Tahukah Anda bahwa holding cost, atau biaya penyimpanan, dapat menyumbang antara 20%-30% dari total biaya inventori dalam bisnis Anda? Hal ini menunjukkan betapa pentingnya bagi perusahaan untuk mengelola holding cost dengan bijak. Jika tidak dikelola dengan baik, biaya penyimpanan yang tidak terkontrol dapat memengaruhi profitabilitas dan efisiensi operasional perusahaan. Holding cost mencakup berbagai pengeluaran, mulai dari biaya sewa gudang, pemeliharaan, hingga depresiasi barang yang disimpan.
Memahami holding cost adalah langkah penting bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan pengeluarannya. Beberapa faktor yang memengaruhi holding cost, seperti lokasi gudang dan tingkat keusangan produk, bisa berdampak besar terhadap biaya keseluruhan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara menghitung dan mengelola holding cost dengan tepat agar keputusan terkait inventaris dan penyimpanan dapat dibuat dengan lebih cerdas dan efisien.
Dengan pengelolaan holding cost yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan menjaga profitabilitas. Mengetahui komponen dan cara perhitungan holding cost memberikan wawasan bagi perusahaan dalam merancang strategi penyimpanan yang lebih efektif. Di artikel ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai apa itu holding cost, komponen-komponennya, dan bagaimana cara menghitungnya untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dalam pengelolaan inventaris.
Apa Itu Holding Cost?
Holding cost, atau biaya penyimpanan, adalah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menyimpan dan mengelola inventaris mereka. Biaya ini mencakup berbagai elemen yang timbul selama barang disimpan dalam gudang atau fasilitas penyimpanan lainnya.
Meskipun holding cost mungkin tidak terlihat langsung pada laporan keuangan, jika tidak dikelola dengan baik, biaya ini bisa menambah beban finansial perusahaan yang signifikan, mengurangi margin keuntungan, dan mempengaruhi efisiensi operasional secara keseluruhan.
Komponen-komponen Holding Cost
Holding cost terdiri dari beberapa komponen utama yang perlu dipahami agar perusahaan dapat mengelola biaya ini dengan efektif. Berikut adalah komponen-komponen holding cost yang umumnya ditemukan dalam manajemen inventaris:
Biaya Penyimpanan Fisik (Storage Costs)
Ini adalah biaya yang terkait dengan ruang gudang atau fasilitas penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan barang. Biaya ini termasuk sewa gudang, utilitas (seperti listrik dan air), biaya pemeliharaan, dan keamanan. Semakin banyak barang yang disimpan, semakin besar biaya yang diperlukan untuk menyimpan barang tersebut.
Biaya Asuransi (Insurance Costs)
Barang yang disimpan dalam gudang seringkali diasuransikan untuk melindungi perusahaan dari kerugian yang disebabkan oleh kebakaran, kerusakan, atau pencurian. Biaya asuransi ini harus diperhitungkan dalam total holding cost. Barang yang lebih mahal atau berisiko lebih tinggi untuk rusak akan membutuhkan premi asuransi yang lebih tinggi.
Biaya Depresiasi dan Keusangan (Depreciation and Obsolescence)
Barang yang disimpan dalam jangka panjang cenderung mengalami penurunan nilai seiring berjalannya waktu. Untuk barang-barang seperti teknologi atau produk musiman, risiko keusangan lebih tinggi. Ini berarti perusahaan bisa kehilangan nilai barang yang tidak terjual atau tidak digunakan dalam periode tertentu.
Biaya Tenaga Kerja (Labor Costs)
Mengelola inventaris, baik untuk pemantauan stok, pengepakan, maupun pengiriman, memerlukan tenaga kerja. Biaya ini mencakup gaji pekerja yang terlibat dalam pengelolaan dan pemeliharaan barang yang disimpan dalam gudang, termasuk waktu yang dibutuhkan untuk melakukan inventarisasi dan pemeriksaan barang.
Biaya Pengendalian Persediaan (Inventory Management Costs)
Biaya ini berkaitan dengan upaya perusahaan untuk memantau dan mengelola level inventaris, termasuk biaya perangkat lunak untuk manajemen inventaris, audit stok, dan administrasi yang terkait. Sistem manajemen yang buruk atau tidak efisien dapat memperburuk holding cost.
