Barang atau produk merupakan hal penting yang harus para pelaku bisnis perhatikan. Persediaan sangat penting bagi bisnis karena berfungsi sebagai buffer untuk memenuhi permintaan pelanggan. Oleh karena itu, bisnis harus memiliki persediaan yang sesuai, dimana tidak lebih ataupun kurang. Untuk membantu pengelolaan ini, bisnis Anda membutuhkan sistem seperti sistem inventory gudang.
Sistem inventory gudang merupakan software yang memiliki fungsi untuk mencatat dan mengatur persediaan stok yang berada dalam gudang. Dengan menggunakan sistem ini, barang yang masuk ataupun keluar dari gudang akan memiliki catatan dan update secara real-time. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai perangkat ini, bisa Anda simak artikel berikut.
Daftar Isi
Apa itu Sistem Inventory Gudang ?
Sistem inventory gudang merupakan perangkat lunak yang berguna untuk mengelola seluruh proses pengelolaan persediaan barang dalam gudang. Dengan adanya software ini, dapat membantu pelaku bisnis untuk melacak produk, keterangan masuk dan keluar barang, dan memantau pergerakan stok dengan lebih efisien.
Salah satu fitur utama yang software stok barang gudang sediakan yaitu barcode yang mana bisa mempermudah Anda untuk melakukan pelacakan stok dari berbagai gudang. Fungsi utama ini akan membantu bisnis dalam mengoptimalkan pengelolaan persediaan dan menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
Manfaat Sistem Inventory Gudang
Sistem inventory gudang memang akan berguna untuk mengelola persediaan dari bisnis yang Anda kelola. Selain itu, software ini juga memiliki beberapa fungsi lain yang akan berguna untuk bisnis. Berikut merupakan manfaat dari sistem inventory gudang:
1. Inventory gudang memudahkan kontrol stok barang
Proses pengawasan persediaan adalah tahapan yang sulit dilakukan, terutama jika jumlah persediaan banyak dan berada dalam beberapa cabang gudang. Untuk membantu proses ini, sistem bisa mengontrol persediaan seperti melihat barang yang keluar masuk dan distribusi barang ke beberapa lokasi gudang.
Dengan menggunakan perangkat lunak ini, data mengenai ketersediaan barang mulai dari total persediaan yang tersisa, produk yang harus Anda pesan karena sudah menipis persediaannya, hingga membuat laporan akan budget dan biaya pengeluaran. Data yang sistem sediakan ini kemudian bisa mempermudah Anda dalam mengambil keputusan yang tepat.
2. Peningkatan efisiensi kerja
Dengan menggunakan sistem inventory ini, pekerjaan yang masih pekerja lakukan secara manual dapat sistem lakukan dengan otomatis. Sistem akan mempermudah tugas para staff gudang karena semua pekerjaan akan diselesaikan dengan cepat dan akurat. Dengan begitu, efisiensi serta produktivitas kerja staff gudang juga otomatis akan meningkat.
3. Menghemat biaya
Secara tidak langsung dengan menggunakan sistem inventory, hal ini akan membantu Anda untuk menghemat biaya bisnis. Dengan menggunakan software ini, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya yang berlebihan untuk permasalahan seperti human error, stok yang berlebih dan stok kurang. Perangkat ini akan membantu memaksimalkan biaya bisnis sekaligus pengelolaan inventory gudang Anda.
4. Meningkatkan pelayanan
Tingkat kepuasan pelanggan akan selalu perusahaan perhatikan. Hal ini karena jika pelanggan merasa puas dengan layanan yang telah diberikan, maka besar kemungkinan mereka akan kembali membeli produk dari perusahaan tersebut. Maka dari itu, pelaku bisnis harus memperhatikan poin seperti ketepatan, kecepatan, dan kepercayaan.
Dengan menggunakan sistem inventory, ketiga poin tersebut bisa secara otomatis dilakukan. Sistem akan menghubungkan data persediaan dalam gudang dengan penjualan. Selain itu, pesanan pelanggan akan masuk dengan otomatis, sehingga perusahaan bisa dengan mudah dan cepat memberikan balasan akan permintaan pelanggan.
5. Menghindari kekurangan bahan
Kekurangan persediaan produk akan berdampak buruk bagi perusahaan. Tidak hanya akan merugikan perusahaan, tetapi juga bisa kehilangan pelanggan. Untuk menghindari hal ini, Anda bisa menggunakan sistem inventory gudang, yang mana akan membantu untuk memantau persediaan barang secara otomatis.
