Aplikasi purchasing adalah sebuah teknologi yang berperan penting dalam proses procurement di tengah dinamika bisnis modern di Indonesia. Aplikasi ini membantu dalam mengoptimalkan proses pengadaan dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Pembelian yang tidak tepat sering kali menyebabkan biaya operasional membengkak. Selain itu, berdasarkan survey SIMAD University, pelaku bisnis mengaku bahwa purchasing manual memakan waktu 30% lebih lama dengan potensi kehilangan profit sebesar 5-10%. Untuk itu, aplikasi purchasing hadir sebagai solusi cerdas bagi bisnis masa kini.
Pada penerapannya, aplikasi purchasing atau software purchasing mampu memperbaiki pengelolaan stok, mengurangi human-error, dan menyediakan analisis data real-time, sehingga Anda dapat mengambil keputusan yang tepat dan efisien.
Bersama dengan banyaknya pilihan aplikasi pembelian, penting bagi Anda untuk memilih solusi yang paling cocok dengan kebutuhan bisnis. Untuk itu, artikel ini memberikan rekomendasi 12 aplikasi purchasing terbaik, meliputi fitur, kelebihan, dan kekurangannya.
Daftar Isi
- Apa Itu Aplikasi Purchasing dan Kegunaannya?
- 12 Rekomendasi Aplikasi Purchasing Terbaik di Indonesia (2024)
- 1. Software purchasing Total ERP
- 2. Odoo purchasing software
- 3. Software purchasing HashMicro
- 4. Aplikasi Purchasing Impact
- 5.Microsoft Dynamic 365
- 6. Software Purchasing EQUIP
- 7. Aplikasi Purchasing Procurify
- 8. SAP SRM
- 9. Aplikasi purchase order Koneksi
- 10. Oracle
- 11. Aplikasi purchasing Xero
- 12. Infosys BPM Spend Analytics
- Tips Memilih Software Purchasing yang Tepat untuk Perusahaan
- Kesimpulan
Apa Itu Aplikasi Purchasing dan Kegunaannya?
Aplikasi purchasing atau software purhasing adalah sistem yang dirancang untuk memudahkan dan mengotomatisasi proses pembelian barang dan jasa dalam suatu perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat mengelola seluruh aspek pengadaan, mulai dari pemilihan supplier hingga pembayaran, secara efisien dan transparan.
Secara umum, fitur penting dari aplikasi purchasing mencakup manajemen vendor, analisis keuangan, serta fitur otomatisasi pembelian yang mengurangi waktu dan usaha dalam proses pengadaan. Dengan adanya fitur-fitur ini, software purchasing menjadi instrumen penting dalam strategi pengelolaan sumber daya perusahaan yang efektif dan efisien.
Mengimplementasikan aplikasi purchasing dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Beberapa keuntungan utamanya meliputi:
- Peningkatan Efisiensi: Dengan mengotomatisasi proses pengadaan, aplikasi ini mengurangi kesalahan manual, menghemat waktu, dan meminimalkan penggunaan kertas.
- Penghematan Biaya: Software purchasing membantu negosiasi harga yang lebih baik dengan pemasok, mengurangi pengeluaran yang tidak terkontrol, dan mengoptimalkan tingkat inventori.
- Visibilitas yang Lebih Baik: Aplikasi purchasing order memberikan wawasan real-time tentang aktivitas pengadaan, memungkinkan bisnis membuat keputusan yang lebih tepat dan melacak pengeluaran secara efektif.
- Manajemen Pemasok yang Lebih Baik: Aplikasi ini memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik dengan pemasok, memastikan pengiriman tepat waktu dan produk berkualitas tinggi.
- Pengurangan Risiko: Software purchasing memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan persyaratan regulasi, sehingga mengurangi risiko penipuan dan ketidakpatuhan.
12 Rekomendasi Aplikasi Purchasing Terbaik di Indonesia 2024
Setelah memahami definisi dan manfaat software purchasing bagi operasional bisnis, berikut adalah rekomendasi aplikasi purchasing terbaik yang dapat Anda pertimbangkan. Mari telusuri bersama mengenai fitur, pros, dan cons masing-masing aplikasi, agar Anda dapat menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan unik bisnis Anda.
