ERP life cycle adalah serangkaian tahapan yang harus dilalui dalam siklus implementasi sebuah sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Tahapan ini meliputi perencanaan, pengembangan, implementasi, pemeliharaan, dan pembaruan sistem ERP. Tahap perencanaan ini secara umum melibatkan identifikasi kebutuhan bisnis, pemilihan vendor ERP, hingga perencanaan anggaran. Sedangkan, tahap pengembangan melibatkan pembuatan software ERP dengan memperhatikan kebutuhan bisnis yang telah perusahaan tetapkan.
Lalu, tahap implementasi yang melibatkan pengenalan sistem ERP ke dalam operasi bisnis dan pelatihan pengguna. Dan yang terakhir, tahap pemeliharaan melibatkan pemantauan kinerja sistem dan perbaikan bila terjadi masalah. Tahap pembaruan melibatkan pemutakhiran sistem ERP dengan teknologi dan fitur terbaru. ERP life cycle ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola sistem ERP mereka secara efektif dan memaksimalkan nilai bisnis dari investasi teknologi informasi. Untuk penjelasan yang lebih detail terkait ERP life cycle, silakan simak artikel dibawah ini:
Daftar Isi
Apa itu ERP Life Cycle?
ERP life cycle adalah suatu pendekatan yang bertujuan untuk mengelola sistem Enterprise Resource Planning (ERP) di suatu perusahaan. Sistem ini adalah sebuah sistem yang terintegrasi dan dapat membantu perusahaan dalam mengelola berbagai aspek bisnis. Berbeda dengan ERP waterfall, ERP life cycle terdiri dari serangkaian tahapan yang akan perusahaan lakukan mulai dari melihat kebutuhan sumber daya dan waktu perusahaan, analisis GAP, perencanaan proyek, pelatihan pengguna, pengembangan sistem ERP.
Dengan mengikuti tahapan dalam ERP life cycle dengan baik, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem ERP mereka dapat berfungsi dengan baik dan memberikan manfaat yang diinginkan sehingga dapat membantu meningkatkan efisiensi dan kinerja bisnis secara keseluruhan. Oleh karena itu, implementasi ERP merupakan langkah yang tepat, baik perusahaan kelas besar maupun UMKM.
Selain itu, ERP life cycle lebih berfokus pada integrasi sistem dan proses bisnis. Oleh karena itu, Implementasi ERP merupakan langkah yang tepat baik perusahaan kelas besar maupun UMKM. ERP life cycle juga memiliki tahap pembaruan yang penting karena sistem ERP harus terupdate secara berkala untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang.
Manfaat ERP Life Cycle
ERP life cycle memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan dalam mengelola software ERP perusahaan dengan efektif dan efisien. Dengan mengikuti tahapan dalam ERP life cycle, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem ERP mereka dirancang dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi bisnis mereka sehingga dapat memberikan manfaat yang optimal.
Selain itu, ERP life cycle juga dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang mungkin terjadi selama pengembangan dan implementasi sistem ERP, sehingga dapat meminimalkan risiko dan biaya yang terkait dengan kegagalan sistem.
Langkah-langkah dalam Menerapkan ERP Life Cycle
ERP life cycle adalah serangkaian tahapan yang harus dilalui dalam siklus hidup sebuah sistem ERP. Tahapan ini meliputi perencanaan, analisis kebutuhan, pemilihan vendor, pengembangan perangkat lunak, pelatihan pengguna, implementasi, pemeliharaan. Implementasi ERP yang sukses dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka serta mengoptimalkan pengambilan keputusan bisnis.
Namun, untuk mencapai hasil yang sukses, perusahaan harus mengikuti setiap tahapan ERP life cycle dengan hati-hati dan memperhatikan setiap detailnya. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki rencana kerja yang matang dan memilih vendor ERP yang tepat, mendapatkan masukan dari ERP consultant, serta memastikan bahwa staf yang terlibat dalam implementasi telah terlatih dan memahami prosesnya dengan baik.
Melihat kebutuhan sumber daya dan waktu perusahaan
Melihat kebutuhan sumber daya dan waktu perusahaan adalah langkah penting dalam menerapkan sistem ini. Sebelum memulai implementasi, perusahaan harus menentukan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek implementasi ERP, termasuk keterlibatan staf, spesialis teknis, dan anggaran yang dibutuhkan. Selain itu, perusahaan juga harus mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tahap dari sistem ini.
Dalam melihat kebutuhan sumber daya dan waktu perusahaan, perusahaan harus mempertimbangkan kemampuan staf internal untuk terlibat dalam proyek implementasi dan apakah mereka membutuhkan bantuan konsultan ERP eksternal. Perusahaan juga harus mempertimbangkan sumber daya teknis yang akan perusahaan perlukan untuk mengelola infrastruktur TI dan memastikan bahwa mereka tersedia selama seluruh tahapan implementasi.
Analisis GAP
Pada tahap ini, perusahaan melakukan analisis perbandingan antara proses bisnis yang ada dengan fitur yang tersedia pada sistem ERP yang akan perusahaan pilih. Dalam analisis GAP, perusahaan harus menemukan perbedaan antara proses bisnis yang ada dan fitur yang tersedia pada sistem ERP yang akan terpakai. Hasil dari analisis ini kemudian akan berguna untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perubahan atau penyesuaian dalam proses bisnis yang ada agar dapat berintegrasi dengan sistem ERP.
Analisis GAP sangat penting untuk memastikan bahwa sistem ERP yang akan terpakai dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan secara optimal. Jika perusahaan tidak melakukan analisis GAP dengan cermat, maka dapat mengakibatkan kesenjangan antara sistem ERP yang akan perusahaan pakai dan kebutuhan bisnis yang sebenarnya. Hal ini dapat menyebabkan implementasi ERP yang tidak efektif dan bahkan dapat berdampak pada kinerja bisnis keseluruhan.
