Pentingnya Supplier Management dalam Sebuah Perusahaan

Perusahaan tidak mungkin dapat beroperasi tanpa pemasok. Namun, pengelolaan pemasok yang kurang tepat dapat menyebabkan masalah besar bagi perusahaan. Lalu, mengapa perusahaan harus memiliki supplier management?

Pengertian Supplier Management  

Supplier management adalah proses penting yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola hubungan mereka dengan pemasok.

Ini mencakup serangkaian kegiatan seperti pemilihan pemasok yang tepat, membangun kerjasama yang saling menguntungkan, pemantauan kinerja pemasok, dan evaluasi risiko yang terkait dengan pemasok.

Tujuan utama dari supplier management adalah untuk memastikan perusahaan memiliki pasokan yang handal, berkualitas, dan kompetitif. Dengan mengelola pemasok secara efektif, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko yang terkait dengan pasokan, meningkatkan kualitas produk atau layanan, dan mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar.

Melalui manajemen pemasok yang efektif. perusahaan dapat membangun hubungan kemitraan yang saling menguntungkan dengan pemasok, mengoptimalkan rantai pasok, dan mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dalam bisnis mereka.

Manfaat Menggunakan Supplier Management pada Bisnis Anda

Manajemen rantai pasok melibatkan perencanaan, pengendalian, dan koordinasi semua aktivitas yang terkait dengan pergerakan barang, informasi, dan uang dalam rantai pasok perusahaan.

Proses ini mencakup langkah-langkah mulai dari pengadaan bahan baku hingga pengiriman produk jadi kepada pelanggan.

Salah satu tantangan utama dalam manajemen rantai pasok adalah memastikan ketersediaan persediaan yang tepat pada waktu yang tepat.

Jika perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan pelanggan atau tidak dapat memprediksi kebutuhan pasar dengan akurat, ini dapat menyebabkan ketidakseimbangan antara persediaan dan permintaan.

Dampaknya, perusahaan berisiko kehilangan pelanggan, mengalami akumulasi stok yang berlebihan, menghadapi biaya penyimpanan yang tinggi, atau bahkan mengalami kerugian penjualan.

Oleh karena itu, manajemen rantai pasok memainkan peran penting dalam membantu perusahaan mengelola risiko, meningkatkan kinerja operasional, dan mencapai keuntungan yang lebih optimal.

Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip manajemen rantai pasok yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan perubahan pasar, dan meningkatkan daya saing di pasar yang kompetitif.

Melalui pengelolaan yang efektif, perusahaan dapat mencapai keselarasan antara permintaan pelanggan, persediaan yang tepat, dan operasi yang efisien, yang pada gilirannya akan menghasilkan keuntungan yang lebih optimal.

5 Cara Supplier Management akan Meningkatkan Bisnis Anda

Supplier management yang efektif dapat memberikan dampak positif yang signifikan pada bisnis Anda. Berikut adalah lima cara di mana supplier management dapat meningkatkan bisnis Anda:

Mengelola daftar supplier

Dengan melakukan manajemen yang teratur terhadap daftar pemasok, Anda dapat memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh jaringan pemasok Anda. 

Ini juga termasuk memantau informasi kontak, status kontrak, dan riwayat kerja sama dengan setiap pemasok. 

Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah mengelola dan mengorganisir pemasok Anda, memastikan bahwa Anda bekerja dengan mitra yang handal dan berkualitas.

Dalam hal ini, banyak vendor software ERP menawarkan kemudahan untuk mengelola daftar – daftar tersebut.

Menghemat waktu 

Supplier management yang baik memiliki peran penting dalam menghemat waktu dengan menyederhanakan proses pengadaan dan menjalin komunikasi yang efisien dengan pemasok.

Melalui pengelolaan yang efektif, perusahaan dapat memperoleh beberapa manfaat yang signifikan dalam hal efisiensi waktu.

Pertama, dengan memiliki hubungan yang kuat dan terpercaya dengan pemasok, perusahaan dapat mempercepat proses pengiriman. Dengan adanya kemitraan yang baik, pemasok dapat lebih responsif dan siap mengirimkan pesanan dengan cepat.

Hal ini membantu perusahaan dalam memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih efisien dan menghindari keterlambatan dalam pengiriman.