1. Software Purchasing Total
Aplikasi purchasing dari Total adalah salah satu software yang dapat menjadi solusi bagi bisnis Anda yang butuh efisiensi alur pembelian. Dilengkapi dengan fitur purchasing yang tidak hanya dapat mengoptimalkan alur pembelian, Software purchasing Total juga menyediakan visibilitas terhadap performa vendor, kualitas produk, dan manfaat lainnya dalam proses procurement.
Selain itu, Software Total menawarkan sistem procurement yang lengkap, cepat, mudah digunakan dan dapat di integrasikan dengan sistem lainnya yang telah dipercaya oleh 1.750+ pebisnis di Asia Tenggara.
Berikut adalah fitur-fitur unggulan dari software purchasingTotal ERP:
- Vendor ranking: Dengan akses ke penilaian kualitas bahan baku, performa, reputasi, serta data historis yang lengkap, Anda dapat memastikan bahwa hanya bahan baku terbaik yang digunakan dalam operasional bisnis Anda.
- Sistem persetujuan terintegrasi: Eliminasi kebutuhan dokumentasi fisik Anda yang berlebihan dalam proses persetujuan pembelian. Dengan sistem, Anda dapat mengelola persetujuan dari semua cabang bisnis dalam satu platform terintegrasi, meningkatkan efisiensi, dan visibilitas proses.
- Manajemen blanket order: Fitur ini memungkinkan Anda mendapat penawaran yang lebih baik dengan kualitas produk optimal. Hal ini secara langsung berkontribusi pada peningkatan keuntungan bisnis Anda.
- Kontrol anggaran: Kelola anggaran Anda dengan transparansi dan integrasi yang lebih baik untuk menghindari potensi kecurangan. Dengan kontrol yang lebih ketat, bisnis Anda akan terlindungi dari markup harga yang bisa merugikan keuangan perusahaan.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Kemudahan integrasi dengan modul keuangan dan inventaris yang memudahkan kontrol operasional
✔ Fitur laporannya komprehensif dan bisa Anda sesuaikan ✔ Akses yang mudah melalui gawai Anda ✔ Bebas tambah user tanpa biaya tambahan ✔ Tersedia uji coba gratis |
✖ Terdapat antrean demo gratis yang cukup panjang karena tingginya permintaan |
Jika Anda tertarik menggunakan software purchasing dari Total ERP, mengapa Anda tidak mencoba demo gratis terlebih dahulu? Kenali bagaimana sistem pembelian beroperasi sesuai dengan karakteristik bisnis Anda. Tanpa mengeluarkan biaya apapun, cobalah untuk terhubung dengan tim kami dan dapatkan solusi terbaik untuk meningkatkan profit Anda.
2. Odoo Purchasing Software
Purchasing software dari Odoo dirancang untuk mempermudah proses pembelian perusahaan Anda. Sistem ini membantu meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan pembelian, memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan rantai pasokan. Beberapa fitur-fiturnya adalah:
- Manajemen vendor
- Pelacakan pengiriman
- Analisis pengeluaran
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Terintegrasi dengan modul akuntansi
✔ Fitur analisisnya tergolong baik |
✖ Kurva pembelajarannya cukup tinggi
✖ Customer support kurang responsif ✖ Sering terjadi bug yang mengganggu operasional |
3. Software Purchasing HashMicro
E-procurement dari HashMicro menawarkan berbagai manfaat positif bagi bisnis Anda. Aplikasi pembelian ini mampu mengelola sebagian besar tugas administrattif, pembelian, perencanaan, dan pelaporan. Hal ini dapat terjadi karena sistem HashMicro memiliki fitur-fitur unggulan, seperti:
- Mengubah PR menjadi PO, serta mengirimkan RFQ ke supplier dengan mudah
- Manajemen persetujuan PR berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan dengan satu klik