Mengapa Holding Cost Penting untuk Perusahaan?
Holding cost atau biaya penyimpanan adalah salah satu komponen penting dalam pengelolaan inventaris yang sering kali terabaikan. Meskipun biaya ini terlihat tidak langsung mempengaruhi pengeluaran, namun jika tidak dikelola dengan baik, holding cost bisa membebani operasional dan merugikan profitabilitas perusahaan.
Holding cost mencakup berbagai elemen biaya seperti ruang penyimpanan, pemeliharaan barang, asuransi, dan bahkan kerugian akibat keusangan barang yang disimpan. Menyadari pentingnya holding cost sangatlah krusial bagi setiap perusahaan yang ingin mengoptimalkan pengeluarannya dan meningkatkan efisiensi operasional mereka.
Beberapa alasan mengapa holding cost sangat penting untuk diperhatikan adalah:
1. Mengurangi Pemborosan Sumber Daya
Menyimpan barang dalam jumlah besar atau barang yang tidak terjual dengan cepat dapat meningkatkan biaya penyimpanan yang tidak perlu. Pemborosan ruang gudang dan biaya pemeliharaan dapat dihindari dengan pengelolaan inventaris yang lebih efisien.
2. Meningkatkan Arus Kas
Biaya penyimpanan yang tinggi berarti perusahaan mengeluarkan lebih banyak uang untuk ruang dan pemeliharaan yang tidak memberikan keuntungan. Mengurangi holding cost dapat memperbaiki arus kas perusahaan, yang memungkinkan investasi lebih lanjut dalam area yang lebih produktif.
3. Mengoptimalkan Ruang Gudang
Dengan manajemen inventaris yang baik, perusahaan dapat memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan. Ini memungkinkan perusahaan untuk lebih fleksibel dalam pengelolaan stok dan mengurangi kebutuhan untuk menyewa ruang penyimpanan tambahan yang mahal.
4. Meningkatkan Profitabilitas
Meminimalkan holding cost memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan anggaran ke area yang lebih menguntungkan, seperti pengembangan produk atau pemasaran. Dengan pengelolaan inventaris yang tepat, perusahaan dapat memaksimalkan efisiensi operasional dan meningkatkan margin keuntungan.
5. Mengurangi Risiko Kerusakan dan Keusangan
Produk yang disimpan terlalu lama bisa mengalami kerusakan atau kehilangan nilai. Dengan mengelola holding cost dengan baik, perusahaan dapat mengurangi jumlah barang yang disimpan terlalu lama dan meminimalkan kerugian akibat barang yang tidak terjual atau sudah usang.
Cara Menghitung Holding Cost
Menghitung holding cost sangat penting agar Anda dapat mengelola inventori secara efisien dan mengendalikan pengeluaran perusahaan. Mengetahui cara menghitung holding cost akan memberi Anda wawasan yang lebih baik mengenai berapa banyak biaya yang harus dikeluarkan untuk menyimpan barang.
Rumus Menghitung Holding Cost
Setelah mengetahui komponen-komponen yang terlibat, Anda dapat menggunakan rumus dasar untuk menghitung holding cost. Berikut adalah rumus sederhana untuk menghitung holding cost:
Holding Cost = (Biaya Penyimpanan + Biaya Asuransi + Biaya Depresiasi + Biaya Tenaga Kerja + Biaya Pengelolaan Inventaris) x Jumlah Barang yang Disimpan
- Biaya Penyimpanan dihitung berdasarkan biaya sewa dan operasional gudang per unit ruang atau volume yang digunakan.
- Biaya Asuransi dihitung berdasarkan nilai barang yang disimpan.
- Biaya Depresiasi dihitung dengan mengestimasikan persentase penurunan nilai barang per waktu tertentu.
- Biaya Tenaga Kerja mencakup upah karyawan yang terlibat dalam pengelolaan inventaris.
- Biaya Pengelolaan Inventaris meliputi biaya perangkat lunak dan sistem manajemen lainnya.
Contoh Perhitungan Holding Cost
Misalkan perusahaan memiliki 1000 unit barang dengan biaya penyimpanan tahunan sebesar Rp50.000 per unit, biaya asuransi Rp5.000 per unit, biaya depresiasi Rp2.000 per unit, dan biaya tenaga kerja Rp10.000 per unit per tahun.
