak semua pelaku bisnis mengetahui cara mengelola persediaan dan stok makanan dengan baik menggunakan sistem restoran. Oleh karena itu, bagi mereka yang masih bingung, berikut adalah 10 tips untuk mengelola persediaan di kafe Anda: 

Apa itu Inventory Management Coffee Shop?

Sistem manajemen inventaris F&B merupakan sebuah sistem yang akan memperhatikan semua kebutuhan di dapur dan kafe dengan tujuan untuk mencegah terjadinya kekurangan bahan baku atau pemborosan karena stok yang berlebihan. Hal ini melibatkan pemantauan terhadap jumlah dan ketersediaan bahan baku seperti biji kopi, susu, gula, dan bahan-bahan lainnya.

Selain itu, sistem ini juga dapat membantu untuk memastikan bahwa toko memiliki persediaan yang cukup, menghindari kekurangan bahan baku yang dapat mengganggu kelancaran operasional, serta menghindari pemborosan karena persediaan yang berlebihan. Manajemen inventaris yang efektif akan membantu toko kopi mengoptimalkan efisiensi operasional dan memberikan pengalaman yang konsisten bagi para pelanggan.

Alasan Pentingnya Inventory Management Coffee Shop

Inventory management merupakan prosedur yang umumnya perusahaan gunakan untuk memantau persediaan dan bahan yang tersedia secara real-time. Selain itu, coffee shop inventory management  juga membantu pemilik usaha untuk melakukan pemesanan dan persediaan yang lebih ekonomis. Sistem ini juga membantu mengawasi inventory coffee shop Anda dengan cermat sehingga memungkinkan kafe Anda untuk mencapai tujuan. Misalnya, memantau kesehatan bisnis dengan lebih baik.

10 Tips Mengoptimalkan Inventory Management Coffee Shop

Dalam mengoptimalkan manajemen inventory coffee shop terdapat 10 tips yang dapat membantu Anda mencapai tujuan dengan lebih efisien. Memiliki persediaan bahan baku yang tepat dan memastikan ketersediaan yang cukup merupakan faktor kunci dalam menjaga kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan. Berikut adalah 10 tips untuk mengoptimalkan manajemen inventaris di bisnis Anda:

1. Mengklasifikasikan stok

Anda dapat mengklasifikasikan inventaris Anda ke dalam tiga kategori: Berdasarkan tujuan inventaris, penyimpanan, dan siklus. Makanan, minuman, rempah-rempah, dan peralatan makan adalah jenis inventaris yang perlu dikelompokkan berdasarkan tujuan mereka. Selanjutnya, inventaris dapat dikelompokkan berdasarkan cara penyimpanannya.

Misalnya seperti dalam kulkas untuk sayuran, buah-buahan, kaleng, dan makanan yang perlu disimpan dingin. Selain itu, dalam freezer untuk makanan beku, daging, dan ikan. Terakhir, inventaris dapat dikategorikan menjadi siklus cepat, seperti makanan dan minuman serta siklus lambat, seperti peralatan makan dan juga furniture seperti meja dan kursi.

2. Lengkapi data stok saat inventory management di coffee shop

Untuk mempermudah pengelolaannya, Anda harus mencatat basis data inventaris dengan sebaik mungkin. Langkah pertama yang dapat perusahaan lakukan adalah mengklasifikasikannya. Setelah Anda memiliki data tersebut, Anda dapat melanjutkan dengan menghitung dan mengatur inventaris Anda. Gunakanlah sistem inventaris untuk menyederhanakan pengelolaan inventaris. Software inventory ini akan membantu Anda dalam melacak dan mengatur inventaris dengan lebih mudah dan efisien.

3. Memperkirakan persediaan

Perusahaan harus melakukan prediksi stok ketika Anda mengelola coffee shop inventory. Saat melakukannya, hindari hanya mengandalkan perkiraan semata mengenai kebutuhan Anda. Lebih baik periksa database Anda untuk memperkirakan dengan lebih akurat apa yang paling Anda perlukan dan apa yang tidak. Dengan demikian, Anda akan memperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang seberapa besar jumlah stok yang akan dibutuhkan pada periode selanjutnya. 

4. Merapikan stok saat inventory management di coffee shop

Mengalami kerugian dalam bisnis coffee shop merupakan suatu hal yang tidak perusahaan inginkan. Salah satu penyebabnya adalah manajemen inventory yang buruk. Untuk menghindari hal tersebut, penting untuk tidak mencampuradukkan stok saat mengelola inventaris. Sebagai contoh, jika Anda membeli susu padahal masih ada stok yang tersisa, sebaiknya pisahkan susu-susu tersebut ke tempat yang berbeda. Hal ini karena kedua susu tersebut memiliki tanggal kedaluwarsa yang berbeda.

