Accounting merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah bisnis, mengingat fungsinya sebagai pencatatan keuangan.
Mencatat arus kas masuk dan keluar secara efisien sangat penting untuk manajemen bisnis yang efektif, tetapi penanganan manual atas aktivitas keuangan semacam itu bisa memakan waktu, juga tingkat keakuratannya tidak pasti.
Oleh sebab itu, banyak bisnis yang beralih pada online accounting, yang mana memanfaatkan teknologi internet seperti browser web dan smartphone untuk merampingkan dan meningkatkan fungsi akuntansi bisnis.
Transformasi digital ini menggantikan perangkat lunak konvensional, spreadsheet, dan sistem akuntansi berbasis kertas manual. Dengan merangkul otomatisasi, mengadopsi sistem online accounting menjadi pertimbangan penting bagi perusahaan Anda, memungkinkan aktivitas manajemen keuangan yang lebih lancar.
Artikel ini akan menyajikan informasi lengkap mengenai online accounting, beserta dengan manfaatnya bagi bisnis.
Table of Content
Mengenal Tujuan dan Manfaat Online Accounting bagi Bisnis
Tujuan online accounting adalah untuk memberdayakan bisnis dengan teknologi yang modern, membuat pengelolaan keuangan lebih efisien, akurat, dan mudah diakses.
Lalu, banyak manfaat lain yang membuat online accounting lebih unggul jika dibandingkan dengan manual accounting.
Berikut adalah beberapa manfaat online accounting untuk bisnis Anda.
1. Tidak ada pembaruan sistem
Online accounting adalah sistem berbasis browser yang memastikan bahwa sistem selalu up to date tanpa perlu intervensi manual. Kelebihan ini membantu menyederhanakan proses bisnis, yang mana perusahaan tidak perlu membeli dan menginstal versi baru secara teratur.
Selain itu, pembaruan otomatis tidak hanya mencakup peningkatan keamanan tetapi juga fitur-fitur penting, memastikan bahwa platform akuntansi tetap dilengkapi dengan alat dan fungsi terbaru.
Dalam bidang manajemen keuangan, online accounting mengurangi beban perusahaan dengan mengotomatiskan pembaruan tabel pajak, pelaporan penggajian, dan persyaratan pensiun.
Fitur-fitur tersebut sangat bermanfaat karena undang-undang dan peraturan pajak sering berubah, yang dapat menjadi tantangan bagi bisnis untuk melacak secara manual.
Dengan membuat pembaruan ini terjadi secara otomatis, perusahaan dapat yakin bahwa manajemen keuangan mereka tetap berjalan sesuai dengan standar peraturan terbaru, sehingga mengurangi risiko penalti ketidakpatuhan.
2. Menghemat biaya
Dengan mengadopsi online accounting, perusahaan dapat menghindari biaya awal yang besar terkait dengan pembelian dan pemasangan perangkat lunak akuntansi manual.
Tanpa memerlukan perangkat keras atau infrastruktur yang mahal, penyiapan awal menjadi lebih terjangkau dan dapat diakses oleh semua ukuran bisnis.
Selain itu, model penetapan harga berbasis langganan dari platform online accounting memungkinkan pengeluaran yang dapat diprediksi dan terukur, sehingga memudahkan perusahaan untuk menganggarkan dan merencanakan sumber daya keuangan mereka secara efektif.
Selain itu, online accounting merampingkan proses keuangan dan mengotomatiskan tugas berulang, yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan pengurangan biaya tenaga kerja.
Entri dan rekonsiliasi data manual diminimalkan, memberikan waktu bagi para profesional akuntansi untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis dan bernilai tambah.
Otomatisasi tugas-tugas seperti pembuatan faktur, pemrosesan penggajian, dan pelaporan keuangan tidak hanya menghemat waktu tetapi juga menurunkan risiko kesalahan manusia, yang berpotensi mengakibatkan kesalahan yang mahal.
3. Skala akses yang luas
Online accounting memberikan kesempatan bagi karyawan untuk bekerja dari rumah, luar negeri, atau kantor yang berbeda. Hal ini memastikan bahwa setiap orang dapat mengakses file data akuntansi tersinkronisasi yang sama dari mana pun.
Tingkat aksesibilitas ini meningkatkan kolaborasi dan komunikasi dalam satu waktu yang nyata di antara anggota tim, mendorong alur kerja yang lebih efisien.
Selain itu, online accounting memungkinkan bisnis untuk mempertahankan kontrol ketat atas privasi data, karena administrator dapat mengatur tingkat akses yang diberikan kepada setiap individu.
Selain itu, platform online accounting mampu mengelola tingkat kompleksitas bisnis yang besar sebelum kebutuhan akan solusi yang rumit dan mahal muncul. Saat operasi bisnis tumbuh dan berkembang, sistem dapat dengan mudah mengakomodasi peningkatan volume transaksi, beragam unit bisnis, dan struktur keuangan yang kompleks.