Maka, perhitungan holding cost untuk 1000 unit barang akan menjadi:
Holding Cost = (50.000 + 5.000 + 2.000 + 10.000) x 1.000
Holding Cost = 67.000 x 1.000 = Rp67.000.000 per tahun
Dengan menghitung holding cost secara akurat, perusahaan dapat menentukan apakah biaya penyimpanan yang dikeluarkan sebanding dengan keuntungan yang diperoleh dari penyimpanan inventaris tersebut. Jika biaya penyimpanan terlalu tinggi, perusahaan dapat mencari solusi untuk mengurangi jumlah inventaris yang disimpan atau meningkatkan efisiensi pengelolaan barang.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Holding Cost
Holding cost atau biaya penyimpanan adalah salah satu komponen penting dalam manajemen inventaris yang dapat mempengaruhi profitabilitas perusahaan. Banyak faktor yang berperan dalam menentukan besarnya holding cost, dan pemahaman tentang faktor-faktor ini akan membantu perusahaan dalam mengelola biaya penyimpanan secara lebih efisien. Berikut adalah beberapa faktor utama yang mempengaruhi holding cost dalam operasional bisnis.
1. Volume Inventaris yang Disimpan
Volume inventaris yang disimpan secara langsung mempengaruhi biaya penyimpanan. Semakin banyak barang yang disimpan, semakin besar pula kebutuhan ruang gudang dan sumber daya lainnya. Jika perusahaan memiliki volume inventaris yang tinggi, biaya penyimpanan seperti sewa gudang dan pemeliharaan akan meningkat. Sebaliknya, pengelolaan inventaris dengan baik dan efisien dapat membantu mengurangi jumlah stok yang berlebihan dan menurunkan biaya penyimpanan.
2. Waktu Penyimpanan
Lama barang disimpan dalam gudang juga berdampak pada besar kecilnya holding cost. Semakin lama barang berada dalam penyimpanan, semakin tinggi pula biaya yang timbul, seperti biaya asuransi, depresiasi, dan perawatan. Untuk itu, perusahaan perlu memantau siklus perputaran inventaris dan berusaha menjaga waktu penyimpanan barang tetap optimal agar biaya tidak membengkak.
3. Biaya Sewa dan Pemeliharaan Gudang
Biaya yang dikeluarkan untuk sewa gudang, penyimpanan, dan pemeliharaan sangat berpengaruh terhadap holding cost. Lokasi gudang yang lebih strategis atau lebih dekat dengan pusat distribusi dapat mengurangi biaya transportasi, namun bisa meningkatkan biaya sewa. Selain itu, biaya pemeliharaan dan keamanan gudang juga perlu diperhitungkan dalam holding cost. Oleh karena itu, memilih lokasi gudang yang tepat dan mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan sangat penting untuk mengendalikan biaya.
4. Keusangan Produk (Obsolescence)
Barang yang memiliki risiko keusangan atau penurunan nilai seiring berjalannya waktu akan meningkatkan holding cost. Produk-produk yang cepat usang atau memiliki siklus hidup pendek, seperti teknologi atau produk mode, membutuhkan perhatian lebih dalam pengelolaannya. Semakin lama produk tersebut berada dalam penyimpanan, semakin besar pula biaya depresiasi dan potensi kehilangan nilai. Oleh karena itu, perusahaan harus menjaga keseimbangan antara jumlah stok dan permintaan pasar untuk meminimalkan risiko ini.
5. Biaya Tenaga Kerja
Biaya yang dikeluarkan untuk tenaga kerja yang terlibat dalam pengelolaan inventaris juga merupakan faktor penting yang mempengaruhi holding cost. Tugas seperti mengatur, memindahkan, dan memeriksa stok memerlukan tenaga kerja yang dapat mempengaruhi total biaya penyimpanan. Dengan mengotomatiskan beberapa proses menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris atau sistem ERP, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual dan meningkatkan efisiensi operasional.
6. Biaya Asuransi
Setiap barang yang disimpan dalam gudang biasanya diasuransikan untuk melindungi dari risiko kerusakan, kehilangan, atau pencurian. Biaya asuransi ini akan meningkat seiring dengan nilai barang yang disimpan dan tingkat risiko yang terlibat. Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhitungkan nilai asuransi dalam menghitung holding cost, terutama untuk barang yang memiliki nilai tinggi atau rentan terhadap kerusakan.
