Bisnis distribusi memerlukan proses yang lebih kompleks dan rumit lebih dari bisnis lain, mengingat tuntutan yang ada.
Untuk itu, saat ini banyak distributor yang mulai menerapkan distribution inventories management pada operasi bisnis mereka.
Simak artikel berikut ini untuk mengetahui informasi lebih detail mengenai distribution inventories management, termasuk manfaatnya bagi bisnis distribusi.
Table of Content
Apa itu Distribution Inventories Management?
Distribution inventories management adalah aspek penting dari optimalisasi supply chain yang bertujuan untuk mencapai keseimbangan antara memenuhi permintaan pelanggan dan meminimalkan biaya operasional.
Pada intinya, ini melibatkan perencanaan strategis, koordinasi, dan pengendalian tingkat persediaan di seluruh jaringan distribusi. Dengan mengelola inventaris secara efisien, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Distribution inventories management yang efektif bergantung pada teknik perkiraan yang kuat dan analitik data tingkat lanjut untuk memprediksi pola minat pelanggan secara akurat. Berbekal wawasan ini, bisnis dapat mengoptimalkan jumlah pesanan, menghindari kelebihan stok, dan mencegah kehabisan stok, sehingga mengurangi pemborosan dan kehilangan peluang penjualan.
Dengan mencapai keseimbangan yang tepat antara tingkat persediaan dan permintaan pelanggan, distribution inventories management memungkinkan perusahaan meningkatkan daya tanggap mereka terhadap fluktuasi pasar dan memanfaatkan peluang yang muncul.
Selain itu, ini memberdayakan bisnis untuk membangun hubungan yang lebih kuat dengan pemasok dan pelanggan, menumbuhkan kepercayaan dan loyalitas.
Manfaat dari Distribution Inventories Management
Distribution inventories management menawarkan banyak manfaat yang dapat mengatasi segala permasalahan proses distribusi.
Berikut adalah beberapa manfaat dari distribution inventories management.
1. Pengurangan barang yang tidak dapat terjual
Dengan menerapkan strategi manajemen inventaris yang efisien, distributor dapat secara signifikan meminimalkan terjadinya produk yang tidak dapat terjual atau usang di gudang mereka.
Pengurangan ini berawal melalui perkiraan minat pelanggan yang lebih baik, pelacakan inventaris yang akurat, dan proses pemenuhan pesanan yang lebih tertata.
Ketika distributor mempertahankan tingkat persediaan yang optimal berdasarkan perkiraan permintaan pasar yang tepat, mereka cenderung tidak terlalu banyak menimbun barang yang bisa menjadi tidak dapat terjual karena perubahan preferensi konsumen atau tren pasar.
Selain itu, dengan menggunakan sistem pelacakan inventaris yang baik, distributor dapat memantau dengan cermat masa simpan produk dan tanggal kadaluarsa, memastikan bahwa barang terjual sebelum menjadi tidak layak.
Strategi proaktif ini memungkinkan distributor untuk menghasilkan penurunan barang yang tidak dapat terjual dan meminimalkan kerugian finansial yang terkait dengan penghapusan atau penjualan izin.
2. Meningkatnya penjualan dan loyalitas klien
Dengan mengoptimalkan tingkat persediaan dan memastikan produk yang tepat tersedia pada waktu yang tepat, distributor dapat meningkatkan kemampuannya untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan efisien.
Ini mengarah pada penjualan yang lebih tinggi, karena pelanggan lebih cenderung melakukan pembelian ketika mereka menemukan kebutuhan mereka dengan cara yang mudah.
Selain itu, pemenuhan pesanan yang baik dapat menciptakan customer experience yang positif. Hal ini meninggalkan kesan baik yang dapat meningkatkan loyalitas klien.
Sistem inventaris yang terkelola dengan baik juga memungkinkan distributor mengantisipasi dan merespons tren pasar dengan lebih efektif.