4. Data terpusat
Seringkali banyak kerumitan mengelola lebih dari satu file data, yang menyebabkan kebingungan dan potensi kesalahan karena orang memperbarui file yang salah.
Dengan online accounting, bisnis sekarang memiliki kemudahan satu file data terpadu untuk setiap entitas. Ini merampingkan manajemen data, mengurangi risiko perbedaan data, dan mendorong proses akuntansi yang lebih teratur dan efisien.
Selain itu, sentralisasi data dalam platform akuntansi online menawarkan keuntungan tambahan dalam hal keamanan dan aksesibilitas data. Sistem secara otomatis mencadangkan file data, memastikan bahwa informasi keuangan yang penting terlindungi dari kehilangan data yang tidak terduga atau kegagalan teknis.
Data yang tersentralisasi tidak hanya menyederhanakan manajemen data tetapi juga memberikan ketenangan pikiran kepada perusahaan, mengetahui bahwa data keuangan mereka dilindungi secara konsisten dan terkini.
5. Keamanan yang terjamin
Administrator memiliki fleksibilitas untuk menentukan tingkat akses yang diterima setiap pengguna, memastikan data keuangan yang sensitif tetap terlindungi.
Tingkat kontrol ini sangat penting saat berbagi informasi dengan pihak eksternal, seperti calon pembeli, bankir, atau akuntan. Perusahaan dapat memberikan akses hanya baca kepada para pemangku kepentingan ini, menjaga integritas data sambil tetap mengizinkan mereka untuk meninjau informasi keuangan yang relevan.
Selain itu, kemampuan untuk memberikan akses edit penuh ke akuntan atau pemegang buku merampingkan kolaborasi dan meningkatkan efisiensi proses manajemen keuangan.
Dengan keamanan tinggi online accounting, bisnis dapat dengan percaya diri berkolaborasi dengan penasihat keuangan mereka sambil mempertahankan kontrol ketat atas privasi dan akses data.
Masalah yang Sering Terjadi dalam Manual Accounting
Pengimplementasian online accounting terjadi karena beberapa alasan, salah satunya adalah online accounting lebih efisien daripada manual accounting.
Berikut adalah beberapa masalah yang sering terjadi sata proses manual accounting.
1. Menguras biaya
Proses pencatatan, rekonsiliasi, dan pengelolaan transaksi keuangan secara manual menuntut tenaga dan waktu manusia yang ekstensif.
Mempekerjakan profesional akuntansi yang terampil untuk menangani tugas-tugas ini bisa mahal untuk bisnis, terutama karena kompleksitas operasi keuangan tumbuh.
Selain itu, risiko kesalahan yang melekat pada entri data manual dapat menyebabkan kesalahan yang mahal, membutuhkan sumber daya lebih lanjut untuk memperbaiki ketidaksesuaian dan mengatasi ketidakakuratan keuangan.
2. Resiko human-error yang tinggi
Ketergantungan pada dokumen fisik dan entri data manual meningkatkan kerentanan catatan keuangan terhadap kerusakan, salah penempatan, atau pencurian, menempatkan informasi keuangan penting dalam risiko hilang secara permanen. Risiko ini semakin parah ketika langkah-langkah pemulihan bencana tidak memadai atau tidak ada.
Selain itu, penanganan data keuangan secara manual menyisakan ruang untuk kesalahan manusia, karena bahkan akuntan yang paling terampil sekalipun dapat membuat kesalahan saat mencatat transaksi yang rumit atau melakukan perhitungan.
Kesalahan semacam itu dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam laporan keuangan, yang dapat menimbulkan konsekuensi serius, mulai dari perbedaan keuangan hingga masalah kepatuhan.
Selain itu, kurangnya sinkronisasi data secara real-time pada sistem akuntansi manual dapat memperparah risiko kesalahan. Karena transaksi menumpuk dari waktu ke waktu, merekonsiliasi akun dan mengidentifikasi perbedaan menjadi semakin menantang, terutama tanpa akses langsung ke informasi keuangan terkini.
3. Memakan banyak waktu
Seiring bertambahnya volume data keuangan, begitu pula waktu yang diperlukan untuk entri dan penghitungan data. Sifat berulang dari tugas akuntansi manual dapat menyebabkan inefisiensi dan penundaan, menghambat produktivitas tim akuntansi secara keseluruhan.
Selain itu, kurangnya otomatisasi dalam proses akuntansi manual semakin berkontribusi pada waktu. Tidak seperti solusi akuntansi digital yang merampingkan entri data dan menawarkan sinkronisasi waktu nyata. Namun, metode manual memerlukan upaya tambahan untuk memastikan keakuratan dan konsistensi data.