7. Kebijakan Pengelolaan Inventaris
Strategi pengelolaan inventaris yang diterapkan perusahaan juga akan mempengaruhi holding cost. Perusahaan dengan kebijakan pengadaan barang yang kurang efisien atau tidak terkendali mungkin akan menghadapi risiko kelebihan stok, yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan. Penggunaan sistem manajemen inventaris yang efisien, seperti sistem ERP, dapat membantu dalam mengoptimalkan tingkat persediaan dan mengurangi holding cost.
8. Pengelolaan Stok Musiman
Beberapa bisnis, terutama yang bergerak di sektor ritel atau barang musiman, perlu mengelola stok musiman yang memiliki pola permintaan yang berfluktuasi. Memiliki terlalu banyak stok di luar musim dapat meningkatkan holding cost karena barang tidak terjual dalam waktu singkat. Sebaliknya, memiliki stok yang terlalu sedikit dapat mengakibatkan kehabisan stok (stockouts) dan hilangnya kesempatan penjualan. Oleh karena itu, pengelolaan stok musiman yang baik sangat penting untuk menjaga keseimbangan antara permintaan dan biaya penyimpanan.
Cara Meningkatkan Holding Cost
Meningkatkan holding cost atau biaya penyimpanan tidak selalu menjadi tujuan bagi kebanyakan perusahaan. Sebaliknya, banyak perusahaan berfokus pada upaya mengurangi holding cost untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas. Namun, jika yang Anda maksud adalah bagaimana mengelola atau mengoptimalkan holding cost secara efektif untuk kepentingan jangka panjang dan mencapai pengelolaan inventaris yang lebih baik, berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk mencapai itu:
1. Meningkatkan Akurasi Prediksi Permintaan
Menggunakan alat prediksi yang canggih, seperti analitik berbasis data, untuk memahami pola permintaan pelanggan adalah salah satu cara untuk mengelola dan mengoptimalkan holding cost. Jika perusahaan bisa memperkirakan kebutuhan lebih akurat, maka jumlah stok yang perlu disimpan dapat diminimalkan tanpa mengorbankan ketersediaan barang.
2. Mengelola Stok Secara Proaktif
Dengan menggunakan sistem manajemen inventaris yang lebih efisien, seperti software ERP atau sistem manajemen persediaan berbasis cloud, Anda dapat memantau stok secara real-time. Dengan begitu, Anda bisa menghindari kelebihan stok yang meningkatkan biaya penyimpanan dan kerugian akibat keusangan barang. Pemantauan yang lebih baik juga membantu dalam mengidentifikasi barang yang bergerak lambat dan merencanakan penghapusan atau penjualan dengan diskon sebelum menjadi lebih usang.
3. Mengurangi Waktu Penyimpanan
Salah satu cara untuk mengelola holding cost secara efisien adalah dengan mengurangi waktu penyimpanan barang dalam gudang. Ini dapat dilakukan dengan merampingkan proses distribusi dan pengiriman agar barang lebih cepat sampai ke konsumen atau ke lokasi yang membutuhkan. Dengan menggunakan teknologi otomatisasi dalam proses logistik dan pengiriman, Anda dapat mempercepat rotasi inventaris dan mengurangi biaya penyimpanan.
4. Optimalkan Pengelolaan Ruang Gudang
Pengelolaan ruang gudang yang efisien sangat penting dalam mengurangi holding cost. Dengan memaksimalkan penggunaan ruang gudang—misalnya dengan menggunakan rak multi-tier, sistem penyimpanan otomatis, atau rak yang lebih fleksibel—perusahaan dapat mengurangi kebutuhan ruang tambahan dan, pada gilirannya, mengurangi biaya sewa gudang. Teknologi berbasis IoT juga bisa membantu memantau kapasitas gudang dan mengoptimalkan alur barang.
5. Gunakan Just-in-Time (JIT) Inventory System
Pendekatan Just-in-Time (JIT) dalam manajemen inventaris dapat membantu mengurangi holding cost. Dengan JIT, perusahaan hanya memesan barang yang diperlukan tepat waktu untuk memenuhi permintaan pelanggan, bukan menyimpan stok yang berlebihan. Pendekatan ini membutuhkan hubungan yang baik dengan pemasok dan sistem distribusi yang efisien untuk memastikan pengiriman tepat waktu.