Selain itu, dengan menjalin hubungan yang kuat, perusahaan dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Komunikasi yang lancar dan efisien dengan pemasok memungkinkan perusahaan untuk memperoleh data tentang stok, status pengiriman, dan informasi lainnya secara real-time.

Dengan memiliki akses cepat terhadap informasi ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dan responsif dalam mengelola rantai pasok.

Selain menghemat waktu, supplier management yang baik juga membantu dalam menghindari keterlambatan yang tidak perlu. Dengan membangun hubungan yang kuat dengan pemasok yang dapat terpercaya, perusahaan dapat meminimalkan risiko terjadinya keterlambatan dalam pengiriman.

Komunikasi yang efisien memungkinkan perusahaan untuk secara proaktif mengidentifikasi masalah potensial atau hambatan dalam pengiriman, sehingga dapat diatasi dengan cepat sebelum berdampak negatif pada operasional perusahaan.

Secara keseluruhan, dengan mengelola pemasok secara efektif dan menjalin hubungan yang kuat, perusahaan dapat menghemat waktu dalam proses pengadaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan kelancaran rantai pasok. Hal ini membantu perusahaan untuk tetap kompetitif di pasar yang cepat dan dinamis.

Mengevaluasi kinerja supplier

Manajemen pemasok yang efektif memungkinkan Anda untuk secara teratur mengevaluasi kinerja pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan Anda.

Evaluasi kinerja ini melibatkan pengukuran dan pemantauan kinerja pemasok berdasarkan kriteria yang telah ada sebelumnya.

Beberapa kriteria umum yang berguna untuk mengevaluasi kinerja pemasok meliputi kualitas produk, waktu pengiriman, kepatuhan terhadap kontrak, dan layanan pelanggan.

Dengan mengukur kinerja pemasok berdasarkan kriteria ini, Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang sejauh mana pemasok memenuhi harapan dan standar yang telah Anda tetapkan.

Melalui proses evaluasi kinerja pemasok, Anda dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan masing-masing pemasok. Informasi ini sangat berharga dalam pengambilan keputusan terkait dengan pemilihan pemasok di masa mendatang.

Jika ada pemasok yang menunjukkan kinerja yang kurang memuaskan, Anda dapat mengambil tindakan perbaikan atau mencari alternatif pemasok yang lebih dapat diandalkan.

Evaluasi kinerja pemasok juga memungkinkan Anda untuk memastikan kualitas dan keandalan pasokan Anda. Dengan memonitor kinerja pemasok secara teratur, Anda dapat meminimalkan risiko kualitas produk yang buruk, keterlambatan pengiriman, atau masalah layanan pelanggan.

Jika ada perubahan yang perlu dilakukan atau area yang memerlukan perbaikan, Anda dapat berkomunikasi dengan pemasok tersebut untuk mencapai solusi yang saling menguntungkan.

Mengidentifikasi dan mengurangi risiko supplier yang kurang tepat

Manajemen pemasok yang efektif melibatkan identifikasi dan mitigasi risiko yang terkait dengan pemasok. Ini termasuk mengidentifikasi risiko pasokan yang mungkin mempengaruhi kelangsungan operasional Anda, seperti gangguan produksi, kualitas yang buruk, atau bahkan ketidakpatuhan regulasi. 

Dengan memperhatikan risiko ini, Anda dapat mengambil langkah-langkah proaktif untuk mengurangi risiko dan menjaga kelancaran rantai pasok Anda.

Meningkatkan kesiapan audit

Supplier management yang baik memainkan peran krusial dalam meningkatkan kesiapan perusahaan saat menghadapi proses audit. Dengan memiliki data yang terorganisir mengenai pemasok, kontrak, kinerja, serta langkah-langkah mitigasi risiko. Anda dapat dengan mudah memenuhi persyaratan audit dan juga menyediakan dokumentasi yang Anda perlukan.

Ketika perusahaan dihadapkan pada proses audit, baik itu audit internal maupun eksternal, memiliki sistem supplier management yang baik akan memberikan keuntungan signifikan.

Dengan memiliki data yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik mengenai pemasok, Anda dapat dengan mudah menyajikan informasi yang diminta oleh auditor dan memenuhi persyaratan audit yang berlaku.

Selain itu, dengan memiliki sistem supplier management yang baik, perusahaan dapat secara proaktif memantau dan melacak kinerja pemasok terkait dengan kepatuhan dan kualitas.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan perbaikan atau penyesuaian yang diperlukan sebelum proses audit berlangsung, sehingga dapat meningkatkan tingkat kesiapan dan meminimalkan risiko ketidakpatuhan.