Menangani sejumlah besar data keuangan secara manual dapat menyebabkan risiko kesalahan yang lebih tinggi. Sehingga memerlukan waktu dan upaya tambahan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian.
Konsekuensinya, tim akuntansi menghabiskan sebagian besar waktunya untuk tugas-tugas rutin, sehingga membatasi kesempatan untuk fokus pada analisis keuangan strategis dan aktivitas bernilai tambah yang dapat menguntungkan perusahaan.
Fitur Software Online Accounting
Mengadopsi software online accounting merupakan keputusan yang tepat untuk menyederhanakan proses manajemen keuangan perusahaan.
Berikut adalah jabaran fitur-fitur unggulan dari perangkat lunak akuntansi online yang dapat menguntungkan bisnis Anda.
1. Dasbor finansial
Dengan fitur dasbor finansial, bisnis dapat mengakses tampilan pertumbuhan keuangan mereka secara terpusat dan real-time, termasuk aspek-aspek penting seperti pendapatan, saldo kas, piutang, hutang, dan banyak lagi.
Dasbor finansial memberdayakan pengguna untuk membuat keputusan berdasarkan data dengan menyajikan metrik keuangan penting dengan tampilan yang menarik dan akses yang mudah.
Melalui grafik, bagan, dan representasi visual lainnya, bisnis dapat dengan cepat memahami posisi keuangan mereka, melihat tren, dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.
Fitur ini meningkatkan transparansi keuangan dan memberdayakan perusahaan untuk tetap mendapat informasi dan proaktif dalam strategi pengelolaan keuangan mereka.
Dengan dasbor keuangan yang tersedia, bisnis dapat membuat keputusan yang terinformasi dan tepat waktu, mengoptimalkan arus kas, dan mendorong kesuksesan finansial secara lebih efektif.
2. Cash flow forecasting
Untuk memastikan perkembangan perusahaan yang berkelanjutan, peramalan yang efektif sangat penting dalam menentukan langkah strategis selanjutnya.
Dengan fitur peramalan arus kas, bisnis dapat memprediksi tindakan terbaik untuk mendorong pertumbuhan keuangan.
Dengan memanfaatkan fitur ini, sistem akuntansi memungkinkan pengguna memperoleh wawasan tentang pendapatan yang diproyeksikan. Sama dengan biaya yang diantisipasi selama periode tertentu, memberikan gambaran yang jelas tentang lintasan keuangan perusahaan.
Memiliki akses ke perkiraan arus kas yang akurat memberdayakan bisnis untuk membuat keputusan yang tepat untuk pengembangan perusahaan. Memahami pendapatan masuk dan pengeluaran keluar dalam jangka waktu yang ditentukan memungkinkan perencanaan dan alokasi sumber daya yang lebih baik.
3. Rekonsiliasi dengan bank
Rekonsiliasi bank adalah proses penting untuk memastikan bahwa catatan keuangan perusahaan selaras dengan laporan bank secara akurat. Dengan perangkat lunak online accounting, proses rekonsiliasi bank menjadi lebih cepat dan sederhana, menghemat banyak waktu untuk bisnis.
Melalui otomatisasi dan sinkronisasi data real-time, sistem online accounting dengan mudah membandingkan dan mencocokkan transaksi, dengan cepat mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian antara catatan perusahaan dan laporan bank.
Proses rekonsiliasi yang efisien dan akurat ini membantu bisnis menjaga transparansi dan akurasi keuangan. Dengan mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk rekonsiliasi bank, perangkat lunak akuntansi online memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis, seperti analisis dan perencanaan keuangan.
Dengan rekonsiliasi bank yang cepat sebagai fitur utama, bisnis dapat menikmati peningkatan efisiensi, kesalahan yang minimal, dan proses manajemen keuangan yang lebih terorganisir.
4. Akrual dan amortisasi
Dengan memanfaatkan perangkat lunak online accounting, bisnis dapat memastikan akrual yang akurat dan tepat waktu, menangkap pendapatan dan pengeluaran saat terjadi daripada saat uang tunai diterima atau dibayarkan. Metode akuntansi akrual ini memberikan pandangan yang lebih komprehensif dan realistis terhadap kinerja keuangan perusahaan.
Selain itu, perangkat lunak mengotomatiskan proses amortisasi, menyebarkan biaya aset tidak berwujud selama masa manfaatnya. Akibatnya, ini mencerminkan nilainya dengan lebih akurat pada laporan keuangan.
Fitur akrual dan amortisasi otomatis dalam perangkat lunak akuntansi online tidak hanya meningkatkan akurasi data. Fitur ini juga menghemat waktu yang berharga bagi para profesional akuntansi.