Perencanaan proyek dengan ERP
Perencanaan proyek adalah langkah awal penting dalam menerapkan sistem ini. Pada tahap ini, perusahaan harus menentukan tujuan implementasi ERP dan ERP workflow, batasan proyek, dan jadwal implementasi yang realistis. Perusahaan harus merencanakan proyek secara cermat dengan melibatkan tim teknis dan bisnis, dan mengidentifikasi risiko dan tantangan yang mungkin terjadi selama implementasi.
Dalam perencanaan proyek, perusahaan harus mengidentifikasi sumber daya dan anggaran yang akan perusahaan butuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini meliputi mempertimbangkan biaya perangkat lunak, biaya implementasi, biaya pelatihan, biaya konsultan, dan biaya infrastruktur TI. Selain itu, perusahaan harus mempertimbangkan pendekatan implementasi yang tepat, termasuk apakah perusahaan akan menerapkan ERP secara bertahap atau secara keseluruhan.
Pelatihan mengenai ERP life cycle
Kegiatan ini dapat mencakup berbagai topik, mulai dari penggunaan dasar sistem ERP hingga pelatihan khusus untuk penggunaan modul tertentu atau fitur-fitur yang kompleks. Pelatihan yang baik harus dapat tersesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat keterampilan dari masing-masing staf perusahaan. Perusahaan harus melibatkan tim teknis dan bisnis dalam proses pelatihan dan memberikan pelatihan yang relevan dan bermanfaat bagi masing-masing departemen.
Hal ini dapat membantu staf memahami bagaimana sistem ERP dapat memperbaiki proses bisnis mereka dan meningkatkan kinerja keseluruhan perusahaan. Selain itu, perusahaan juga dapat mempertimbangkan untuk mengadakan pelatihan tambahan untuk staf yang bertanggung jawab untuk mendukung dan memelihara sistem ERP. Pelatihan ini dapat mencakup pemeliharaan dasar sistem, pemecahan masalah, dan peningkatan keterampilan teknis.
Pengembangan ERP
Setelah melalui tahap analisis kebutuhan dan perencanaan proyek, langkah selanjutnya dalam menerapkan ERP life cycle adalah pengembangan ERP. Tahap ini melibatkan tim teknis yang akan merancang, membangun, dan menguji sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan perusahaan. Tim teknis harus memastikan bahwa sistem yang mereka terapkan memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, termasuk fitur-fitur dan fungsionalitas yang perusahaan inginkan.
Selain itu, mereka juga harus memastikan bahwa sistem ERP dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah ada dan memenuhi standar keamanan dan privasi yang perusahaan butuhkan. Pengembangan ERP meliputi beberapa tahap, mulai dari merancang basis data hingga pengujian sistem secara menyeluruh. Tim teknis harus memastikan bahwa sistem ERP dapat terintegrasi dengan modul ERP lainnya dan dapat berjalan dengan lancar.
Implementasi ERP
Langkah selanjutnya dalam menerapkan ERP life cycle adalah implementasi ERP. Tahap ini melibatkan instalasi, konfigurasi, dan peluncuran sistem ERP yang sudah terkembangkan ke dalam lingkungan produksi perusahaan dengan memilih metode yang tepat, seperti ERP agile, waterfall dll.Pada tahap ini, perusahaan harus memastikan bahwa sistem ERP terimplementasikan dengan benar dan dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah ada.
Selain itu, perusahaan harus menyediakan pelatihan dan dukungan yang cukup kepada pengguna. Hal ini bertujuan agar mereka dapat memahami dan menggunakan sistem ERP dengan baik. Pengguna harus terlibat dalam proses implementasi sehingga mereka dapat memberikan umpan balik dan membantu memperbaiki sistem ERP yang ada.
Tahap operasional
Pada tahap ini, sistem ERP harus perusahaan jalankan dan terpelihara secara terus-menerus agar dapat berfungsi dengan baik dan memberikan manfaat yang akan perusahaan inginkan. Perusahaan harus menyediakan tim atau personil yang bertanggung jawab atas operasi dan pemeliharaan sistem ERP. Tim ini harus memiliki pengetahuan teknis yang cukup tentang sistem ERP dan dapat mengatasi masalah atau kesalahan yang muncul.
Selain itu, perusahaan harus melakukan pemantauan secara terus-menerus terhadap sistem ERP. Hal ini bertujuan agar memastikan bahwa sistem tersebut beroperasi dengan lancar dan memberikan manfaat yang perusahaan inginkan. Perusahaan harus menetapkan indikator kinerja kunci (KPI) untuk mengukur efisiensi dan efektivitas sistem ERP dan memantau KPI secara berkala. Perusahaan juga harus melakukan pemeliharaan teratur pada sistem ERP, termasuk perbaikan bug dan peningkatan fungsionalitas.
Kesimpulan
ERP life cycle merupakan suatu pendekatan yang penting untuk mengelola sistem ERP di perusahaan. Dengan memperhatikan tahapan dalam menerapkan ERP life cycle dengan baik, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem ERP mereka dapat berfungsi dengan baik, memberikan manfaat yang diinginkan, dan membantu meningkatkan efisiensi dan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Total ERP merupakan suatu solusi ERP yang dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan kinerja bisnis mereka. Dengan Total ERP, perusahaan dapat memperoleh manfaat seperti efisiensi operasional yang lebih tinggi, penghematan biaya, peningkatan produktivitas, dan visibilitas yang lebih baik atas proses bisnis mereka. Unduh skema harga untuk mengetahui biaya dari sistem ini. Jangan lupa coba demo gratisnya!