- Portal online untuk supplier membagikan katalog dan ikut dalam proses tender untuk mendapat penawaran terbaik
- Penilaian vendor atau supplier berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, harga, dan faktor lainnya
- Mengatur pemesanan barang sesuai harga dan waktu yang telah disepakati
- Perhitungan biaya total pembelian secara real-time, termasuk pajak, biaya pengiriman, asuransi, konversi mata uang, dan elemen lainnya
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Performa sistemnya kencang
✔ Skalabilitasnya luas ✔ Customer support responsif ✔ Terdapat demo gratis ✔ Laporannya intuitif ✔ Kemudahan operasional, meskipun Anda bukan seorang tech savvy >✔ Fleksibel dalam banayk hal, termasuk kustomisasi |
✖ Lebih cocok untuk perusahaan berskala menengah ke atas dengan kebutuhan kompleks karena fiturnya yang beragam |
4. Aplikasi Purchasing Impact
Impact menawarkan operasional pembelian dalam satu dashboard yang efektif. Anda dapat memperoleh kemudahan karena Impact menawarkan solusi cerdas berbasis teknologi modern. Di dalamnya, terdapat beberapa fitur, seperti:
- Analisis data
- Pengelolaan vendor dan kontrak
- Reordering rules
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Terintegrasi dengan sistem ERP
✔ Analisis untuk pengambilan keputusan sudah baik |
✖ Antarmuka sistem kurang intuitif
✖ Proses implementasi rumit dan lama ✖ Biaya pemeliharaannya tinggi ✖ Perlu pelatihan khusus untuk menggunakannya |
5. Microsoft Dynamic 365
Software purchasing ini dapat menjadi pilihan bagi Anda yang terbiasa mengoperasikan sistem Microsoft. Sebagai salah satu instrumen procurement, pelaku bisnis Indonesia bisa mendapatkan beberapa fitur andalan Microsoft Dynamic 365, meliputi:
- Manajemen kontrak
- Pelacakan pengiriman
- Analisis vendor
- Laporan pembelian
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Terintegrasi dengan sistem Microsoft lain
✔ Sistem terotomasi yang mudah Anda akses ✔ Analisisnya bersifat mendalam |
✖ Butuh tenaga ahli dalam pengoperasiannya
✖ Dukungan pelanggan tidak selalu responsif ✖ Implementasi dan kustomisasi memakan waktu |
6. Software Purchasing Equip
Aplikasi purchasing dari Equip mampu mengelola berbagai pembelian melalui satu sistem terintegrasi. Equip mengurangi kesalahan input data dan menyederhanakan proses pembuatan faktur, pembayaran otomatis, serta manajemen tagihan. Selain itu, Anda dapat menganalisis dan mengontrol kebutuhan inventaris untuk menghindari pembelian yang tidak perlu dan mengurangi pemborosan. Fitur-fitur unggulan aplikasi ini meliputi:
- Purchase request portal untuk memproses pengadaan dan segala proses pembelian dalam satu dashboard
- Perbandingan RFQ untuk mengelola berbagai tender pembelian dari banyak supplier
- Vendor evaluation system dengan performa tinggi dan komprehensif
- Template profesional untuk memudahkan Anda membuat RFQ dan dokumen lainnya
- Manajemen order blanket untuk repurchasing
- Multi-approval untuk menyetujui pembelian dari berbagai cabang perusahaan
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Tersedia demo gratis
✔ Antarmuka intuitif ✔ Sistem bekerja dengan cepat dan akurat ✔ Tidak perlu tenaga ahli dalam operasionalnya ✔ Laporannya bersifat detail, komprehensif, dan bisa Anda kustomisasi |
✖ Jika kebutuhan perusahaan Anda kompleks dan rumit, perlu beberapa waktu untuk kustomisasi |
Apabila Anda tertarik mengimplementasikan software purchasing untuk efisiensikan proses pembelian perusahaan Anda, ketahui harga biaya implementasinya dengan klik gambar dibawah ini.