Dengan mengurangi beban perhitungan dan pencatatan manual, fitur ini memungkinkan akuntan untuk fokus pada tugas bernilai lebih tinggi. Seperti analisis keuangan dan perencanaan strategis.
5. Manajemen anggaran
Perangkat lunak online accounting merampingkan proses manajemen anggaran, memungkinkan bisnis mengalokasikan dan memantau pengeluaran mereka dengan mudah.
Dengan fitur ini, bisnis dapat menetapkan anggaran untuk berbagai departemen, proyek, atau item inventaris. Ini memfasilitasi pengendalian biaya yang lebih baik dan membantu mencegah tekanan keuangan yang tidak perlu.
Selain itu, fitur manajemen anggaran dalam perangkat lunak online accounting memungkinkan bisnis membuat matriks persetujuan berdasarkan anggaran yang tersedia. Hal ini memungkinkan proses pengeluaran yang terstruktur dan terkendali, di mana pengeluaran selarras dengan anggaran yang tersedia.
Dengan mengintegrasikan manajemen anggaran dengan manajemen pembelian, bisnis dapat memastikan bahwa keputusan pengeluaran mereka sejalan dengan rencana dan tujuan keuangan.
Pendekatan kohesif terhadap manajemen anggaran ini memberdayakan bisnis untuk mengoptimalkan alokasi sumber daya, melacak pengeluaran aktual terhadap jumlah yang ada. Lalu juga membuat keputusan keuangan yang tepat untuk mendukung pertumbuhan dan profitabilitas jangka panjang.
6. Pelaporan analitik yang akurat
Bisnis memerlukan pelaporan analitik untuk memberikan analisis data mendalam tentang penjualan, permintaan konsumen, dan tingkat inventaris.
Dengan perangkat lunak online accounting, membuat laporan analitik menjadi proses yang mulus, memungkinkan bisnis membuat laporan keuangan yang akurat dan real-time seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, dan lebih efisien.
Pelaporan analitik memberdayakan bisnis dengan wawasan dan tren yang berharga, memungkinkan mereka membuat keputusan dan rencana strategis. Dengan menyajikan data keuangan dalam format yang jelas dan menarik secara visual, bisnis dapat dengan mudah mengidentifikasi area kekuatan dan area yang memerlukan perbaikan.
Fitur ini memungkinkan tim keuangan dan pemangku kepentingan untuk mendapatkan pemahaman komprehensif tentang kesehatan dan kinerja keuangan perusahaan, memfasilitasi keputusan berbasis data yang mendukung pertumbuhan dan kesuksesan bisnis.
Rekomendasi Software Online Accounting dari Total ERP
Di antara sekian banyak penyedia perangkat lunak online accounting, Total ERP muncul sebagai pilihan utama untuk solusi akuntansi online yang mudah.
Lebih dari sekadar perangkat lunak, Total ERP menyediakan cloud ERP yang melengkapi bisnis dengan serangkaian fungsi keuangan yang komprehensif. Kecakapan platform dalam analisis rasio keuangan menawarkan bisnis wawasan yang tajam tentang kesehatan operasional bisnis.
Lalu, Total ERP juga menyediakan manajemen e-faktur yang terintegrasi. Tugas-tugas yang membosankan dalam menangani dan mengatur tagihan menjadi mudah, memastikan bahwa kepatuhan dan efisiensi berjalan seiring.
Selain itu, sistem pelaporan keuangan Total ERP yang canggih memberikan kejelasan dan transparansi, menyajikan data yang rumit dengan cara yang jelas yang mendorong perencanaan strategis yang lebih baik.
Fitur integrasi bank yang mulus, memastikan proses keuangan Anda tersinkronisasi, menjadikan transaksi lebih lancar dan rekonsiliasi lebih cepat.
Selami lebih dalam penawaran Total ERP dengan mencoba demo gratis dan temukan bagaimana mereka meningkatkan standar dalam bidang solusi akuntansi online.
Kesimpulan
Online accounting merupakan pendekatan modern dalam manajemen keuangan perusahaan yang memanfaatkan teknologi internet untuk mengoptimalkan dan meningkatkan proses akuntansi.
Dibandingkan dengan metode manual, online accounting menawarkan sejumlah kelebihan, seperti efisiensi, akurasi, keamanan, dan lain-lain.
Untuk bisnis masa kini yang bergerak cepat dan berbasis teknologi, adopsi sistem semacam ini menjadi keharusan untuk tetap kompetitif dan relevan.
Salah satu sistem akuntansi online yang dapat Anda coba adalah Total ERP. Dengan harga yang bersahabat, Total ERP cocok untuk seluruh jenis dan ukuran perusahaan.
Dengan mengadopsi Total ERP sebagai software accounting Anda, Anda dapat menyederhanakan banyak pekerjaan kompleks dan memaksimalkan potensi perusahaan Anda.