Hasilnya, ketangkasan dalam merespon tren pasar ini memposisikan distributor sebagai mitra terpercaya. Jika secara konsisten dapat memberikan apa yang klien butuhkan, distributor dapat mendorong klien untuk tetap setia pada merek mereka.
3. Servis dan pelayanan yang semakin baik
Daripada mengandalkan pengiriman penuh, distributor dapat mengadopsi strategi berbasis data untuk menentukan rute dan kapasitas muatan yang paling optimal. Hal ini memastikan bahwa setiap perjalanan transportasi memaksimalkan potensinya dan meminimalkan pemborosan.
Penggunaan transportasi yang efisien tidak hanya mengurangi biaya operasional tetapi juga berkontribusi terhadap kelestarian lingkungan.
Dengan mengkonsolidasikan pengiriman dan mengoptimalkan rute pengiriman, distributor dapat menurunkan konsumsi bahan bakar dan emisi gas rumah kaca, memberikan dampak positif pada jejak karbon mereka.
Cara yang bertanggung jawab terhadap lingkungan ini sejalan dengan meningkatnya preferensi konsumen untuk praktik ramah lingkungan dan dapat meningkatkan citra merek distributor.
Selain itu, peningkatan efisiensi transportasi berarti pengiriman yang lebih cepat dan andal. Pemenuhan pesanan tepat waktu meningkatkan kepuasan pelanggan, karena pelanggan menerima produk mereka dengan segera dan seperti yang mereka harapkan.
4. Mempercepat return of investment (ROI)
Peningkatan efisiensi ini memastikan bahwa modal yang terikat dalam inventaris dapat menguntungkan secara lebih efektif. Ini memungkinkan distributor untuk menutup investasi mereka lebih cepat dan menginvestasikan kembali di bidang bisnis penting lainnya.
Melalui analitik berbasis data dan perkiraan yang akurat, distributor dapat menyelaraskan inventaris mereka dengan kebutuhan pelanggan yang sebenarnya.
Akibatnya, distributor dapat mempercepat tingkat perputaran persediaan mereka, mengubah persediaan menjadi uang tunai dengan lebih cepat dan mempercepat siklus ROI.
Selain itu, distribution inventories management yang efisien berdampak positif pada arus kas, aspek penting dari keberlanjutan bisnis.
Dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menjual inventaris, distributor dapat mengakses dana lebih cepat, memungkinkan mereka menutupi pengeluaran, berinvestasi dalam peluang baru, dan memenuhi goals keuangan dengan lebih cepat.
Peningkatan arus kas ini tidak hanya memperkuat posisi keuangan distributor tetapi juga memposisikan mereka untuk meraih peluang pertumbuhan.
5. Mengurangi pengeluaran operasional
Salah satu manfaat yang terpenting dari distribution inventories management adalah berkurangnya pengeluaran operasional.
Hal ini membantu membebaskan ruang gudang yang berharga, mengurangi biaya penyimpanan, dan merampingkan operasi.
Selain itu, pengoptimalan inventaris memungkinkan distributor untuk menurunkan risiko keusangan atau pembusukan produk, meminimalkan kerugian karena penghapusan dan obral.
Lalu, manajemen inventaris yang efektif meningkatkan efisiensi supply chain, menghasilkan penghematan biaya selama proses distribusi.
Dengan memperkirakan permintaan secara akurat dan berkoordinasi dengan pemasok, distributor dapat mempertahankan rantai pasokan yang ramping dan responsif, mengurangi waktu tunggu dan biaya transportasi.
Masalah yang Sering Ada di Perusahaan Distribusi
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai manfaat dari distribution inventories management, kami akan menjabarkan beberapa masalah yang sering karena tidak adanya distribution inventories management kuat.
Berikut adalah masalah-masalah yang sering ada di bisnis distribusi.
1. Transportasi yang tidak efisien
Dalam upaya untuk mengurangi biaya logistik, distributor kadang-kadang melakukan pengiriman hanya ketika kendaraan mereka terisi penuh.
Meskipun cara tersebut mungkin tampak efektif dari segi biaya, hal ini menyebabkan dampak yang signifikan bagi proses distribusi.
