Banyak masalah yang muncul ketika melakukan inventory tracking secara manual, yaitu rentan terhadap kesalahan manusia, keterbatasan visibilitas real-time, dan kebutuhan waktu dan upaya yang lebih besar untuk mencatat dan melacak inventaris.
Maka dari itu, perlu adanya pelacakan inventaris yang terstruktur.
Kalau begitu, bagaimana cara inventory tracking tersebut membantu Anda mengatasi masalah-masalah tersebut? Simak artikel berikut ini.
Daftar Isi
Apa Itu Inventory Tracking?
Inventaris merupakan aset penting dalam bisnis yang berfungsi untuk menghasilkan pendapatan melalui penjualan.
Pelacakan inventaris atau inventory tracking adalah proses memantau semua inventaris dalam bisnis, termasuk bahan baku, barang yang belum selesai, dan barang siap jual.
Dengan begitu, perusahaan dapat mengakses informasi penting. Misalnya, tingkat persediaan yang tepat, lokasi setiap item, status pengiriman terkini, dan data inventaris lainnya.
Pelacakan ini dilakukan di berbagai tempat bisnis seperti perusahaan manufaktur, gudang, dan toko ritel.
Melalui inventory tracking, perusahaan dapat mengoptimalkan rantai pasokan dan memastikan persediaan yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Pentingnya Inventory Tracking bagi Bisnis
Penerapan inventory tracking merupakan faktor penting dalam operasi bisnis modern.
Dengan melakukan pelacakan inventaris yang efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan mereka.
Karena inilah manajemen inventaris yang baik sangatlah penting, terutama karena dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi bisnis.
Visibilitas inventaris yang lebih baik
Dengan adanya pelacakan inventaris, Anda dapat melihat setiap produk yang Anda miliki sepanjang waktu, mulai dari saat masuk ke gudang atau ruang penyimpanan hingga saat keluar dari sistem.
Ini berarti Anda dapat dengan mudah mengetahui lokasi terkini setiap produk, stok yang tersedia, pesanan pembelian dan penjualan yang terkait, serta informasi-informasi lain yang relevan.
Dengan visibilitas inventaris yang lebih baik ini, Anda juga dapat mengelola inventaris dengan lebih efisien dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang akurat.
Meminimalisir risiko kekurangan barang
Anda juga dapat mengidentifikasi barang yang tidak tersedia dan mengisi ulang persediaan tepat waktu dengan memiliki perhitungan yang akurat tentang persediaan yang Anda miliki.
Hal ini akan membantu mencegah kehabisan barang dan kerugian penjualan yang berharga.
Apalagi telah diketahui bahwa banyak perusahaan yang mengirimkan barang pesanan pelanggan mereka terlambat karena kekurangan stok, tetapi mereka tidak menyadarinya saat pemesanan.
Pelacakan inventaris kapan dan di mana saja
Dengan kemampuan inventory tracking untuk melacak lokasi yang berbeda dalam satu platform, terutama melalui sistemnya, perusahaan dan bisnis dapat melacak inventaris mereka secara keseluruhan.
Pelacakan ini juga dapat membantu mengurangi kompleksitas dalam pengelolaan data inventaris dengan akses ke data yang terpusat.
Baca Juga: Panduan Inventory Asset Management untuk Kesuksesan Bisnis
Manfaat dari Inventory Tracking
Melakukan pelacakan inventaris memiliki manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam berbagai sektor industri.
Dengan menggunakan sistem inventory tracking yang terintegrasi dengan software stok barang, perusahaan dapat memperoleh banyak manfaat.
Karena itu, dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini, melakukan manajemen inventaris menjadi suatu keharusan bagi perusahaan yang ingin berhasil. Terlebih dengan manfaat yang Anda dapatkan sebagai berikut.
Persediaan barang yang selalu cukup
Menjamin ketersediaan produk berkaitan dengan memaksimalkan potensi pemenuhan Anda, dan pelacakan inventaris dapat membantu Anda mencapai kedua tujuan tersebut.
Dengan melakukan hal tersebut, Anda akan memperoleh informasi tentang bagaimana produk Anda bergerak.
Anda akan selalu memiliki inventaris gudang yang cukup dan stok yang tersedia, tanpa terpengaruh oleh musim atau lonjakan permintaan yang tak terduga.
Selain itu, inventory tracking juga membantu dalam menentukan titik pemesanan ulang, membuat pesanan pembelian, dan menjaga persediaan buffer yang memadai.
Oleh karena itu, Anda tidak akan pernah kehabisan stok atau mengganggu pengalaman pelanggan karena tidak dapat memenuhi pesanan mereka.
Perhitungan yang lebih akurat
Penghitungan persediaan yang akurat sangat penting untuk menghindari masalah dalam mengontrol stok seperti penjualan berlebihan atau kekurangan persediaan.
Dengan menggunakan sistem manajemen persediaan, penghitungan stok dan pengelolaan pesanan akan menjadi lebih tepat daripada sebelumnya, karena menghilangkan risiko kesalahan manusia dan juga ketidakefisienan.