Alasan Mengapa Bisnis Anda Membutuhkan Supplier Management

Bagi perusahaan yang bergerak dalam bisnis pengiriman produk, keberhasilan bergantung pada kemampuan untuk mendapatkan, mempertahankan, dan bekerja dengan efektif bersama pemasok untuk memenuhi harapan pelanggan terhadap produk berkualitas  dikirim tepat waktu dan lengkap. 

Sebanyak 50% dari nilai perusahaan dapat bergantung pada kekuatan hubungan dengan supplier.

Namun, seiring dengan supplier management  yang menjadi jaringan global yang semakin kompleks. Proses manajemen pemasok menjadi semakin rumit, memakan waktu, dan mahal. 

Ketergantungan yang kuat pada proses manual berbasis kertas, serta pengentrian ganda acara digital dan pengisian formulir, semakin memperburuk tantangan ini melambatkan pelaksanaan, meningkatkan risiko kesalahan manusia, dan juga menghambat fleksibilitas.

Kesulitan ini semakin rumit oleh masa-masa yang tidak menentu. Peristiwa terbaru telah menyoroti pentingnya hubungan berkelanjutan antara perusahaan dengan mitra dan pemasoknya, dan juga betapa pentingnya hubungan-hubungan tersebut untuk menjaga fleksibilitas dan ketahanan dalam rantai pasok.

Oleh karena itu, pemimpin rantai pasok telah menanggapi tantangan ini dengan meningkatkan komitmen mereka untuk mendigitalkan dan memodernisasi proses manajemen pemasok. 

Manfaat-manfaatnya termasuk verifikasi pemasok yang lebih baik, perbaikan onboarding, dan pelacakan siklus hidup yang lebih kuat. Hasilnya: manajemen hubungan rantai pasok yang lebih efektif.

Langkah – langkah Mengimplementasi Supplier Management

Implementasi manajemen pemasok yang efektif melibatkan sejumlah praktik yang penting untuk memastikan hubungan yang baik dengan supplier dan memaksimalkan keuntungan bagi perusahaan. Berikut ini adalah beberapa praktik umum yang dapat digunakan dalam mengimplementasikan manajemen pemasok:

Pahami kebutuhan bisnis yang Anda miliki

Pengadaan atau procurement bukan hanya tentang mencari harga terendah. 

Secara ideal, pengadaan harus menjadi bagian dari strategi perusahaan yang memanfaatkan aset dengan bijaksana, mengurangi risiko, memastikan pasokan barang yang stabil, dan berkontribusi pada pertumbuhan pendapatan secara keseluruhan.

Hal ini dapat tercapai dengan menjalin komunikasi yang baik di antara tim dan memiliki tujuan bisnis yang sama. 

Setelah tim pengadaan memahami kebutuhan bisnis, mereka dapat menghindari kesalahan strategis dalam memilih pemasok baru atau menegosiasikan kesepakatan. 

Tujuan bisnis yang jelas juga akan membantu dalam mengutamakan dan mengevaluasi kinerja pemasok.

Bangun dan atur basis data pemasok

Mempunyai basis data pemasok yang lengkap dan terkini akan memberikan manfaat yang besar dalam perencanaan, penghematan anggaran, pemilihan vendor baru, dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok. Disarankan untuk menyediakan informasi berikut ini:

• Detail kontak (nama, alamat, orang yang dihubungi, alamat email, nomor telepon, dll.)
• Proposal dan kontrak kerja
• Informasi mengenai kemampuan pemasok
• Faktur dan data transaksi
• Lokasi pemasok dan cakupan pengiriman
• Data kinerja pemasok dan umpan balik
• Kriteria lain yang penting untuk bisnis Anda.

Dengan memiliki informasi ini tersedia dalam database pemasok yang terorganisir, Anda akan dapat dengan mudah mengelola hubungan dengan pemasok, mengambil keputusan yang informasional, dan melakukan evaluasi terhadap kinerja pemasok Anda.

Pisahkan pemasok berdasarkan segmen tertentu

Sangat dianjurkan untuk mengembangkan kriteria yang berbeda untuk melakukan segmentasi pemasok dan kemudian mengutamakan pemilihan berdasarkan parameter tersebut.