Sebagai konsekuensi dari strategi ini, penjualan pasti merosot karena keterlambatan pengiriman dan berkurangnya fleksibilitas dalam menanggapi permintaan pelanggan.
Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif saat ini, di mana loyalitas pelanggan dan pemenuhan pesanan yang cepat adalah yang terpenting, inefisiensi semacam itu dapat berdampak buruk pada reputasi distributor.
2. Pengembalian barang
Berurusan dengan pengembalian barang bisa menjadi proses yang rumit dan merugikan, membutuhkan perhatian cermat terhadap detail dan komitmen untuk menyelesaikan masalah secara efisien.
Sementara beberapa distributor mungkin tergoda untuk menyalahkan faktor eksternal atau pelanggan, pendekatan ini terbukti kontraproduktif dalam jangka panjang.
Terutama dalam bidang distribusi makanan, penanganan barang dengan hati-hati sangat penting untuk menjaga kepercayaan pelanggan dan menjaga hubungan bisnis di masa depan.
Menyalahkan pelanggan atas pengembalian hanya dapat memperburuk masalah, berpotensi menyebabkan ketidakpuasan dan hilangnya pelanggan yang loyal.
Sebaliknya, distributor harus fokus pada penerapan langkah-langkah kontrol kualitas yang kuat dan proses perbaikan terus-menerus untuk meminimalkan terjadinya pengembalian.
3. Penumpukan barang di gudang
Salah satu tantangan berulang yang sering terjadi adalah masalah gudang yang terlalu banyak menimbun. Meskipun memiliki inventaris berlebih mungkin tampak seperti strategi aman, hal itu dapat menyebabkan tekanan finansial yang signifikan dan inefisiensi operasional.
Akumulasi kelebihan stok membatasi kemampuan distributor untuk berinvestasi di bidang bisnis penting lainnya dan berpotensi menghambat prospek pertumbuhan.
Selain itu, gudang yang terlalu banyak menimbun tidak hanya berdampak pada kesehatan keuangan distributor tetapi juga menimbulkan kerumitan logistik.
Lalu, persediaan yang berlebihan menuntut lebih banyak ruang gudang, yang dapat menimbulkan biaya tambahan dan membebani supply chain secara keseluruhan.
Selain itu, mengelola inventaris yang sangat besar membutuhkan tindakan pengendalian yang teliti untuk mencegah kerugian karena keusangan, kedaluwarsa, atau kerusakan.
4. Waktu kerja yang tidak efisien
Ketidakefisienan waktu kerja sering terwujud dalam berbagai aspek proses distribusi, mulai dari pemrosesan pesanan dan manajemen inventaris hingga logistik pengiriman.
Masalah ini dapat muncul karena sistem manual dan kuno, kurangnya proses yang mudah, atau pengoptimalan tenaga kerja yang tidak memadai.
Waktu kerja yang tidak efisien tidak hanya menghambat kecepatan dan ketepatan pemenuhan pesanan, tetapi juga menyebabkan biaya operasional meningkat dan kehilangan peluang untuk memanfaatkan permintaan pasar.
Distributor mungkin berjuang untuk memenuhi harapan pelanggan untuk pengiriman tepat waktu, mengikis kepercayaan dan berpotensi menyebabkan pengurangan pelanggan.
Selain itu, waktu pemrosesan pesanan yang lama dapat memengaruhi seluruh supply chain, memengaruhi hubungan dengan pemasok, dan mengganggu aliran barang.
5. Risiko kerugian karena kadaluarsa
Tantangan mengelola tanggal kadaluarsa produk sangat penting bagi distributor yang berurusan dengan barang yang mudah rusak seperti makanan, obat-obatan, dan kosmetik.
Kegagalan untuk memantau dan merotasi stok secara efektif dapat menyebabkan dampak kerugian yang signifikan karena barang kadaluarsa harus terbuang atau terjual dengan harga murah, yang mengakibatkan kerugian besar.