Sebagai hasilnya, ketika Anda melacak persediaan secara real-time, Anda tidak perlu khawatir tentang pesanan yang tertunda atau pengiriman yang terlambat.
Sebaliknya, Anda dapat memiliki kepastian bahwa apa pun yang dipesan oleh pelanggan tersedia di gudang Anda dan siap untuk dikirimkan.
Efisiensi biaya
Fitur pengisian ulang otomatis dalam perangkat lunak pelacakan inventaris mengandalkan data dan pengisian ulang berdasarkan permintaan yang mempertimbangkan riwayat penjualan, faktor musiman, dan promosi.
Dengan fitur tersebut, Anda dapat mengambil keputusan inventaris dengan efektif dalam pengelolaan ruang dan pengurangan biaya operasional.
Kepuasan pemasok dan pelanggan
Kepuasan pelanggan dan pemasok sangatlah penting dalam bisnis, dan pengiriman yang cepat menjadi faktor utama dalam meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dengan kata lain, kepuasan tersebut berkontribusi pada peningkatan pendapatan penjualan.
Maka dari itu, Anda perlu menggunakan solusi pelacakan inventaris karena pelanggan dapat memperoleh informasi secara real-time tentang status inventaris.
Selain itu, perusahaan dan pemasok dapat berbagi data pelacakan yang spesifik untuk industri mereka, sehingga memungkinkan mereka untuk dengan cepat mengidentifikasi tren yang muncul.
Dalam beberapa kasus, kedua organisasi bahkan dapat mengintegrasikan sistem mereka untuk meningkatkan transparansi dan mendapatkan wawasan yang lebih baik dalam mengelola rantai pasokan.
Tantangan dari Inventory Tracking secara Manual
Inventory tracking merupakan proses yang penting dalam manajemen inventaris sebuah bisnis.
Dalam menjalankannya, bisnis perlu menghadapi berbagai tantangan yang mungkin muncul.
Mengatasi tantangan-tantangan ini sangat krusial untuk memastikan kesuksesan dalam melacak dan mengelola inventaris dengan efektif.
Dengan pemahaman yang mendalam mengenai tantangan yang ada, perusahaan dan bisnis dapat mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut.
Memakan banyak waktu
Pelacakan inventaris, seperti kegiatan logistik masuk dan keluar lainnya, dapat menjadi semakin memakan waktu seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda.
Waktu yang dihabiskan untuk memantau tingkat stok adalah peluang yang besar bagi pemilik bisnis kecil yang seharusnya lebih fokus pada hal lain.
Hal-hal tersebut adalah analisis tren pembeli, menjalankan kampanye pemasaran, atau hal lain yang langsung berkontribusi pada pertumbuhan bisnis.
Selain itu, manajemen inventaris itu sendiri bisa sangat memakan waktu dan kompleksitasnya semakin meningkat seiring dengan ekspansi bisnis dan peningkatan penjualan.
Maka dari itu, jika Anda masih melakukan inventory tracking secara manual, Anda akan menghabiskan waktu dan sumber daya yang dapat Anda gunakan untuk hal lain yang lebih penting.
Kesulitan melacak stok di berbagai lokasi
Mengelola dan melacak inventaris bukanlah hal yang mudah. Salah satu tantangan dalam pelacakan inventaris adalah perpindahan pesanan dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
Barang tidak dapat hanya Anda tinggalkan di satu gudang tunggal hingga ada pelanggan yang memerlukan. Sebelum sampai ke konsumen, barang dapat Anda pindahkan antara beberapa lokasi.
Hal ini menyulitkan dalam melacak lokasi dan jumlah barang tersebut.
Tantangan ini dapat berdampak negatif, seperti risiko penyusutan inventaris, pesanan yang tidak terpenuhi atau terlambat, serta catatan keuangan yang tidak akurat.
Maka dari itu ketika jumlah pesanan mencapai ribuan setiap bulan, inventaris harus Anda gantikan dengan cepat dan mungkin memerlukan perluasan ke lokasi dan toko baru.
Selain itu, pelacakan inventaris juga dapat menjadi lebih kompleks ketika ada banyak SKU atau produk yang beragam.
Setiap produk unik memerlukan tempat yang ditentukan baik secara fisik maupun virtual dan produk harus dipisahkan dengan produk lainnya untuk melacaknya dengan akurat.
Oleh karena itu, semakin banyak inventaris yang dimiliki, semakin penting organisasi yang diperlukan.
Kesulitan mengelola inventaris dalam jumlah banyak
Inventaris yang lebih besar memberikan tantangan yang lebih kompleks dalam pengelolaannya.
Terlebih lagi dengan pengusaha yang selalu mencari peluang untuk tumbuh, peningkatan penjualan juga akan meningkatkan perputaran inventaris, yang menjadikan pengelolaan inventaris menjadi lebih sulit.
Oleh karena itu dalam menghadapi inventaris yang beragam, seperti dalam berbagai ukuran, warna, gaya, dan sebagainya, perusahaan perlu melacak inventaris secara efektif.