5. Tetapkan staff untuk melacak inventaris

Apabila karyawan Anda secara teratur melakukan pencatatan inventaris, mereka akan dapat memahami pola-pola yang ada dalam inventaris khusus perusahaan Anda. Untuk memastikan keakuratan inventaris, penting untuk melatih karyawan secara menyeluruh mengenai prosedur yang harus Anda ikuti. Selain itu, menemukan karyawan yang kompeten sesuai dengan standar perusahaan, Anda dapat menggunakan sistem manajemen karyawan.

6. Menjaga jadwal yang konsisten

Tips ini sangat mudah untuk industri F&B lakukan, yaitu menjaga jadwal tetap konsisten. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dengan akurat seberapa banyak bahan yang perusahaan butuhkan dalam periode waktu tertentu. Dengan begitu, dapat mengatur persediaan dengan lebih tepat dan menghindari kelebihan atau kekurangan stok

7. Menerapkan metode FIFO dan FEFO

FIFO memiliki arti “First In – First Out” sedangkan FEFO memiliki arti “First Expired – First Out“. Dengan menggunakan kedua metode ini, Anda dapat mengurangi kerugian persediaan karena penggunaan ruang yang tidak efisien dan barang yang tidak dapat terjual. Tidak hanya itu, perusahaan juga dapat memastikan kualitas produk yang terjual tetap aman dan terjaga.

8. Menggunakan lembar catatan untuk mengurangi limbah makanan

Lembar ini berguna untuk mencatat bahan baku yang terbuang karena tidak terhitung sebagai bahan baku yang perusahaan gunakan dalam penjualan. Misalnya, ketika bahan baku tidak terpakai karena perubahan menu favorit pelanggan atau rusak. Selain itu, Catatan ini membantu mengatasi pemborosan bahan baku dan mempertimbangkan ulang saat melakukan restock. Catatan limbah makanan mencakup waktu, barang, jumlah atau berat, alasan pemborosan, dan inisial karyawan.

9. Memanfaatkan bahan baku 

Penting bagi industri F&B khususnya coffee shop untuk memanfaatkan bahan baku dengan efisien. Hal ini perusahaan lakukan agar operasional bisnis berjalan dengan lancar. Dengan memahami kebutuhan pelanggan, menjaga hubungan baik dengan pemasok, dan menggunakan sistem pengelolaan stok yang efisien. Kedai kopi dapat menghindari stok berlebihan atau kekurangan bahan baku.

10. Menggunakan inventory management dari Total pada coffee shop

Inventory management dari total pada coffee shop merupakan suatu kunci keberhasilan untuk meningkatkan efisiensi serta pengendalian persediaan. Total adalah sebuah sistem yang terancang khusus untuk mengelola inventaris dengan cara yang terorganisir dan efektif. Dengan menggunakan sistem inventaris dari Total, pemilik coffee shop dapat dengan mudah melacak persediaan bahan baku dan produk jadi. 

Tidak hanya itu, kelebihan lainnya juga menerima peringatan otomatis saat stok rendah, dan menghasilkan laporan yang membantu pengambilan keputusan. Dengan demikian, sistem ini membantu mengurangi risiko kehilangan stok, mencegah pembelian berlebihan, dan memastikan pengadaan barang sesuai permintaan pelanggan. Dengan kata lain, penerapan inventory management dari Total merupakan alat yang efektif untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris dalam kedai kopi. 

Kesimpulan

Dalam industri F&B lingkup yang besar, seperti coffee shop, bistro, restoran dan sebagainya. Pentingnya pengelolaan inventory yang terstruktur dan jelas. Jika Anda ingin meningkatkan keuntungan bisnis Anda, Anda perlu mempertimbangkan penggunaan software. Selain itu, mengevaluasi kembali hal-hal seperti harga menu dan biaya overhead. Maka itu, salah satu solusinya menggunakan software inventory management dari total pada bisnis Anda.

Dengan memutuskan penggunaan software, mengubah kebiasaan pengelolaan inventaris yang tidak efektif. Hadirnya Total sebagai solusi software inventaris untuk mengoptimalkan pengendalian stok. Kelebihan lainnya, fitur-fitur yang dapat terintegrasi dalam satu modul yaitu inventory management. Jika Anda tertarik untuk meningkatkan efisiensi dan operasional inventaris Anda, Anda dapat mencoba demo gratis sekarang!