Selain dampak finansial, menangani barang kadaluarsa juga dapat merusak reputasi distributor dan mengikis kepercayaan pelanggan. Menjual produk kadaluarsa tidak hanya melanggar kepercayaan konsumen tetapi juga menimbulkan kekhawatiran akan kualitas dan keamanan produk.
Hal ini dapat menyebabkan ulasan negatif, penurunan loyalitas pelanggan, dan potensi kewajiban hukum, yang semakin menambah efek buruk dari kerugian yang ada.
Untuk memitigasi risiko kerugian akibat barang kadaluarsa, distributor harus menerapkan praktik manajemen inventaris yang kuat. Beberapa strateginya adalah dengan menerapkan first-in, first-out (FIFO) dan first-expired, first-out (FEFO), atau mengadopsi software inventory.
Bagaimana Cara Menerapkan Distribution Inventories Management yang Sukses?
Lalu, tentunya keberhasilan distribution inventories management tidak terjadi secara instan, melainkan melewati beberapa proses penyesuaian.
Maka, berikut adalah tips untuk menciptakan distribution inventories management yang sukses.
1. Lakukan pendekatan kepada staf
Menciptakan distribution inventories management yang sukses lebih dari sekadar mengandalkan sistem; tetapi juga melibatkan keterlibatan aktif dengan orang-orang Anda.
Staf yang terampil dan berpengetahuan sangat penting dalam mengidentifikasi peluang, ancaman, kelemahan, dan keuntungan dalam bisnis distribusi Anda. Dengan mendorong lingkungan keterlibatan dan kolaborasi, Anda dapat memanfaatkan keahlian kolektif tim Anda untuk terus meningkatkan dan mengatasi tantangan secara efektif.
Mendorong komunikasi terbuka dan sesi umpan balik reguler dengan staf dan kolega Anda dapat menghasilkan wawasan mengenai perkembangan dan tantangan yang perusahaan miliki.
Pengalaman dan keahlian tim Anda juga dapat membantu menyempurnakan proses manajemen inventaris, mengatasi kemacetan, dan mengoptimalkan alur kerja.
Melibatkan staf Anda dalam proses pengambilan keputusan tidak hanya meningkatkan moral dan rasa kepemilikan mereka, tetapi juga mendorong pemecahan masalah yang inovatif dan perspektif baru tentang cara meningkatkan efisiensi inventaris.
2. Berlakukan SOP yang tepat
Standard Operating Procedure (SOP) yang tepat berfungsi sebagai dasar untuk praktik manajemen inventaris yang efisien, memberikan pedoman dan protokol yang jelas untuk seluruh proses distribusi.
Hal ini menguraikan prosedur langkah demi langkah untuk menerima, menyimpan, melacak, dan mendistribusikan inventaris, memastikan konsistensi dan akurasi dalam semua operasi.
Saat membuat SOP yang tepat, penting untuk melibatkan pemangku kepentingan utama dari berbagai departemen untuk mendapatkan wawasan dan perspektif dari berbagai area bisnis distribusi. Dengan memasukkan masukan dari personel gudang, tim penjualan, dan pakar logistik, SOP dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan untuk mengatasi tantangan.
Selain itu, perusahaan harus selalu meninjau dan memperbarui SOP secara berkala untuk beradaptasi dengan dinamika pasar yang berubah dan persyaratan bisnis yang terus berkembang.
Fleksibilitas dan peningkatan berkelanjutan merupakan aspek penting dari manajemen inventaris yang sukses, karena memungkinkan SOP tetap relevan dan efektif dalam mengoptimalkan tingkat inventaris dan meningkatkan efisiensi operasional.
3. Meninjau dan meningkatkan layanan
Dengan mengevaluasi keefektifan prosedur manajemen inventaris secara berkala, distributor dapat mengidentifikasi area yang mungkin memerlukan penyempurnaan atau pengoptimalan.
Tinjauan berkelanjutan ini memastikan bahwa sistem manajemen inventaris distribusi tetap responsif terhadap perubahan kondisi pasar, permintaan pelanggan, dan teknologi baru.