Proses Manajemen Sistem Inventory Gudang
Dalam mengisi dan mempertahankan persediaan barang di gudang, diperlukan manajemen inventaris yang efektif. Proses ini mencakup pengelolaan stok secara holistik, termasuk dalam hal pengecekan dan kontrol terhadap persediaan barang dari awal pembelian sampai dengan pengiriman barang kepada pelanggan. Berikut merupakan proses manajemen dari sistem inventory:
1. Pembelian
Tahap pembelian merupakan tahap paling awal, dimana Anda akan membeli bahan baku yang perusahaan butuhkan. Tujuan dengan membeli bahan dasar yaitu agar proses manufaktur bisa berjalan lancar. Sistem inventory gudang pada tahapan ini akan membantu mencatat stok barang yang habis dan perlu untuk Anda beli kembali.
2. Produksi
Selanjutnya, barang baku yang Anda beli akan masuk pada tahap produksi. Dari proses produksi ini, Anda akan mendapatkan produk atau barang baru yang akan siap untuk perusahaan jual. Dalam tahap ini, hasil produksi akan masuk pada quality control yang bertujuan memastikan kualitas barang.
3. Stok penyimpanan
Penyimpanan stok bisa Anda bedakan menjadi dua jenis bahan, yaitu bahan mentah atau bahan yang sudah jadi. Untuk bahan mentah, sebelum akan masuk tahap produksi harus disimpan terlebih dahulu untuk menunggu jadwal produksi. Begitu juga untuk barang jadi yang harus Anda simpan sebelum akan dijual kepada konsumen.
4. Penjualan
Pada tahap ini, barang jadi maupun barang setengah jadi bisa Anda jual kepada target pembeli. Penjualan bisa Anda lakukan secara langsung ataupun kepada pihak supplier. Dengan bantuan dari sistem inventory gudang, barang yang akan Anda jual maupun barang yang sudah terjual akan cukup karena sistem akan terus memperbaharui status barang.
5. Pelaporan
Tahapan pelaporan akan Anda lakukan ketika selesai melakukan penjualan kepada pelanggan. Tujuan dari melakukan pelaporan ini yaitu untuk melihat keuntungan yang perusahaan terima dari barang yang telah terjual. Dengan bantuan dari sistem, laporan yang Anda susun akan sesuai dengan data yang ada.
Tips Pengelolaan Sistem Inventory Gudang
Setelah melihat proses dan manfaat dari sistem inventory, Anda juga harus bisa mengerti bagaimana cara mengelola perangkat lunak tersebut. Hal ini berguna jika Anda akan menggunakan perangkat ini. Berikut adalah beberapa tips mengenai cara mengelola sistem inventory yang benar:
- Anda harus bisa membuat catatan atau laporan yang rapi dan jelas ketika melakukan pencatatan sehingga nantinya Anda tidak akan kesulitan ketika memantau dan mengontrol barang pada gudang.
- Menempatkan barang yang ada dalam gudang sesuai dengan tempat dan jenis nya. Tujuan dari hal ini yaitu agar barang persediaan akan tertata rapi dan terorganisir yang akan mempermudah ketika barang tersebut akan Anda cari.
- Sesuaikan keuangan dan anggaran dengan kebutuhan perusahaan, dengan melakukan hal ini, semua persediaan dan bahan baku yang akan dibeli akan sesuai dengan budget yang ada dan tidak melebihi.
Mengapa Perusahaan Harus Mempunyai Sistem Inventory Gudang ?
Menggunakan software inventory adalah solusi yang efektif dalam mengelola inventaris pada perusahaan perdagangan. Peran dari sistem ini sendiri yaitu melakukan pelacakan, mengelola, serta mengkategorikan barang sesuai jenisnya secara sistematis. Implementasi sistem ini penting untuk menangani segala aspek yang terkait dengan persediaan barang.
Jika Anda tidak dapat memantau jumlah persediaan dan mengetahui bahwa stok produk telah habis, maka bisnis tidak dapat melakukan penjualan. Kondisi ini akan membawa dampak pada kehilangan pelanggan dan berpotensi merugikan bisnis secara finansial sehingga menghambat perkembangan bisnis. Oleh karena itu, sistem inventory gudang sangat penting dalam pengelolaan inventaris pada perusahaan dagang.
Kesimpulan
Pengelolaan barang suatu bisnis penting untuk kita perhatikan. Dengan jumlah barang yang banyak, tentu jika perusahaan lakukan dengan cara manual akan memakan waktu yang cukup lama. Selain itu, dengan cara manual besar kemungkinan terjadi kesalahan seperti barang menumpuk ataupun kekurangan persediaan di gudang. Jika tidak cepat Anda tangani maka permasalahan ini dapat menghambat perkembangan bisnis dan sistem inventory gudang.
Agar perusahaan Anda tidak mengalami kejadian tersebut, Anda bisa mengimplementasikan penerapan sistem inventory gudang yang berkualitas. Salah satu perangkat lunak yang bisa Anda gunakan yaitu milik total. Software Inventory gudang dari Total mampu menyediakan kemudahan dalam mengelola, melacak, serta mencatat ketersediaan barang. Ganti cara manual bisnis Anda dengan demo gratis sistem inventory dari Total ERP.