Anda juga dapat mengelompokkan pemasok berdasarkan berbagai faktor seperti ukuran, jenis, potensi nilai di masa depan, kualitas layanan, kecepatan pengiriman, risiko, dan sebagainya. Salah satu metode yang efektif untuk menerapkan segmentasi pemasok adalah dengan menggunakan Matriks Kraljic.

Setelah melakukan segmentasi pemasok, Anda dapat memilih pemasok yang paling sesuai untuk setiap situasi, tergantung pada tujuan bisnis Anda.

Perbaiki keterampilan tim Anda

Mengoptimalkan potensi tim pengadaan dan merancang rencana untuk meningkatkan kompetensi individu juga merupakan hal penting. 

Ini dapat dicapai dengan menyusun program pelatihan internal. Di mana ini mendukung partisipasi dalam kursus eksternal, dan menciptakan lingkungan yang positif yang mendorong tim untuk berbagi pengetahuan dan saling mendukung.

Definisikan tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota tim

Supplier management merupakan hal kompleks yang melibatkan banyak pengambil keputusan atau melibatkan tim lain dalam sebagian proses. Hal ini dapat juga menyebabkan peran dan tanggung jawab menjadi tidak jelas.

Pengambilan keputusan dapat terhambat oleh hierarki pelaporan yang tidak jelas. Oleh karena itu, disarankan untuk menyusun alur pelaporan yang jelas dan ringkas serta mengatur alur kerja yang transparan.

Setiap anggota tim harus memiliki pemahaman yang jelas tentang tanggung jawab dan tingkat keterlibatan mereka, dan hal ini perlu terkomunikasi dengan baik. 

Hal ini dapat membantu memastikan kelancaran operasional dan mencegah konflik internal. Selain itu, cara lain yang dapat Anda lakukan adalah dengan memetakan alur kerja dan tanggung jawab, sehingga Anda dapat mengevaluasi kapabilitas tim dengan lebih baik.

Pantau, kendalikan, dan evaluasi kinerja pemasok

Kunci untuk membangun hubungan yang baik dan berkelanjutan dengan pemasok adalah melalui manajemen kinerja mereka. Dengan memiliki sistem evaluasi yang transparan dan terstruktur, Anda juga dapat menyajikan objektivitas hubungan dengan pemasok Anda dan mengurangi risiko yang mungkin terjadi.

Pengelolaan kinerja pemasok yang baik juga memungkinkan Anda memberikan umpan balik yang tepat waktu kepada pemasok dan mendorong mereka untuk melakukan perubahan dan meningkatkan layanan mereka.

Salah satu cara terbaik untuk menganalisis kinerja supplier sebagai vendor adalah dengan menggunakan kartu skor pemasok yang menggabungkan elemen berikut:

• Kesesuaian dengan tujuan bisnis Anda.
• Kesesuaian dengan kepatuhan dan kebijakan yang berlaku.
• Daftar persyaratan yang harus  pemasok penuhi.
• Metrik untuk mengukur kinerja pemasok.

Dengan menggunakan kartu skor pemasok ini, Anda dapat dengan lebih baik menganalisis dan mengukur kinerja pemasok, serta mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan.

Evaluasi risiko dan upaya perbaikannya

Gangguan pada rantai pasok selalu menjadi faktor penting yang harus Anda perhatikan. Oleh karena itu, disarankan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang berpotensi mengganggu sejak awal dan menyusun daftar berdasarkan tingkat keparahannya. 

Pastikan tim Anda memahami cara bertindak dalam situasi-situasi tersebut dan dapat juga membuat keputusan dengan cepat dan tepat.

Kesimpulan

Secara kesimpulan, software procurement Total adalah solusi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses pengadaan secara efisien dan efektif. Serta dapat membantu perusahaan agar lebih mudah dalam melakukan proses pemilihan

Software ini menyediakan platform terpadu untuk memantau dan mengelola semua aspek pengadaan, termasuk manajemen pemasok, analisis kinerja, pemantauan persediaan, dan juga pengelolaan kontrak. 

Dengan fitur-fitur yang tersedia, seperti otomatisasi proses, pelacakan real-time, dan juga pelaporan yang komprehensif. Software procurement Total dapat meningkatkan transparansi, mengurangi risiko, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kepatuhan dalam seluruh siklus pengadaan. Jadwalkan demo gratis software procurement bisnis Anda sekarang!