Selain itu, manajemen harga juga perlu dipertimbangkan, sambil tetap memastikan bahwa persediaan yang mencukupi tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Metode-metode Inventory Tracking
Inventory tracking merupakan elemen penting dalam manajemen inventaris yang efektif.
Ada berbagai metode yang dapat digunakan untuk melacak inventaris dalam bisnis.
Dalam memilih metode yang tepat, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan dan karakteristik unik dari bisnis tersebut.
Dengan menerapkan metode inventory tracking yang efisien, perusahaan dan bisnis dapat memastikan visibilitas yang akurat atas persediaan mereka dan mengoptimalkan manajemen inventaris secara keseluruhan.
Spreadsheets manual
Penggunaan lembar kerja secara manual sering digunakan untuk melacak inventaris dalam volume rendah jika bisnis hanya memiliki beberapa produk yang berlokasi di tempat yang sama.
Namun, banyak perusahaan yang menyadari bahwa spreadsheets tidak dapat memenuhi kebutuhan mereka yang semakin kompleks.
Karena itu, mereka beralih ke metode pelacakan inventaris yang lebih akurat dan dinamis.
Secara rinci, menggunakan lembar kerja ini memiliki beberapa masalah, seperti kesulitan dalam melacak inventaris dalam jumlah yang besar dan sering terjadi kesalahan manusia dalam pencatatan data.
Selain itu, perusahaan juga menghadapi keterbatasan data secara real-time, membuat sulit menjaga catatan inventaris yang akurat.
Software manajemen inventaris
Perangkat lunak manajemen inventaris atau sistem inventory tracking menyediakan informasi yang komprehensif mengenai inventaris.
Dengan memindai label barcode 2D saat memproses pesanan, operator gudang dapat segera melihat catatan mengenai stok barang, barang yang hampir habis, dan barang yang kelebihan stok.
Otomatisasi melalui software ini membuat bisnis dan pekerjaan menjadi lebih mudah.
Keuntungan lain dari software inventory tracking mencakup proses audit yang lebih cepat, mobilitas yang lebih baik, penghitungan siklus, dan pelaporan yang lebih akurat.
Dibandingkan dengan metode tradisional menggunakan pena dan kertas atau lembar kerja, perangkat lunak ini memberikan kesempatan yang lebih besar bagi bisnis untuk memahami inventaris dengan lebih rinci.
Sistem pelacakan inventaris yang canggih, dengan data yang lebih banyak dan analisis yang mendalam, juga memungkinkan perencanaan inventaris berdasarkan data.
Dengan begitu, masalah seperti kelebihan stok dan penjualan berlebihan dapat Anda atasi.
Aplikasi inventaris
Bagi perusahaan yang tidak menyukai penggunaan lembar kerja atau spreadsheets, terdapat opsi lain, yaitu dengan menggunakan aplikasi inventaris.
Beberapa aplikasi dapat terintegrasi dengan platform e-commerce yang Anda pilih.
Namun, perlu Anda perhatikan bahwa ada keterbatasan tertentu karena aplikasi ini cenderung menjadi produk standar daripada solusi yang disesuaikan sepenuhnya.
Selain itu, bisnis sering menemukan bahwa ketika bisnis mereka tumbuh dan kebutuhan mereka menjadi lebih kompleks, aplikasi-aplikasi inventaris ini memiliki keterbatasan yang perlu diperhatikan.
Bagaimana Cara Menentukan Metode Inventory Tracking yang Tepat untuk Bisnis Anda?
Menentukan metode inventory tracking yang tepat merupakan langkah penting bagi keberhasilan bisnis Anda.
Ada beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih metode yang sesuai, seperti skala bisnis, jenis produk, tingkat kompleksitas inventaris, dan kebutuhan pelaporan.
Salah satu solusi yang efektif adalah dengan menggunakan software inventory management atau manajemen inventaris.
Software tersebut menyediakan platform yang canggih dan terintegrasi untuk mengelola inventaris secara efisien.
Dengan menggunakan software inventory ini, Anda dapat dengan mudah melacak stok barang, mengelola pengadaan, mengoptimalkan siklus penghitungan inventaris, dan menghasilkan laporan yang akurat dan terperinci.
Selain itu, sistem untuk manajemen inventaris juga dapat memberikan fitur tambahan seperti perencanaan permintaan, analisis data inventaris, dan notifikasi otomatis ketika stok mencapai tingkat yang ditentukan.
Dengan mengadopsi software yang tepat, seperti software inventaris milik Total ERP, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan ketersediaan produk yang optimal.
Kesimpulan
Dalam mengelola inventaris, inventory tracking yang efektif menjadi kunci untuk mencapai keberhasilan bisnis.
Dengan menggunakan metode yang tepat, perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan, menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan, serta mengoptimalkan aliran kas dan profitabilitas bisnis.
Satu metode yang efektif adalah dengan menggunakan software inventaris seperti Total ERP.
Total ERP dapat membantu dalam melacak, mengelola, dan mengoptimalkan inventaris dengan lebih efisien.
Dengan software ini, perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat dan real-time mengenai stok barang, melakukan perencanaan inventaris berdasarkan data, serta mengurangi kesalahan manusia dalam pengelolaan inventaris.