6. Diversifikasi Penggunaan Teknologi dan Otomatisasi
Menggunakan teknologi terbaru seperti kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (machine learning) untuk meramalkan permintaan dan mengoptimalkan stok sangat bermanfaat. Otomatisasi dalam pengelolaan inventaris dapat meningkatkan kecepatan, akurasi, dan efisiensi, yang pada akhirnya membantu mengurangi holding cost.
7. Peningkatan Proses Pengadaan
Memperbaiki proses pengadaan barang sehingga perusahaan hanya membeli apa yang dibutuhkan, ketika dibutuhkan, dapat membantu dalam mengurangi biaya penyimpanan. Pengadaan yang lebih terencana dan terkontrol bisa mengurangi stok yang tidak diperlukan serta meminimalkan biaya penyimpanan jangka panjang.
8. Gunakan Teknologi Blockchain untuk Transparansi
Dalam beberapa industri, penerapan teknologi blockchain dalam rantai pasokan dapat meningkatkan transparansi dan pelacakan inventaris. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melacak barang lebih efisien dan mengoptimalkan pergerakan inventaris, yang dapat mengurangi waktu penyimpanan dan biaya terkait.
9. Optimalkan Pengelolaan Pengembalian Barang (Returns Management)
Pengelolaan pengembalian barang yang efisien juga berperan dalam mengurangi holding cost. Pengembalian barang yang cepat diproses dan diselesaikan mengurangi kebutuhan untuk menyimpan barang yang dikembalikan lebih lama dari yang diperlukan, yang pada akhirnya mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu.
10. Kebijakan Penyimpanan yang Fleksibel
Memiliki kebijakan penyimpanan yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi pasar dan permintaan sangat penting untuk mengurangi holding cost. Jika Anda memiliki ruang penyimpanan yang fleksibel, Anda dapat menyesuaikan kapasitas gudang Anda berdasarkan fluktuasi permintaan produk, yang akan mengurangi biaya yang tidak perlu ketika permintaan rendah.
11. Software Stock Barang
Penerapan software stok barang dapat memberikan solusi nyata dalam mengurangi holding cost. Software stok barang ini memungkinkan pengelolaan inventori yang lebih efisien dengan fitur-fitur seperti input produk, pemesanan, stok barang, pencetakan resi, penjemputan barang, hingga pengiriman COD.
Dengan menggunakan software ini, Anda dapat meminimalkan risiko overstock dan understock, yang biasanya menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi. Software stok barang juga membantu dalam pelacakan inventori secara real-time, sehingga memastikan bahwa barang di gudang selalu berada pada tingkat yang optimal. Dengan mengintegrasikan software stok barang ke dalam proses manajemen persediaan, Anda dapat mengurangi biaya yang tidak terlihat terkait dengan penyimpanan dan meningkatkan efisiensi operasional keseluruhan.
Kesimpulan
Memahami dan mengelola holding cost adalah langkah penting untuk setiap perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasional dan menjaga profitabilitas. Dengan pengelolaan yang tepat, holding cost yang berlebihan dapat diminimalkan, memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan, meningkatkan arus kas, dan mengurangi kerugian akibat keusangan barang.
Faktor-faktor yang memengaruhi holding cost, seperti volume inventaris, waktu penyimpanan, biaya sewa gudang, dan pengelolaan tenaga kerja, harus dikelola dengan hati-hati agar biaya ini tidak membebani perusahaan. Menggunakan teknologi, seperti sistem manajemen inventaris berbasis ERP, dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengelolaan stok, meramalkan permintaan, serta meminimalkan risiko overstock dan understock.
Untuk perusahaan yang ingin mengurangi holding cost dan meningkatkan efisiensi inventaris, software inventaris Total ERP menawarkan solusi cerdas dan terintegrasi. Dengan fitur pengelolaan inventaris yang efisien, Total ERP memungkinkan perusahaan untuk memantau stok secara real-time, mengoptimalkan ruang penyimpanan, dan mempercepat proses distribusi. Coba demo gratisnya dan lihat bagaimana software ini dapat membantu bisnis Anda mengelola holding cost dengan lebih efektif