Meskipun teknologi dapat meningkatkan efisiensi manajemen inventaris secara signifikan, keberhasilan integrasinya memerlukan evaluasi dan penyesuaian yang cermat.
Dengan memantau dampak teknologi baru pada akurasi inventaris, pemenuhan pesanan, dan alur kerja secara keseluruhan, distributor dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tentang cara menyempurnakan dan mengoptimalkan layanan.
4. Kenali produk dan kebutuhan pelanggan
Dengan benar-benar memahami seluk-beluk produk, seperti umur simpan, pola permintaan, dan musiman, distributor dapat menerapkan distribution inventories management secara maksimal.
Pemahaman yang komprehensif ini juga memungkinkan distributor untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mempertahankan stok yang memadai dan menghindari persediaan yang berlebihan.
Sama pentingnya adalah mendapatkan insight tentang kebutuhan spesifik dan preferensi klien. Setiap klien mungkin memiliki persyaratan yang berbeda, seperti jadwal pengiriman, spesifikasi pengemasan, atau jumlah pesanan.
Dengan terlibat secara proaktif dengan klien dan mencari umpan balik secara aktif, distributor dapat menyesuaikan proses manajemen inventaris mereka agar selaras dengan preferensi masing-masing klien.
Pendekatan yang berpusat pada pelanggan ini memupuk hubungan yang kuat dan meningkatkan kepuasan, karena klien merasa puas.
Selain itu, dengan ini distributor juga dapat secara proaktif menyesuaikan strategi manajemen inventaris mereka untuk meraih peluang baru dan memitigasi potensi risiko.
5. Implementasikan sistem manajemen inventaris
Menciptakan distribution inventories management yang sukses membutuhkan penerapan sistem manajemen inventaris yang canggih.
Memanfaatkan solusi teknologi canggih seperti sistem ERP dapat mengotomasi proses manajemen inventaris, merampingkan operasi, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Sistem ini menawarkan rangkaian alat lengkap yang memungkinkan distributor memantau tingkat inventaris secara waktu nyata, mengotomatiskan pemrosesan pesanan, dan melacak pergerakan produk di seluruh rantai pasokan.
Dasbor yang ramah pengguna dan kemampuan analitik data yang akurat memberikan informasi tentang kinerja inventaris, prakiraan permintaan, dan tren penjualan.
Lalu, dengan fitur canggih yang tersedia, distributor dapat membuat keputusan berdasarkan data, mengoptimalkan tingkat inventaris, dan mengurangi risiko kehabisan stok atau kelebihan stok.
Selain itu, Anda dapat mengakses sistem manajemen inventaris di manapun dan kapanpun, memudahkan peninjauan.
Dengan memusatkan data dan proses, sistem manajemen inventaris memungkinkan komunikasi tanpa batas antara berbagai departemen. Hal ini meningkatkan kolaborasi dan koordinasi dalam perusahaan.
Jika Anda berminat untuk mencoba sistem manajemen inventaris yang terjangkau dan berkualitas, Anda dapat mencoba Total ERP. Sistem yang terintegrasi dan kemampuannya yang canggih dapat membantu proses distribution inventories management menjadi lebih optimal.
Kesimpulan
Distribution inventories management yang kuat merupakan aspek terpenting dalam proses distribusi. Dengan memperhatikan inventaris secara berkala, perusahaan dapat terus meningkatkan pelayanannya dan mengelola proses distribusi menjadi lebih tertata.
Dengan berbagai manfaat positif yang ditawarkan oleh distribution inventories management, maka perusahaan harus pandai dalam mengimplementasikan strateginya. Jika dilakukan dengan benar dan tepat, maka distribution inventories management perusahaan akan sangat menguntungkan.
Total ERP siap membantu Anda dalam menerapkan proses distribution inventories management dengan bantuan sistem canggih yang terintegrasi. Jika Anda tertarik untuk mencoba dan melihat sistem ini bekerja, maka Anda dapat mengikuti program demo gratis yang ada.