7. Aplikasi Purchasing Procurify
Aplikasi purchasing dari Procurify ini dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam proses pembelian barang dan jasa. Selain itu, aplikasi ini juga memungkinkan penggunanya untuk melacak permintaan, pengadaan, serta mengelola dan memonitor barang dan jasa. Fitur-fiturnya meliputi:
- Persetujuan pembelian
- Analisis pengeluaran
- Pelacakan pengiriman
- Procurement automation
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Antarmuka yang intuitif
✔ Pelacakan real-time ✔ Proses persetujuannya cepat |
✖ Fitur laporannya terbatas
✖ Kustomisasi tidak fleksibel ✖ Dukungan pelanggan kurang responsif ✖ Integrasi yang rumit dengan beberapa sistem ✖ Kurva pembelajaran yang tinggi untuk beberapa fitur lanjutan |
8. SAP SRM
Melalui proses sederhana, SAP SRM mengotomasi alur pembelian perusahaan Anda dengan efisien. Sistem akan memastikan pembelian terjadi sesuai dengan kontrak yang telah Anda setujui. Hal ini dapat terjadi karena adanya fitur-fitur berikut:
- Manajemen vendor
- Pelacakan pengiriman
- Manajemen kontrak
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Integrasi antar sistem SAP-nya kuat
✔ Fitur manajemennya terstruktur ✔ Analisisnya komprehensif |
✖ Customer support-nya lambat
✖ Interface masih kuno dan tidak intuitif ✖ Kustomisasi memakan banyak waktu ✖ Butuh tenaga ahli untuk mengoperasikannya |
9. Aplikasi Purchase Order Koneksi
Koneksi dapat menyederhanakan seluruh proses pengadaan melalui satu sistem yang mencakup tender, seleksi vendor, perencanaan anggaran, hingga pembayaran. Anda juga dapat menerima notifikasi pembayaran otomatis dan memastikan pelunasan dilakukan tepat waktu. Berikut beberapa fitur unggulan aplikasi purchasing dari Koneksi:
- Manajemen blanket purchase order untuk mengelola perjanjian jangka panjang dengan harga yang telah disepakati
- Analisis rating vendor secara rinci mengenai kualitas layanan
- Persetujuan yang mudah, cepat, dan terintegrasi
- Manajemen PO, PR, & RFQ ganda untuk membandingkan harga beberapa supplier secara simultan.
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Menyediakan free trial
✔ Sistem dapat Anda kustomisasi ✔ Interface-nya mudah Anda gunakan ✔ Dapat Anda akses kapan saja, dimana saja ✔ Berbasis cloud, sehingga ketersediaan data terjamin ✔ Customer service sangat responsif dan cepat tanggap |
✖ Waktu implementasi tergantung dari kompleksitas kebutuhan bisnis Anda |
10. Oracle
Oracle merupakan aplikasi purchase order yang dapat membantu menyederhanakan proses pembelian di dalam bisnis Anda. Aplikasi ini memiliki kemampuan untuk mengelola alur procurement secara sistematis. Oracle menawarkan kemudahan bagi Anda melalui fitur-fitur modern, seperti:
- Supllier management
- Kontrak pembelian
- Purchasing automation system
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Pelacakannya akurat
✔ Manajemen kontrak bersifat komprehensif |
✖ Kurva pembelajarannya sangat tinggi
✖ Antarmuka sistem masih kurang intuitif ✖ Perlu dukungan teknis spesifik untuk menggunakan sistemnya ✖ Kustomisasi kompleks memakan waktu lama |
11. Aplikasi Purchasing Xero
Xero membuat purchase order secara digital dengan template yang dapat Anda sesuaikan. Hasilnya dapat dikirim ke vendor. Xero juga bisa mengubah purchase order menjadi tagihan kepada vendor dengan adanya fitur-fitur berikut:
- Analisis pengeluaran
- Integrasi dengan sistem akuntansi
- Pelacakan pengirimans secara real-time
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Antarmuka yang mudah Anda gunakan
✔ Pengoperasian manajemen terbilang mudah |
✖ Fitur pembelian kurang mendetail
✖ Opsi kustomisasi terbatas ✖ Fitur analisisnya kurang canggih ✖ Dukungan pelanggan tidak responsif |
12. Infosys BPM Spend Analytics
Anda bisa menganalisis data transaksi, interaksi, dan komunikasi selama menjalankan sebuah bisnis menggunakan Spend Analytics. Dalam hal ini, setiap pembelian atau pengeluaran yang memperlihatkan pola perilaku pembelian pada perusahaan. Fitur-fitur Infosys meliputi:
- Pelacakan pesanan
- Manajemen kontrak dan vendor
- Kepatuhan audit
- Analisis pengeluaran
| Kelebihan | Kekurangan |
| ✔ Hasil analisisnya komprehensif
✔ Sinkronisasi data berjalan mulus ✔ Memiliki notifikasi pengingat |
✖ Integrasi sering terkendala teknis
✖ Antarmuka kurang intuitif ✖ Konfigurasi awalnya sangat rumit ✖ Butuh pelatihan khsusu bagi user baru ✖ Notifikasi muncul terlalu sering yang dapat mengganggu konsentrasi dan operasional sistem |
Tips Memilih Software Purchasing yang Tepat untuk Perusahaan
Mengimplementasikan aplikasi purchasing bukanlah tugas yang mudah. Setiap vendor menawarkan fitur dan manfaat yang berbeda, sehingga bisa membingungkan untuk memilih software purchasing yang tepat. Berikut lima hal yang perlu Anda pertimbangkan sebelum membuat keputusan:
1. Akses Mobile
Memiliki akses mobile dalam aplikasi pembelian barang akan menghemat banyak waktu bagi semua orang di perusahaan Anda. Dengan fitur ini, Anda dapat:
- Meminta, menyetujui, dan menerima pembelian dengan cepat
- Memanfaatkan notifikasi push untuk mempercepat proses persetujuan
- Mengambil dan menyimpan gambar tanda terima dan slip pengepakan menggunakan perangkat seluler
- Melihat anggaran dan menetapkan ambang batas persetujuan agar departemen tetap berada dalam batas pengeluaran mereka
2. Kemudahan Penggunaan Software Purchase Order
Pastikan aplikasi purchasing yang Anda pilih mudah digunakan oleh setiap pengguna di perusahaan Anda. Daftarkan uji coba gratis dan periksa apakah aplikasi tersebut cocok dengan proses pengadaan Anda. Apakah langkah-langkahnya mudah dipahami sejak awal? Apakah bahasa yang digunakan sederhana dan mudah dimengerti oleh siapa saja? Seberapa ramah aplikasi ini terhadap pengguna?
3. Integrasi dengan Sistem Akuntansi/ERP
Aplikasi purchasing yang terintegrasi dengan sistem ERP dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi bisnis. Fitur seperti otomatisasi pembelian dan integrasi langsung dengan modul akuntansi dan persediaan dapat meningkatkan akurasi data dan mempercepat proses pembelian.
4. Pengelolaan Anggaran Real-Time
Pastikan software purchasing Anda menyediakan data real-time tentang penggunaan anggaran, pengeluaran yang disetujui tapi belum dibelanjakan, dan sisa anggaran. Akses ke informasi ini sebelum menyetujui permintaan pembelian memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih tepat dan menyelaraskan pengeluaran dengan tujuan perusahaan.
5. Dukungan Pelanggan yang Terpercaya
Ketika Anda membutuhkan bantuan dengan perangkat lunak, pastikan Anda dapat menghubungi manajer akun atau berbicara dengan dukungan pelanggan secara online. Perhatikan hal-hal berikut:
- Dukungan pelanggan yang tersedia 24/5 atau 24/7
- Tim, individu, dan proses orientasi yang berdedikasi untuk membantu Anda memulai dan menjalankan perangkat lunak
- Basis pengetahuan online atau pusat bantuan yang aktif dan selalu diperbarui
Dengan mempertimbangkan semua faktor ini, Anda akan lebih siap untuk memilih aplikasi procurement yang tepat untuk perusahaan Anda.
Kesimpulan
Aplikasi purchasing berfungsi mengatur dan mengelola proses pembelian perusahaan Anda, sehingga kesalahan yang terjadi bisa diatasi. Oleh karena itu, dengan menggunakan software procurement terbaik, Anda selanjutnya berkesempatan mendapat semua manfaat di atas untuk meningkatkan efisiensi bisnis secara signifikan.
Sebagai salah satu pilihan terbaik, software purchasing Total berperan untuk meminimalisir tindak kecurangan terhadap markup anggaran. Seluruh aktivitas pengadaan telah terintegrasi dalam satu sistem seperti pemilihan vendor terbaik, pemesanan atau pembelian barang (RFQ, PR, PO), pelacakan, ringkasan tagihan, hingga laporan pengadaan yang terus update. Optimalkan proses purchasing Anda dengan software terbaik dari Total ERP. Coba demo gratisnya di sini!
