Arsip dan dokumen adalah bagian penting yang mana perusahaan harus jaga. Hal ini karena dokumen penting berisikan informasi dan data yang perusahaan butuhkan. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan pengarsipan dokumen agar seluruh dokumen penting bisa tertata rapi dan akan mempermudah perusahaan untuk mengakses nya. Untuk membantu seluruh pengelolaan arsip ini, Anda bisa menggunakan aplikasi arsip digital.
Software arsip digital yang mampu mengelola arsip secara terstruktur, sistematis, dan digital. Dengan memanfaatkan aplikasi ini, dokumen yang telah masuk ke dalam sistem akan tersimpan dalam repository yang lengkap dan sistem manajemen record. Untuk mengetahui lebih lanjut terkait dengan aplikasi ini, Anda bisa untuk menyimak artikel berikut.
Jenis Aplikasi Arsip Digital Terbaik
Hingga saat ini teknologi yang terus berkembang membuat seluruh kegiatan pengarsipan menjadi lebih praktis. Penggunaan aplikasi arsip digital memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip dalam bentuk digital. Berikut merupakan beberapa perangkat lunak untuk arsip digital yang bisa Anda gunakan untuk mengelola seluruh dokumen Anda:
-
Google DOCS
Aplikasi yang pertama ini merupakan layanan berbasis web milik Google. Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda bisa mengolah kata, formulir, presentasi dan menyimpan data. Kelebihan dari Google Docs sendiri yaitu fleksibilitasnya dalam mengakses, membuat, dan mengedit dokumen kapanpun dan dimanapun Anda berada. Selain itu, kolaborasi dalam mengerjakan dokumen bisa Anda lakukan dengan mudah dan bisa secara bersamaan.
-
Arsip Manpro
Aplikasi arsip milik Manpro adalah salah satu aplikasi arsip yang bisa membantu mengelola dokumen secara praktis dan cepat. Keuntungan yang akan Anda dapat ketika menggunakan aplikasi ini yaitu memiliki penyusunan menu yang user friendly, fleksibel dan tentu cepat. Selain itu, aplikasi ini tidak terbatas sehingga pengguna tidak akan terhambat mengerjakan. Hal ini karena aplikasi Manpro memiliki unlimited user ID, project, dan storage.
-
E-Surat
Sarana arsip yang satu ini akan membantu melancarkan pencarian dokumen arsip yang Anda butuhkan. Arsip fisik dari dokumen yang ada akan sistem simpan dalam filing cabinet yang kemudian juga sesuai dengan kode klarifikasi masalah. Dengan bantuan ini, keseluruhan data akan mudah untuk Anda temukan karena berada dalam satu sistem.
Salah satu cara penerapannya adalah dengan memindai surat masuk sebagai proses entry. Selain itu, surat yang akan penerima dapat melalui aplikasi E-Surat dapat dicetak terlebih dahulu sebelum proses disposisi dan distribusi untuk mempermudah pengelolaan arsip secara fisik dan digital.
Fungsi Aplikasi Arsip Digital
Aplikasi ini secara umum akan memberikan cara mudah dalam mengelola dokumen suatu perusahaan. Dengan bantuan ini, seluruh arsip yang akan Anda kelola menjadi lebih mudah dalam menyimpannya. Tidak hanya itu, aplikasi arsip digital juga memiliki fungsi selain untuk mengelola. Berikut fungsi dari perangkat lunak ini:
-
Aplikasi arsip digital akan menjaga keamanan dokumen
Dokumen dari suatu perusahaan tentu harus selalu terjaga dan aman dalam tangan perusahaan. Hal ini untuk menghindari kebocoran data kepada pihak yang tidak bertanggung jawab. Dengan menggunakan aplikasi ini, keamanan dokumen akan lebih terjamin, sehingga Anda tidak perlu cemas akan dokumen yang hilang, lupa tempat penyimpanan karena sistem akan melakukan hal tersebut secara otomatis.
-
Meminimalisir penggunaan SDM
Sumber daya manusia (SDM) tentu perusahaan butuhkan demi berjalan nya bisnis mereka. Dengan adanya tenaga kerja, seluruh proses bisnis bisa terbantu. Tetapi, banyak SDM tidak akan menjamin kecepatan dan ketepatan terutama dalam mencari arsip. Dengan menggunakan aplikasi arsip digital, pencarian arsip, penempatan, dan mengelola itu akan sistem lakukan dengan cepat dan secara real-time.
-
Aplikasi arsip digital akan meningkatkan efisiensi waktu
Ketika mengelola arsip dan dokumen secara manual, hal ini akan memakan waktu yang banyak. Perusahaan memiliki dokumen dalam jumlah yang banyak jadi jika Anda lakukan secara manual maka tidak akan efektif pengerjaannya. Dengan bantuan perangkat lunak arsip digital, seluruh penyimpanan dokumen akan terstruktur, rapi, dan bisa Anda cari tanpa membutuhkan waktu yang lama.
-
Ramah lingkungan
Perusahaan memiliki dokumen dan arsip terkait dengan bisnis dalam jumlah yang banyak. Ketika seluruh dokumen ini berbentuk fisik dimana menggunakan kertas, hal ini bisa membahayakan lingkungan. Seperti yang kita ketahui, semakin banyak menggunakan kertas, tindakan ini akan mempercepat habisnya hutan. Untuk itu jalur alternatif, perusahaan bisa menggunakan aplikasi arsip digital yang bisa meminimalisir penggunaan kertas berlebihan, karena seluruh data akan tercatat dalam sistem.
Kesimpulan
Penyimpanan dokumen penting untuk setiap perusahaan lakukan, sehingga ketika akan dibutuhkan dokumen tersebut sudah tertata rapi. Namun dalam proses pengarsipan tersebut sering terjadi masalah seperti salah penyimpanan, dokumen hilang, dan tidak terstruktur rapi. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan bisa menggunakan aplikasi arsip digital untuk mengatur administrasi perusahaan.
Untuk itu, ketika Anda akan memilih aplikasi yang tepat, tentu harus memilih yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Salah satu software yang bisa Anda gunakan yaitu Sistem ERP milik Total. Software ini bisa mengelola dokumen melalui satu sistem yang terintegrasi. Dengan ini, arsip dan data penting perusahaan akan terjaga dengan aman. Coba demo gratisnya disini!
