Enterprise Resource Planning atau yang biasa dikenal sebagai ERP menjadi salah satu sistem yang wajib dimiliki perusahaan-perusahaan besar sekarang ini. Berkembangnya teknologi pada era ini telah menciptakan ERP, suatu sistem yang mengintegrasikan data seluruh departemen di perusahaan berskala besar. Contohnya, pada perusahaan retail PT. Sumber Alfaria Trijaya atau Alfamart yang sudah menggunakan ERP Alfamart.
Alfamart sendiri merupakan perusahaan retail produk minimarket dan swalayan yang sudah berkembang luas di seluruh Indonesia. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1989 dan fokus mengembangkan lini bisnis dengan produk makanan dan kebutuhan rumah tangga. Artikel ini akan membahas mulai dari peran, fitur, hingga manfaat implementasi ERP pada perusahaan retail seperti Alfamart.
Table Of Content
Peran ERP Alfamart pada Bisnis Retail
Bisnis retail membutuhkan peran ERP dalam memastikan kelancaran dari proses operasional. Proses-proses tersebut meliputi, pemesanan dari supplier, pencatatan barang masuk-keluar, dan distribusi barang. Perusahaan menggunakan ERP agar setiap proses menjadi sederhana dan efisien.
Tahapan pertama, yaitu penerimaan barang dan pemeriksaan fisik menggunakan Personal Digital Assistant (PDA) yang terhubung dengan komputer utama. Seluruh transaksi dan pengeluaran barang dengan cara scan menggunakan scanner di kasir sehingga tercatat dalam laporan penjualan harian dan sistem operasi komputer. Hal Ini membantu mencegah kecurangan dan mempercepat aktivitas bisnis.
Selain penerimaan barang dan pemeriksaan fisik, Alfamart juga melakukan pengendalian pada pengiriman dari Distribution Center (DC) menggunakan truk angkutan khusus. Saat toko menerima barang, toko melakukan pemeriksaan jumlah kontainer sesuai dengan faktur penerimaan barang. Kemudian, karyawan memulai untuk melakukan pengecekan fisik barang dagang.
Apabila terdapat barang rusak atau kesalahan jumlah barang, manajer toko akan segera mengembalikannya ke Distribution Center (DC). Barang yang telah karyawan periksa akan masuk ke dalam data komputer sebagai persediaan barang dagang. Barang-barang tersebut akan dipajang dan disusun di rak berdasarkan masa expire atau kadaluarsa.
Alfamart menerapkan sistem Point of Sales (POS) dalam pengendalian persediaan dengan menggunakan software akuntansi First Expired First Out (FEFO). Metode ini bertujuan untuk menjaga kualitas barang dagang di toko dan meningkatkan kinerja operasional. Dengan demikian, pelanggan dapat menikmati barang dagang yang berkualitas baik.
Fitur-fitur ERP Alfamart
ERP memiliki banyak fitur yang dapat Anda aplikasikan sesuai dengan jenis dan kebutuhan perusahaan. Bagi Alfamart, terdapat tiga fitur utama yang paling sering digunakan dalam sistem ERP, yaitu Customer Relation Manager (CRM), Inventory Management, dan Point of Sales. Berikut penjelasan selengkapnya mengenai ketiga fitur tersebut:
Customer Relation Manager (CRM)
CRM merupakan salah satu software retail yang penting untuk digunakan oleh perusahaan retail. Alfamart menggunakan CRM untuk memperoleh informasi pelanggan yang lebih lengkap dan terorganisir dengan baik. Data pelanggan seperti riwayat transaksi, preferensi, dan interaksi sebelumnya dapat perusahaan akses dengan mudah melalui CRM. Hal ini memungkinkan Alfamart untuk memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan dengan lebih baik.
Dengan adanya CRM, Alfamart dapat meningkatkan pengalaman pelanggan. Informasi dalam CRM memungkinkan Alfamart untuk memberikan penawaran yang lebih personal, rekomendasi produk yang relevan, dan layanan yang sesuai dengan preferensi pelanggan. Dengan cara ini, Alfamart dapat membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan dan meningkatkan tingkat loyalitas mereka.
Selain itu, CRM juga memungkinkan Alfamart untuk berkomunikasi dan berinteraksi secara efektif dengan pelanggan. Melalui CRM, Alfamart dapat mengirimkan informasi promosi, penawaran khusus, atau pemberitahuan tentang produk baru kepada pelanggan secara langsung melalui saluran komunikasi yang berbeda.
Inventory management
Inventory management atau pengelolaan persediaan perusahaan Alfamart gunakan untuk mengatur dan mengontrol stok barang dagang mereka. Dengan adanya sistem pengelolaan persediaan yang efisien, inventory control Alfamart memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu yang tepat, menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan, serta meminimalkan kerugian akibat barang rusak atau kedaluwarsa.
Pengelolaan persediaan yang baik memungkinkan Alfamart untuk menjaga tingkat stok yang optimal. Selain itu, proses pemantauan jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang secara cermat. Alfamart juga dapat secara otomatis merekam transaksi penjualan dan pembelian, memperbarui stok secara real-time, serta menghasilkan laporan yang memberikan informasi tentang tingkat persediaan, perputaran stok, dan analisis tren.
Melalui pengelolaan persediaan yang efektif, Alfamart dapat mengoptimalkan efisiensi operasional mereka. Mereka dapat menghindari kehilangan penjualan akibat kehabisan stok, mengurangi biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mengendalikan risiko kerugian akibat barang yang kadaluarsa atau rusak. Selain itu, Alfamart dapat membuat keputusan pembelian yang tepat waktu dan berdasarkan permintaan pelanggan serta tren pasar.
Point of Sales (POS)
Alfamart menggunakan sistem POS untuk beberapa tujuan. Pertama, POS memungkinkan pencatatan transaksi penjualan secara akurat dan efisien. Saat pelanggan membayar barang di kasir, item yang pelanggan beli akan terinput ke dalam sistem POS. Proses tersebut akan tercatat secara akurat jumlah barang yang terjual, harga, dan informasi terkait lainnya. Dengan adanya pencatatan ini, Alfamart dapat menghasilkan laporan penjualan harian, mingguan, atau bulanan untuk memonitor kinerja dan melakukan analisis penjualan.
Tak hanya itu, modul ini juga dapat mempermudah proses pembayaran. Sistem POS di Alfamart dapat menerima berbagai metode pembayaran seperti uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit. Dengan kemampuan untuk menerima berbagai metode pembayaran, pelanggan dapat memilih opsi yang paling nyaman bagi mereka. Selain itu, POS juga dapat menghitung total pembayaran secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan perhitungan dan mempercepat proses checkout di kasir.
POS juga memainkan peran penting dalam pengelolaan persediaan. Saat item di-scan atau terinput ke dalam sistem POS saat proses penjualan, stok barang akan secara otomatis masuk ke dalam cloud retail. Hal ini memungkinkan Alfamart untuk memantau stok barang dengan lebih akurat dan mencegah kehabisan stok atau kerugian akibat kelebihan persediaan.
Selain itu, POS juga dapat terintegrasi dengan sistem manajemen persediaan dan CRM. Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk memperoleh data yang terkait dengan penjualan, persediaan, dan informasi pelanggan dalam satu sistem terpusat. Hal ini menjadi strategi peningkatan omzet Alfamart dalam mengelola hubungan dengan pelanggan, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengoptimalkan strategi bisnis.
Manfaat Implementasi ERP pada Manajemen Bisnis Alfamart
Pentingnya ERP dalam setiap aspek operasional perusahaan retail seperti Alfamart, menunjukkan bahwa ERP merupakan aset bagi setiap perusahaan di era digital ini. Terlebih, ERP memberikan manfaat yang signifikan bagi bisnis retail. Berikut penjelasan lengkap akan manfaat implementasi ERP Alfamart:
Menekan pengeluaran biaya yang tidak perlu
Harga dari software ERP di Indonesia bervariasi. Biasanya, harga tersebut menyesuaikan dengan performa dan fitur dari ERP. Akan tetapi, dengan menggunakan ERP, perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang setimpal dengan biaya yang mereka keluarkan. Perusahaan Alfamart tidak perlu untuk mengeluarkan biaya untuk hal-hal, seperti biaya administrasi manual, biaya pengolahan data yang rumit, hingga biaya pengelolaan persediaan yang tidak terkendali.
Visibilitas data
Salah satu manfaat signifikan yang Alfamart rasakan pada implementasi ERP adalah akses data yang bebas dan dapat dibuka oleh setiap orang yang memiliki kepentingan. Hal ini akan membuat proses transmisi data berjalan dengan cepat dan mempermudah kolaborasi antar departemen di perusahaan.
Kualitas dan keamanan data yang terjaga
Data yang berkualitas dan keamanan data yang terjaga adalah manfaat menggunakan ERP. ERP menyediakan mekanisme dan kebijakan keamanan yang kokoh untuk melindungi data perusahaan dari akses yang tidak sah dan kerusakan. Melalui penggunaan langkah-langkah keamanan seperti enkripsi data, otentikasi pengguna, dan kontrol akses, ERP memastikan bahwa informasi di sistem tetap aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Kesimpulan
Sistem ERP menjadi solusi dalam mengembangkan dan melancarkan operasional perusahaan. Mulai dari pemesanan dari supplier, pencatatan barang masuk-keluar, hingga distribusi barang. Proses tersebut dibantu oleh fitur-fitur ERP, seperti CRM, Inventory Management, dan Point of Sales.
Di era bisnis retail digital ini, perusahaan besar seperti Alfamart membutuhkan sistem ERP. Salah satu sistem ERP yang canggih dan terpercaya adalah Total Erp. Software ERP ini menyediakan 40 modul yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Selain itu, fitur-fiturnya yang dapat Anda rancang secara custom sehingga fungsi ERP dapat mengikuti perkembangan bisnis Anda. Jika Anda tertarik untuk mencoba software ini, Anda dapat mengikuti demo gratis di sini.
